هل تشعر بالضيق من تعاملات أحد زملائك في العمل؟ أم أنت رئيس قسم وتُعاني من سلوكيات وأداء بعض أفراد فريق عملك؟ ربما تتساءل الأن عن الطريقة الصحيحة لتوثيق وتقديم شكوى رسمية للتعامل مع مثل هذه الأمور؟ تكمن الإجابة في نموذج شكوى موظف، فهو الوسيلة التي يُمكن من خلالها الاستماع إلى صوتك أو ما تُعانيه واتخاذ موقفًا إيجابيًا يحقق التغيير لصالح بيئة العمل، لذا تجد في هذا المقال التفاصيل الشاملة لكيفية صياغة نموذج شكوى موظف، وكيفية تقديمه بطريقة مُقنعة تؤتي ثمارها للتصدي للمشكلات في مكان العمل.
ما هو نموذج شكوى موظف؟
يُعرف خطاب شكوى ضد موظف على أنه وثيقة رسمية يُقدمها موظف أو رئيس قسم إلى الإدارة العليا المسؤولة بشأن أحد ردود الأفعال أو المواقف أو التصرفات غير المقبولة الصادرة عن موظف أخر، ويكون الهدف من نموذج شكوى الموظف:-
- توفير هيكل وبنية محددة لتقديم الشكوى بشكل رسمي وموثق.
- تضمين جميع المعلومات والأدلة الضرورية في خطاب الشكوى ضد موظف.
- تسليط الضوء على السلوكيات أو الممارسات غير المهنية وتحذير الموظف المشكو منه.
- إبلاغ الجهة المختصة بالشكوى والمطالبة بالتحقيق فيها واتخاذ الإجراءات التأديبية المناسبة في إطار رسمي إذا تم إثبات صحة الشكوى.
- اعتبار هذا النموذج بمثابة إنذار لمنع تكرار حدوث أي سلوكيات سلبية مرة أخرى من الموظف المشكو منه.
- وجود سجل رسمي للشكوى يمكن الرجوع إليه في حال تكرار السلوكيات السلبية من الموظف المشكو منه، وبناء على هذا السجل يُمكن اتخاذ إجراءات أكثر صرامة.
عناصر نموذج شكوى موظف وخطوات صياغته
- معلومات الموظف أو رئيس القسم الشاكي وتشمل (الأسم، والمسمى الوظيفي، والبريد الإلكتروني).
- معلومات الموظف المشكو منه وتشمل (أسمه، والمسمى الوظيفي الخاص به).
- تاريخ الشكوى.
- تحديد الجهة المختصة أو الإدارة المناسبة لتقديم الشكوى مثل إدارة الموارد البشرية، أو المدير المُباشر للمؤسسة.
- تفاصيل المشكلة وفيها يتم وصف الحادث أو السلوك بالتفصيل، والوقت والمكان الذي وقعت فيه المشكلة، والآثار السلبية التي ترتبت على بيئة العمل والموظفين بسبب المشكلة أو السلوك والأداء غير المقبولين.
- صياغة خطاب شكوى الموظف بشكل موضوعي وواقعي، وتجنب أو مبالغات أو عبارات عاطفية يُمكن أن توصل الانفعالات والمشاحنات الشخصية، فالمصداقية والحيادية أهم العوامل التي تساعد الإدارة على تقييم الشكوى والتجاوب معها بشكل فعال.
- توضيح أسماء أي شهود آخرين إذا وجد.
- تضمين أي مستندات أو مراسلات أو صور أو مقاطع فيديو لها علاقة بالمشكلة المشكو منها.
- تحديد الإجراءات التصحيحية المطلوبة لمعالجة المشكلة، وخاصة إذا كان نموذج الشكوى مُرسل من قبل رئيس أو مسؤول.
- توقيع الموظف أو رئيس القسم.
ما المُتبع بعد إرسال نموذج شكوى ضد موظف؟
يقوم الشخص مرسل الشكوى بالتالي:-
- متابعة حالة الشكوى مع الإدارة المختصة.
- الرد على الأسئلة في حالة طلب معلومات أو تفاصيل إضافية.
- التأكد من اتخاذ الإجراءات التأديبية المناسبة إذا ثبتت صحة الشكوى.
كيف يرد الموظف المشكو منه على نموذج الشكوى؟
- يقوم الموظف باستلام نموذج الشكوى الرسمي من إدارة الموارد البشرية أو الجهة المختصة.
- قراءة خطاب الشكوى بعناية والتأكد من فهم محتواه و الادعاءات الموجهة.
- الرد بشكل مهذب ومهني على نموذج الشكوى، والاعتراف بالحادث إذا كان صحيحًا مع تفسير وتقديم بعض الملاحظات على الشكوى إذا لزم الأمر، ويُمكن للموظف إنكار بعض الادعاءات المطروحة في الشكوى ولكن بشرط أن يقدم أدلة داعمة لموقفه.
- يُمكن للموظف المشكو منه أن يطلب مقابلة مع الإدارة لمناقشة الموضوع بشكل أكثر تفصيلاً.
- التعهد بتحسين السلوك في المستقبل وتجنب تكرار المشكلة.
- يجب أن يكون الموظف المشكو منه متعاونًا ومستعدًا للإجابة على أي استفسارات أو طلبات إضافية من الإدارة.
- يُفضل أن يحرص الموظف على إنهاء الموضوع بشكل ودي بالتصالح والاعتذار مع الطرف (الشاكي) في حال إثبات الشكوى.
مثال على شكل نموذج شكوى ضد موظف
نموذج شكوى ضد موظف بالإنجليزية
نموذج شكوى ضد موظف بالإنجليزية
الخاتمه
ختامًا بعد أن قدمنا لك الهيكل والمكونات الرئيسية لنموذج شكوى الموظف، فإنك الآن على دراية بأهم الأدوات اللازمة للتعامل مع أي سلوكيات سلبية في بيئة العمل، ولا يجب التعامل مع نموذج شكوى موظف على أنه مجرد وسيلة لتفريغ الغضب، بل هو طريقة لتوثيق مشكلة حقيقية بشكل واضح ودقيق لضمان اتخاذ الإجراءات التأديبية اللازمة لتوفير بيئة عمل صحية وإيجابية للجميع، وأخيرًا لا تسمح بانتشار وتفاقم المشكلات في مكان العمل وابدأ بنفسك من خلال استخدام الوسائل المناسبة لإحداث الفرق.
اقرأ أيضًا :-
- .
- .
- .