• تنسيق جميع المهام الإدارية داخل إدارة الأمن والسلامة، بما في ذلك استقبال المراسلات والرد على الاستفسارات الداخلية والخارجية.
• تنسيق وجدولة الاجتماعات الخاصة بالإدارة، وإعداد محاضر الاجتماعات وتوزيعها على المعنيين.
• تنظيم وأرشفة الملفات والمستندات الإدارية والمالية الخاصة بالإدارة بطريقة تضمن سهولة الوصول إليها.
• متابعة احتياجات المكتب واحتياجات مكاتب الموظفين في الإدارة من مستلزمات وأجهزة، والتنسيق مع الإدارات الأخرى لتوفيرها وضمان توفر بيئة عمل مريحة.
• المساهمة في إعداد التقارير الإدارية المتعلقة بأنشطة الإدارة وجدولة الأعمال لضمان سير العمليات بسلاسة.
• متابعة البريد الإلكتروني والمراسلات الرسمية للإدارة، والتأكد من توجيهها إلى الوحدات المناسبة في الإدارة.
• دعم الفريق في متابعة المهام والاوامر والتعليمات الداخلية للإدارة، والتأكد من تنفيذ الأعمال وفق الجداول الزمنية المحددة.
Skills
• إتقان برامج مايكروسوفت أوفيس، Excel PowerPoint, لإعداد التقارير والعروض.
• معرفة أساسيات ومفاهيم إعداد الميزانيات الخاصة بالإدارة.
• مهارات تنظيمية عالية مع القدرة على إدارة المهام المتعددة بكفاءة.
• مهارات تواصل ممتازة، كتابيًا وشفهيًا، مع القدرة على التعامل مع مختلف المستويات الإدارية.
• دقة واهتمام بالتفاصيل، مع القدرة على العمل ضمن فريق أو بشكل مستقل.
• القدرة على العمل تحت الضغط والالتزام بالمواعيد النهائية.