التفاعل مع الموظفين بالثواب والعقاب يحتاج إلى لوائح تنظم العمل. لهذا ظهرت اللوائح التنظيمية الداخلية والمتوافقة مع قانون العمل المحلي. ما الإجراء الذي ينبغي اتباعه في حالة إساء الموظف التصرف من وجهة نظر الشركة؟ ينبغي أن يطبق عليه الجزاء. فما هو نموذج لائحة الجزاءات التي ينبغي ملؤه لتنفيذ الجزاء؟ وما السلوكيات المرفوضة التي يتعامل معها؟
ما هو نموذج لائحة الجزاءات؟
نموذج لائحة الجزاءات هو مستند مؤسسي رسمي تعده الشركات والمؤسسات من خلال قسم الموارد البشرية لإنذار موظف أو إخطاره بنيَّة الإدارة في تنفيذ إجراء محدد تجاهه نتيجة تبنيه سلوك مخالف للشائع والمقبول داخلها. يملأ الوثيقة أخصائي الموارد البشرية ويراجعها مدير أو مشرف الفرد المستحق عليه الجزاء. يُملأ النموذج بعد مراجعة الأخصائي للائحة الجزاءات وتأكده من تعدي الموظف على تعليماتها.
ما هي لائحة الجزاءات؟
لائحة الجزاءات هي مجموعة من القوانين والتعليمات الداخلية والتي يقبلها قانون العمل المحلي وتقرها كل شركة بشكل منفصل. يلجأ إلى تطبيقها صاحب العمل لتقويم سلوكيات الموظف بعد أدائه لفعل أو سلوك غير مقبول في بيئة الشركة. تتراوح الجزاءات ما بين الإنذار الشفهي والإنذار الكتابي وتتصاعد لتصل إلى الخصم والوقف المؤقت عن العمل والفصل النهائي. يمكنك الإطلاع على نماذج لائحة الجزاءات لأكثر من دولة من خلال الروابط التالية:
ما أهمية لائحة الجزاءات؟
الالتزام بشكل محدد للائحة الجزاءات غرضه التقويم وليس العقاب يؤدي إلى:
1- معاملة جميع الموظفين على حدٍ سواء: التزام العدل والمساواة في تعاملات الإدارة مع موظفيها يؤسس بيئة صالحة تسعى دائمًا إلى تحقيق الإنتاجية ولا تضع الوساطة أو المحسوبية ضمن مبادئها. وجود نموذج لائحة الجزاءات وتطبيقها يضمن بيئة تتوخى الحذر في تعاملاتها حيث كل خطأ يقابله عقاب وكل صواب يقابله ثواب.
2- تحليل نمط تجاوزات كل موظف: قبل إجراء أي ترقية لأحد الموظفين، وجود لائحة مطبقة يؤدي إلى توفر سجل خاص لكل موظف به سواء له تجاوزات أو نظيف. قبل تأكيد الترقية، يمكن بمراجعة السجل، تحديد نمط تجاوزات الموظف وإذا كان هذا النمط يمثل خطرًا على كفاءته لأداء الوظيفة أم لا.
3- توفير علاج لكل موقف: لا تهدف لائحة الجزاءات إلى تأسيس بيئة جوهرها الخوف من العقاب، ولكنها تبحث عن بيئة يسهل تقويمها وإدارتها، يعرف فيها المخطئ زلته قبل أن ينبهه إليها أحد. فيصبح لكل موقف علاج يمنع حدوث تطورات سلبية تؤثر على صفاء جو العمل.
4- حماية الموظفين ضد الإجراءات التأديبية المجحفة: لا تحمي لائحة الجزاءات بيئة الشركة فقط ولكنها تحمي الموظفين أيضًا. فاللائحة هي وثيقة مسجلة يمكن الرجوع إليها بأي وقت ومتاحة لكل الموظفين. إذا تعرض أحد الموظفين إلى إجراء خارج اللائحة يمكنه بسهولة إثبات ذلك.
5- تنظيم إجراءات التصعيد: قد يكون للتصعيد شروط ينبغي أخذها إجراء تلو الآخر مع الموظف إلى أن يصل إلى منتهاه. في بعض المواقف الخاصة، يحتاج الأمر إلى تنفيذ الإجراء المتقدم نظرًا لفداحة الخسارة أو حجم الضرر الذي نتج عن الموقف.
5 من أشهر الجزاءات تجدها في نموذج اللائحة
توجد العديد من الإجراءات التأديبية التي يمكن أن تجدها في لائحة الجزاءات حسب طبيعة الخطأ أو السلوك المرفوض وهي كالتالي:
1- الإنذار الشفهي
هو الخطوة الأولى التي ينبغي اتخاذها في الإجراءات التأديبية. وتلجأ إليها في حالة قيام الموظف بخطأ بسيط لا يقع تحت بند الانتهاكات الضارة بالشركة. الإنذار الشفهي قد لا يحتاج إلى ملء نموذج لائحة جزاءات إلا أنه ينبغي تسجيل تاريخ ووقت الإنذار للتوثيق.
2- الإنذار التحريري
تلجأ إلى نموذج إنذار الموظف التحريري في حالة تكراره لنفس الخطأ البسيط أكثر من مرة أو نتيجة خطأ أعلى خطورة. هنا ينبغي ملء النموذج وتوقيع الموظف على بنوده ويشمل استلامه للإنذار والطريقة التي ينبغي تبنيها لتجنب وقوع الخطأ مرة أخرى.
3- الإنذار التحريري مع الخصم
هذا الإنذار يطابق الإنذار التحريري إلا أنه يضاف إليه بند الخصم. على سبيل المثال، طبقًا لقانون العمل المصري يتضمن الإنذار التحريري خصم لثلاثة أيام عمل.
4- التوقيف عن العمل
التوقيف عن العمل غالبًا ما يكون مؤقت، يأتي بعده استئناف الموظف لعمله، وقد يكون في بعض الحالات تمهيد لفصل تام عن العمل. يأتي التوقيف عن العمل في مراحل متأخرة من الجزاءات، تكون فيه الإدارة قد ملّت من الموظف وأوشكت على إنهاء خياراتها المتاحة.
5- الفصل عن العمل
هو الفصل الأخير للموظف مع الشركة. حيث انتهت جميع الخيارات التي يمكن من خلالها تقويم سلوك الموظف. بالفصل، تقطع الشركة علاقتها بالموظف وبهذا لن يمكنه الإضرار ببيئة العمل أو الزملاء.
سلوكيات ضارة يعالجها نموذج لائحة الجزاءات
توجد العديد من السلوكيات التي يعالجها نموذج لائحة الجزاءات من خلال إخطار الموظف بخطئه والطريقة المثالية لتجنب تكراره ونتائج تكرار نفس الخطأ أو ما يماثله مرة أخرى في المستقبل. هذه الوثيقة تحفظ حق الشركة والموظف وتنظم التعامل الحالي والمستقبلي، أهم السلوكيات التي يتعامل معها نموذج لائحة الجزاءات وحد من انتشارها في الشركة هي كما يلي:
- فعل غير لائق: الأفعال غير اللائقة مصطلح عام يمكن أن يطلق على أي فعل لا يؤذي الغير من الناحية المعنوية ولا الجانب المادي، ولكنه غير مقبول اجتماعيًا. مثلًا، التدخين في غير الأماكن المخصصة للنشاط أو الحديث بصوت مرتفع في الجوال وإثارة الجلبة بالمكان وغيرها.
- نقص الإنتاجية: يمكن اعتبار نقص الإنتاجية من السلوكيات الضارة بالشركة على المدى الطويل. لهذا يحتاج الموظف إلى التنبيه ومناقشته في الأسباب التي أدت إلى هذا الضعف.
- المضايقات: هي كل فعل أو قول غير سوي غرضه إثارة الضغينة أو الضيق في نفس زميل أو أكثر. فكل سلوك غرضه التنمر أو التحرش الجنسي أو الاضطهاد العرقي يقع تحت بند المضايقات وينبغي التدخل في أسرع وقت حفاظًا على سلام بيئة العمل.
- ارتداء زي غير مناسب: المجتمعات الحرة تقبل جميع الآراء من مختلف الطوائف والخلفيات الاجتماعية والاقتصادية، يؤثر هذا في أسلوب الملبس. إلا أن لكل بيئة عمل زي رسمي تقبله وينبغي على جميع العاملين الالتزام به.
- الغياب المتكرر: يحق للموظف طلب إجازات في حدود رصيده المتاح. رغم هذا، فإن الغياب المتكرر يؤثر على استقرار العمل واستمراريته، فيؤدي إلى تعطل الكثير من الأعمال، ويؤثر على الشركة على مدى الطويل.
- التأخير غير المبرر: يحق للموظف طلب الأذونات المقررة داخل الشركة. ولكنه لا يحق له التأخر عن ساعات العمل الرسمية دون سبب وجيه لذلك. فتكرار التأخير دون سبب واضح يؤدي إلى توجيه إنذار إلى الموظف.
نماذج لائحة جزاءات جاهزة للاستخدام
يمكنك إعداد النموذج الخاص بالشركة والذي يصف نوع التعدي الذي نفذه الموظف على الشركة ويحدد الإجراء المتبع طبقًا للائحة الجزاءات. إليك بعض النماذج التي يمكنك تحميلها والاستفادة منها:
نماذج لائحة جزاءات وورد
راجع النماذج التالية وهي قابلة للتعديل والإضافة ويسهل تحميلها وإضافة بيانات إليها لتطبعها وتحصل على التوقيعات المطلوبة.
نموذج لائحة جزاءات إكسل
في هذا القسم، نقدم شكل آخر من أشكال نماذج لائحة الجزاءات والتي تعتمد على تحرير الواقعة بشكل تفصيلي أكبر. يمكنك تحملها وإجراء جميع التعديلات والإضافات التي تحتاجها.
الخاتمة
تعرفت في هذا المقال على كل ما تحتاج معرفته عن لائحة الجزاءات والنماذج التي تعد في حالة انتهاك الموظف لإحدى سياسات الشركة والإجراءات التأديبية والجزاءات التي يمكن أخذها في الاعتبار بهدف تصحيح الوضع والحفاظ على بيئة عمل سليمة.
