المهام الإدارية اليومية:
تنظيم المواعيد وجدولة الاجتماعات:
ترتيب جدول المدير أو الفريق.
تنسيق المواعيد والاجتماعات وتأكيدها.
تحضير غرف الاجتماعات.
استقبال الزوار والرد على المكالمات:
الترحيب بالزوار وتوجيههم.
الرد على المكالمات الهاتفية وتحويلها أو تدوين الرسائل.
إعداد وكتابة المراسلات:
كتابة وصياغة الخطابات، المحاضر، التقارير، والإيميلات الرسمية.
التحقق من القواعد الإملائية والنحوية في الكتابات.
إدارة البريد (الورقي والإلكتروني):
استلام البريد اليومي وفرزه.
إرسال واستقبال الإيميلات وتنظيمها.
تنظيم الملفات والسجلات:
ترتيب الملفات ورقيًا أو إلكترونيًا.
حفظ الوثائق بطريقة يسهل الرجوع إليها لاحقًا.
مهام تقنية وتنظيمية:
استخدام برامج الكمبيوتر:
العمل على برامج مثل Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
استخدام أنظمة إدارة المعلومات أو الأرشفة الإلكترونية.
إعداد العروض والعقود:
تنسيق العروض التقديمية أو العقود القانونية وفقًا لمتطلبات الشركة.
متابعة تنفيذ القرارات الإدارية:
التأكد من تنفيذ التعليمات الصادرة من الإدارة ومتابعة سير العمل.
المهارات المطلوبة للسكرتير :
التنظيم والدقة.
اللباقة في التعامل.
مهارات التواصل الممتاز.
القدرة على حفظ السرية.
إجادة استخدام الحاسب الآلي والبرامج المكتبية.