جدولك اليومي مليء بالمهام ولا تستطيع تنظيمه بالشكل المطلوب؟ أنت في حاجة إلى سكرتير خاص! تفتتح عيادة جديدة تستقبل بها المرضى من فئات عمرية مختلفة؟ تحتاج إذًا إلى سكرتير طبي! تفتتح مكتب محاماة يستقبل عملاء يحتاجون من ينوب عنهم في الجهات القضائية؟ أنت تبحث عن سكرتير قانوني! تفهم من ذلك أن لكل مجال سكرتير خاص يساعدك في تحقيق أهداف عملك. ولأن مجال السكرتارية واسع، ستتعرف في هذا المقال على أهم أنواع وظيفة السكرتير وأهم المهارات المطلوبة لتحدد الموظف المناسب لمتطلبات عملك.
أنواع وظيفة السكرتير
في حالة إصابتك بالحيرة أو عدم الموثوقية في دور السكرتير التي تبحث عنه، تحدثنا في مقاله سابقه عن المهام الوظيفية للسكرتارية جمعنا لك في هذا القسم، أهم أنواع وظائف السكرتارية لتحدد وظيفة السكرتير الأنسب مع عملك. الأنواع كالتالي:
1- السكرتير التنفيذي
يتعامل السكرتير التنفيذي مع المديرين التنفيذيين والقيادات الإدارية المختلفة. فينوب عن إدارة محددة أو مدير في حضور الاجتماعات وتنظيم الجداول، وإدارة المراسلات وأداء مختلف المهام الإدارية بتفويض من المدير أو رؤساء هذه الإدارة. كما أن السكرتير التنفيذي يحدد المواعيد المناسبة للاجتماعات والمقابلات الوظيفية وغيرها من أشكال التواصل. كذلك يدير السكرتير مكالمات الهاتفية ويرد على البريد الإلكتروني. كما أن السكرتير التنفيذي ينفذ الحجوزات الطيران والإقامة اللازمة في حالة السفر لدول أخرى. كما يتولى
مسؤولية التنسيق بين الأقسام المختلفة ويدعمها بالبيانات والعناصر التي تساعدها على تنفيذ المهام بكفاءة.
2- سكرتير قانوني
يراجع السكرتير القانوني مستندات القضايا المُسَلمة حديثًا ليوفر النقاط الهامة التي تختصر القضية وتوضح ثغراتها. كما أنه يُحضر مستندات الدعاوي القضائية بناءً على طلب من المحامي المسؤول، فيجمع الأوراق اللازمة وينوب عن المحامي في إنهاء الإجراءات الورقية والمكتبية. كما يتولى مسؤولية حجز تذاكر الطيران والإقامة في حالة السفر إلى دولة أخرى لجمع بعض الأدلة الخاصة بقضية. كما أنه يتواصل مع الشهود في القضايا ويتاكد من مدى استعداد الشاهد لتقديم شهادته. كما أنه يتولى حضور بعض الجلسات بدلًا من المحامي.
3- سكرتير طبيسكرتير قانوني
يستقبل السكرتير الطبي المرضى ويوضح السبب من الزيارة في سجله ليحدد إذا كانت كشف جديد أم متابعة. كما أنه يتولى مسؤولية تسجيل بيانات المريض وإعداد ملف كامل لهم ليحدد تاريخ العميل المرضي خلال تعامله مع العيادة أو المستشفى. كما أنه يستقبل المكالمات الهاتفية ويرد على الرسائل النصية في كثير من الأحيان لينظم مواعيد الحجوزات.
كما أن السكرتير يحدد المرضى الذين لديهم تأمين صحي يغطي جزء من تكاليف الرحلة العلاجية من أدوية أو جراحة أو غيرها. كما أنه يتولى إخراج الفواتير واستلام الرسوم الخاصة بالجلسة. السكرتير الطبي جزء من المنظومة التي تحافظ على سرية بيانات العميل والأمراض التي يشكو منها.
4- سكرتير المدرسة
يتعامل السكرتير مع جميع الجهات الإدارية التي تتعامل معها المدرسة. كما أنه يستقبل أولياء الأمور ويحدد اجتماعات مجلس الآباء وغيرها من الفعاليات التي تساهم في توعية أولياء الأمور بالوضع الحالي للمدرسة وأبنائهم. يستقبل السكرتير المراسلات من الوزارات والهيئات الحكومية ويعد الردود اللازمة بعد مناقشتها مع مجلس الإدارة ومدير المدرسة ووكيلها. كما أنه في أحيان كثيرة يتولى مسؤولية استلام أقساط الفصول الدراسية والتبرعات السنوية وغيرها من المدفوعات التي تساهم في تنمية العملية التعليمية ومرافق المدرسة.
5- مدير المكتب
وظيفة مدير المكتب هو التأكد من توفر جميع احتياجات العمل في المقر من الأدوات المكتبية إلى المواد أو العناصر الأساسية لإعداد بيئة عمل مثالية ولتصل الخدمات إلى العملاء بالكفاءة المطلوبة. التواصل مع مختصي تكنولوجيا المعلومات للحفاظ على شبكة داخلية قوية تجعل معدلات العمل في أفضل مستوياتها. كما أن مدير المكتب مسؤول عن تنظيم المهام والعمليات الداخلية في الشركة لتحقيق كفاءة تتناسب مع الأهداف. كذلك يرشد الموظفين الذين يواجهون أية تحديات أثناء أداء أعمالهم. بالإضافة إلى ذلك، يوفر التقارير التي توضح أداء الموظفين وتوضح الحالة المالية والقانونية للشركة. غالبًا ما يحمل المدير شهادة الماجيستير لإدارة الأعمال أو استكمل دراسات عليا في هذا المجال.
6- السكرتير الإداري
يساهم السكرتير الإداري في تحسين المبيعات من خلال تغطية احتياجات مندوبي المبيعات من سماعات وباقات اتصالات وشبكات انترنت وغيرها من عناصر التواصل الهامة. كما أنه يتابع المصروفات الخاصة بالقسم والموظفين. كما أنه ينوب عن المدير العام في عدة مواقف من حفظ بيانات جهات الاتصال الهامة وتنظيم الفعاليات الداخلية الخاصة بالشركة. كما أنه يتولى نسخ المستندات الهامة ومسح الأوراق الرسمية وحفظها على الأجهزة.
7- سكرتير الوحدة
يتولى سكرتير الوحدة مسؤولية تنظيم المكالمات الهاتفية والمحادثات الخاصة بالمرضى. كما أنه يحدد وسائل الدفع المتاحة ويحدث بيانات العملاء بانتظام. كذلك سكرتير الوحدة يكون على دراية كافية بالأعمال المالية والإدارية ويشارك في تخطيط الوحدة. كما يتولى تنظيم الاحتياجات المكتبية ويحدد الكميات الناقصة والتي تحتاج إلى إضافة بالمخزون. إلى جانب التعامل مع المرضى وترتيب إجراءات العلاج، يتعامل السكرتير مع الخبراء المهنيين في الطب والإدارة بشكل مباشر.
8- أمين الدعاوى القضائية
يُعد أمين الدعاوي القضائية كاتب ومنفذ لجميع الوظائف الإدارية التي قد تستهلك وقت هيئة الدفاع أو المحامي. دور أمين للدعاوي القضائية يتضمن ترتيب أوراق الدعاوي القضائية وأرشفتها بعد صدور الحكوم النهائي. ينظم الأمين الاجتماعات مع العميل لمناقشة تفاصيل القضية. كما يعد الأوراق الخاصة بكل جلسة. على الرغم دور الأمين الهام، إلا أنه لا يمكنه حضور جلسات الحكم كوكيل عن العميل أو توفير استشارة قانونية.
9- أمين العقارات
ينظم أمين العقارات الاجتماعات مع أهم العملاء لشركة الاستشارات العقارية، بالإضافة إلى استقبال المكالمات الهاتفية الموجهة إلى الشركة. كما أنه يتولى تنظيم العقود وحفظها وأرشفتها لتكون متاحة للمسؤولين داخل الشركة عن الصفقة ويمكن الرجوع إليها بأي وقت. كما يدعمون مندوبي المبيعات بقواعد البيانات التي يحتاجونها أثناء التفاوض على الصفقات الجارية. كذلك يتولى الأمين مسؤولية تحميل الوحدات المتاحة للبيع أو الإيجار على المنصات الرقمية المختلفة تحت اسم شركة التسويق العقاري التي يتبعها.
10- سكرتير خاص
جميع انواع السكرتارية السابقة تتعلق بالعمل المؤسسي حيث أن السكرتير ينظم الأعمال الإدارية الخاصة بقسم أو إدارة باكملها ليساعد في توفير نظام عمل يحافظ على كفاءته دون أية عوائق أو عقبات. أما في حالة السكرتير الخاص فلا يرتبط بالمؤسسة ولكنه أيضًا ينظم حياة الفرد المسؤول من الناحية العملية إلى جانب بقية نواحي حياته الشخصية. فينظم المواعيد والمقابلات الشخصية للمسؤول وينظم أوراقه المكتبية وغيرها من العقود لتصبح في متناول يده وسهل الوصول إليها.
أهم المهارات المطلوبة لوظيفة السكرتير
توجد مهارات عديدة لوظيفة السكرتير تتنوع بين المهارات الناعمة والمهارات المتخصصة، والتي تحتاج إلى مؤهلات محددة تساعد السكرتير على تنفيذ المهام بناءً على معرفة أكاديمية. سنتناول المهارات الشخصية المشتركة والتي يحتاجها أي سكرتير بغض النظر عن مجال عمله. أهم المهارات تجدها كالتالي:
- مهارات التواصل الشفوي يحتاجها السكرتير في التنسيق بين الأقسام المختلفة وأفراد العمل من أصحاب الخلفيات العملية المتنوعة. كما يحتاج إلى التواصل برسمية ومهنية مع العملاء أو المرضى.
- مهارات التواصل الكتابي يوظفها السكرتير لإرسال رسائل البريد الإلكتروني والرسائل النصية لتأكيد الحجوزات والرد على استفسارات العملاء بمهنية واختصار.
- القدرة على ملاحظة التفاصيل الدقيقة والتركيز خلال الاجتماعات لأخذ الملاحظات والاستنتاجات اللازمة والتي ينبغي تمريرها إلى مديري الأقسام وأعضاء مجلس الإدارة.
- القدرة التنظيمية في ترتيب المستندات وأرشفتها وتحضير المهام وجدولة المواعيد حسب الأولويات حيث يقع تنظيم الاجتماعات والمقابلات والفعاليات ضمن نطاق مسؤوليات السكرتير.
- قدرات العرض وإعداد الشروحات التي تساعد القسم في مناقشة آخر التحديثات أو إقناع الإدارة بفكرة جديدة ستفيد الشركة.
اقرأ أيضًا :-
