أحداث العمل لا تنتهي في المؤسسات والمجالات المختلفة، ولكن السؤال هنا كيف يمكن توثيق هذه الأحداث وتقديمها؟ يعتبر نموذج عرض حال من أكثر الوسائل الفعالة لتوثيق الأحداث الإدارية في مجال العمل وتوصيلها إلى الأشخاص المعنية لفتح مساحة من النقاش وفرص لاتخاذ القرارات المناسبة وتطبيق الحلول الذكية، لهذا إذا كنت صاحب عمل أو مسؤول إدارى أو موظف فإنك بحاجة إلى التعرف على مفهوم نموذج عرض حال وأهميته، وخصائصه، وكيفية صياغة وثيقة عرض الحال بشكل لائق لتقديمها للسلطات الإدارية، كل هذا وتفاصيل أكثر ستجدها في السطور القادمة بما يُلبي أهدافك ويُساعدك على التواصل الفعال في مجال العمل.
ما هو نموذج عرض الحال؟
يُعرف نموذج عرض حال على أنه وثيقة إدارية يتم صياغتها في إطار وهيكل محدد لتقديم معلومات شاملة وموجزة عن حالة أو مشكلة أو نشاط أو اجتماع، ويتم استخدام نموذج عرض حال على مستوى مجموعة متنوعة من المجالات والمهن مثل التجارة، والتسويق، والتقارير الفنية، وإدارة المشاريع وغيرها من السياقات الأخرى.
والهدف من نموذج عرض حال هو إخبار رئيس إداري بشيء ما وإحاطته بمجريات وأبعاد الأمور، أو استخدامه كوثيقة كتابية فقط لتوثيق لبعض الأحداث.
أهمية نموذج عرض حال
تتمثل أهمية نموذج عرض حال في العديد من العوامل منها:-
- تساعد وثيقة عرض الحال على وصف المشكلة أو الفرصة لمشروع أو دراسة ميدانية أوعلمية بشكل محدد مع توضيح النقاط الأساسية التي يجب التركيز عليها
- يسهل نموذج عرض الحال تنظيم المعلومات بطريقة هيكلية ومنهجية، تساعد في فهم البيانات بسهولة واستخلاص النتائج والقرارات المهمة.
- عرض حلول مقترحة لمشكلة ما، أو توضيح الفرص المُتاحة للاستفادة منها ومن فوائدها المتوقعة.
- تبرز أهمية نموذج عرض الحالة في تحقيق التواصل الفعال بين الإدارة والموظفين، من خلال تضمينه للبيانات والتحليلات الداعمة التي يكون لها تأثير قوي ومُقنع.
محتويات نموذج عرض الحال
يتكون نموذج عرض الحال من مجموعة العناصر المهمة هي:-
- الهدف الرئيسي أو الرسالة التي يرغب صاحب النموذج في عرضها ونقلها من خلال نموذج عرض الحال.
- تاريخ إرسال النموذج.
- هيكل تقسيم النموذج إلى عنوان، ومقدمة، وجسم، وخاتمة، ويجب أن تكون كل هذه البنود متوافقة مع الغرض من النموذج.
- الرسوم البيانية والعناصر المرئية مثل الصور والشرائح والأشكال المرئية الأخرى خاصة إذا كان عرض الحال متعلق بدراسة جدوي مشروع، أو إذا كان تضمينها سيعمل تدعيم شكوى أحد الموظفين بشكل منطقي ومُوثق.
خطوات صياغة نموذج عرض حال
- تحديد نوع الأسلوب والكتابة التي تتناسب مع الطرف مُتلقي وثيقة عرض الحال.
- ابدأ بتوضيح الخلفية والسياق الذي يحيط بالمشكلة أو الحدث الذي ترغب في توثيقه.
- ضع ترتيبًا زمنيًا واضحًا للأحداث والقرارات المتخذة.
- استخدم ألوان متناسقة وخط مناسب لتنسيق عناصر النموذج.
- الإلتزام بالاختصار والايجاز وتجنب الإطالة والإطناب في تفاصيل غير ضرورية عند صياغة وثيقة عرض حال من قبل الموظف، ويجب التركيز على النقاط الرئيسية في نموذج عرض حال لضمان فهمه بسرعة وسهولة وتجنب أو تشويش أو إساءة فهم.
- استخدام عبارات مباشرة وقصيرة وتجنب ذكر أي أراء شخصية أو عاطفية لمرسل النموذج، في الأساس اسمه نموذج عرض حال لأنه من المفترض أن ينقل الواقع كما هو تمامًا دون إبداء أي أراء خاصة إذا كان يتعلق بتوضيح مشكلة تخص أحد الموظفين، ولكن متاح عرض الآراء والتوجيهات في النموذج إذا كان خاص بمشروع أو عملية فنية في إطار العمل.
- تجنب استخدام العبارات غير الواضحة والغامضة والمفاهيم والمصطلحات التي تحمل أكثر من معنى.
انواع نموذج عرض حال
يُمكن اختصار أنواع نموذج عرض حال في نوعين رئيسيين هما:-
تقرير عرض حال موجز
يكون هذا النوع من نموذج عرض الحال لتوضيح مهام قام بها الموظف بتكليف من رئيسه المباشر وتتنوع أعراض وتفاصيل الهدف من هذا التقرير لينقل تفتيش، أو جولة استطلاعية، أو جمع معلومات، أو تمثيل المؤسسة في ندوة أو مؤتمر.
وقد يكون نموذج عرض الحال لنقل حادث إلى الرئيس المختص وتسبب هذا الحادث في ضرر مادي أو معنوي، ويجب توضيح الحادث لاتخاذ القرارات المناسبة، وغالبًا يكون نموذج عرض الحال مرسل بدون تكليف، فهو وثيقة وصفية تصور حادث مفاجيء دون تأويل أو تفسير، ويجب إرساله في أسرع وقت للسيطرة على الموقف.
نموذج عرض حال عن اجتماعات
نموذج عرض حال اجتماع هو وثيقة إخبارية الغرض منها إطلاع السلطة العليا بالأحداث التي تم تسجيلها أثناء الاجتماع، والنتائج والقرارات المُستخلصة من وراء هذا الاجتماع، فهو عبارة عن مشهد وصفي للجو السائد في الاجتماع بغرض توصيلها إلى الجهة المعنية، مثل تقارير اجتماعات أقسام المؤسسة التي تتم سواء بشكل دوري أو أسبوعي أو شهري.
خصائص نموذج عرض الحال
هناك بعض الخصائص الواجب توافرها في نموذج عرض حال وهي:-
- المسؤولية :- ويُقصد بها تقدير مرسل النموذج لما إذا كان الأمر يستحق إعداد وثيقة عرض حال ورفعها للمدير أو الجهة المسؤولة أم لأ.
- الحيادية :- يجب أن يلتزم مُعد نموذج عرض حال بالحيادية والمصداقية والصراحة في نقل الأحداث التسلسلية في إطار متكامل مبني على الثقة.
- التقدير الشخصي :- إذا كان هناك من مساحة من التقدير الشخصي لتوضيح الأمور مثل نموذج عرض حال حادثة، فيجب عدم المبالغة في الوصف ومحاولة نقل الواقع وشرحه كما هو دون تهويل أو لا مبالاة.
- الصلاحية :- الغرض الأساسي من نموذج عرض الحال هو إيصاله إلى مدير أو رئيس قسم أو أي جهة مختصة يُمكنها إدارة الموضوع محل العرض في إطار الصلاحيات الموكلة بها.
- الوضوح :- يستخدم نموذج عرض حال في الأساس لتوضيح وتقديم حالة معينة أو مشكلة أو فكرة بطريقة مفهومة وشاملة بناء على جمع وتحليل البيانات والمعلومات المتعلقة بالحالة المعروضة.
- التحليل والتقييم :- أحد أهم خصائص نموذج عرض حال هو تقديم تحليل شامل وتقييمًا للحالة المعروضة باستخدام الأدوات والمنهجيات المناسبة لتحليل البيانات واستخلاص الاستنتاجات الرئيسية.
أمثلة على نموذج عرض الحال
1/ نموذج عرض حال لتوثيق اجتماع
عرض حال اجتماع – 13 مايو 2024
معلومات الاجتماع:
تاريخ الاجتماع: 13 مايو 2024
المكان: قاعة الاجتماعات الرئيسية
الحضور:
- محمد السيد – مدير المشروع
- لارا مصطفي – مسؤول التسويق
- أحمد علي – مدير المبيعات
- سارة محمد – مدير الموارد البشرية
البنود المطروحة للنقاش:
- تقييم النتائج الحالية لحملة التسويق الرقمي.
- استعراض مشروع تطوير المنتج الجديد وتحديد الخطوات التالية.
- مناقشة أداء فريق المبيعات واستراتيجيات زيادة المبيعات.
المناقشات والقرارات:
- تمت مناقشة النتائج الحالية لحملة التسويق الرقمي، وتبين أن الحملة تحققت من الأهداف المرجوة بنسبة 85٪، و تم اتخاذ القرار بمزيد من التركيز على وسائل التواصل الاجتماعي لزيادة الوعي بالعلامة التجارية.
- تمت مناقشة مشروع تطوير المنتج الجديد وتبادل الأفكار حول الميزات المطلوبة واستراتيجية الإطلاق، وتم اتخاذ القرار بتشكيل فريق عمل لتنفيذ المشروع وتحديد المواعيد النهائية لكل مرحلة.
- تمت مناقشة أداء فريق المبيعات وتحليل الأداء الحالي، وتم اتخاذ القرار بتوفير تدريب مكثف لأعضاء الفريق وتعزيز التعاون مع فريق التسويق لزيادة الفرص التجارية.
المهام المستقبلية:
- تحليل مزيد من البيانات المتعلقة بحملة التسويق الرقمي وتقديم تقرير مفصل بالنتائج المحققة بحلول 20 مايو 2024.
- تشكيل فريق عمل لمشروع تطوير المنتج الجديد وإعداد جدول زمني محدد لكل مرحلة بحلول 18 مايو 2024.
- تنظيم ورشة عمل لفريق المبيعات وفريق التسويق لتبادل المعلومات وتعزيز التعاون بحلول 15 مايو 2024.
توقيع المحضر:
محمد السيد – مدير المشروع – 13 مايو 2024
2/ نموذج عرض حال توثيق حادثة
عرض حال حادثة (……)
معلومات الحادثة:
- تاريخ الحادثة: …………
- المكان: ………….
- الأشخاص المعنيون: (توضيح قائمة بأسماء الأشخاص المعنيين)
وصف الحادثة:
وقعت حادثة (………) في (…………)، وقد تسببت الحادثة في (وصف الآثار والتأثيرات المترتبة على الحادثة) .
إجراءات الطوارئ المتخذة:
- تم استدعاء فرق الإسعاف والشرطة على الفور.
- تم إخلاء المنطقة المتضررة وتأمين سلامة الأشخاص المتواجدين.
- تم تقديم الرعاية الطبية الفورية للمصابين ونقلهم إلى المستشفى إن لزم الأمر.
التحقيق وتقييم الأضرار:
- تشكيل فريق للتحقيق في الحادثة وتقييم الأضرار والتأثيرات الناجمة عنها.
- جمع الأدلة والشهادات وتحليلها لفهم سبب الحادثة وتحديد المسؤوليات.
الإجراءات التصحيحية والوقائية:
- اتخاذ إجراءات لضمان عدم تكرار الحادثة في المستقبل، مثل تحسين إجراءات السلامة والتدريب.
- تطوير خطة طوارئ محدثة وتوعية الموظفين بشأنها.
- تفعيل نظام مراقبة وصيانة دورية للتأكد من سلامة المعدات والبنية التحتية.
توقيع المحضر:
اسم المسؤول:…………..
وظيفته:………..
تاريخ التوقيع:…………..
3/ نموذج عرض حال شكوى موظف
السيد/السيدة (اسم رئيس الأقسام)
المنصب …………
اسم الشركة ……….
تاريخ اليوم …………..
أتمنى أن يصلك هذا الخطاب وانت في أتم الصحة والعافية، و أود أن أطلعك على شكوى جدية قمت بتلقيها من أحد الموظفين في قسمي.
اسم الموظف ……………..
المنصب …………………..
تاريخ حدوث الشكوى………………..
وفقًا لما ذكره الموظف المتضرر، فإنه يعاني من سلوك غير لائق وتعسفي من قبل مديره المباشر، وهذا الأمر يؤثر سلبًا على أدائه وروحه المعنوية، وقد وردت لي بعض الأمثلة على هذا السلوك غير المهني مثل ….، …….، ………….،…………….
أشعر بأن هذا السلوك يعرض موظفنا المذكور للضغط النفسي ويؤثر على تحقيق أهدافه الشخصية والمهنية، واستنادًا إلى سياسات الشركة والقوانين المعمول بها، يجب أن يتم التعامل مع هذه الشكوى بجدية وعناية.
أنا على يقين بأنك تضع مصلحة الموظفين وجودة البيئة العملية في الاعتبار، لذلك يجب أن يتم التحقق من صحة هذه الادعاءات واتخاذ الإجراءات المناسبة لمعالجة الوضع وضمان حماية الموظف المتضرر.
شكرًا لاهتمامك وتعاونك، يمكنك الاتصال بي في أي وقت لمناقشة مزيد من التفاصيل.
مع خالص التحية،
اسمك………….
منصبك…………
رقم هاتفك…………….
عنوان بريدك الإلكتروني…………..
الأسئلة الشائعة
ما الفرق بين محضر الاجتماع وعرض حال؟
محضر الاجتماع هو وثيقة رسمية لتوثيق البنود المطروحة للنقاش والقرارات المُتخذة في الاجتماع، ويتم إعداده بإيجاز و استخدامه كمرجع للمشاركين في الاجتماع ولمن لم يحضروا الاجتماع، أما نموذج عرض حال هو وثيقة إخبارية وصفية عن حالة مشروع أو نشاط أو عملية معينة، ويشمل معلومات حول آخر المستجدات في المشروع والمشكلات التي تم التعامل معها، والجدول الزمني للمهام في الوقت الحاضر والمستقبل.
ما هو الفرق بين التقرير و عرض حال؟
التقرير هو وثيقة تفصيلية تحتوي على معلومات واسعة وتحليلية حول موضوع معين، ويتكون عادة من مقدمة توضح الغرض من التقرير والمنهجية المستخدمة والنتائج والتوصيات، وقد يتضمن قوائم، رسوم بيانية، جداول، تحليلات إحصائية وغيرها، أما نموذج عرض حال هو وثيقة مختصرة تقدم معلومات تحديثية والهدف منه هو تغطية المعلومات الرئيسية دون السرد في التفاصيل.
الخاتمة
ختامًا يُعتبر نموذج عرض حال من الوثائق الإدارية التي لا يُمكن الاستغناء عنها في إطار العمل لتنظيم المعلومات وعرض الأحداث والمشكلات بشكل منظم ولائق، ومن ثم تقديمها في عرض قصصي منطقي مدعم بالأدلة والبيانات لتعزيز فهم المسؤول المستلم لوثيقة عرض الحال، وأخيرًا على مقدم النموذج الحرص على صحة ومصداقية المعلومات المقدمة فيه وكذلك تحريره بلغة قوية من أجل تحقيق الهدف المرجو منه في إطار العمل المؤسسي.