دائمًا ما ارتبطت عملية تقديم الخدمات والمنتجات بإصدار الفواتير، ماذا لو قدمت شركتك خدمة ليست ضمن خدماتها الرئيسية وتحتاج إثبات عملية سداد العميل للمستحقات المطلوبة. إذًا الحل هو إصدار سند قبض تقدمه إليه بدلًا من الفاتورة. فما هو نموذج سند القبض وما أهميته؟
ما هو نموذج سند القبض؟
نموذج سند القبض هي وثيقة مالية تسجل سداد العميل لجزء من المستحقات المالية والتي نتجت عن تقديم شركتك خدمات أساسية أو غير أساسية ولكنك ترغب في إثبات دخول هذه الأموال إلى خزينة الشركة أو حسابها البنكي نقدًا أو شيكات. ويتشابه مع الفاتورة بأنه يُقدم في النهاية إلى العميل. يحتوي السند على تفاصيل الخدمة المقدمة في شكل وحدة أنشطة مثل عدد ساعات أو كميات.
لهذا تعد وثيقة سند القبض ورقة مالية تضمن حقوق العميل القانونية في استلام المنتجات أو الخدمات المتفق عليها، كما أنها ورقة هامة تؤخذ في الاعتبار بكل دورة مستندية.
أهمية نموذج سند القبض
يمكن اختصار نموذج سند القبض في عدة نقاط كلها متعلقة بإدارة شركتك داخليًا لمواردها المالية، كما أن لسند القبض نقاط أهمية مشتركة مع الفواتير:
- يثبت السند استلام شركتك للمدفوعات نقدًا أو شيكات مما يجعل الإدارة المالية على دراية تامة بكل الواردات المالية.
- عند المراجعات الداخلية والخارجية يسهل معرفة المبالغ المستلمة.
- سندات القبض تتفاعل مع كل حالة قبض، لذلك لها نوعان، كلٌ منها يحدد طريقة الدفع التي استلمت بها المستحقات سواء كان نقدًا فيعد له سند قبض نقدي أو شيكات والذي يقابله سند قبض بنكي.
- سند القبض تسجل المدفوعات اللحظية والتي يجري فيها العميل عملية دفع بمجرد استلامه المنتجات أو حصوله على الخدمة باستخدام شيك.
- يحفظ سند القبض المبالغ التي يقدمها العميل قبل توفير الخدمة أو المنتج له.
- يحد سند القبض من محاولات السرقة أو الاختلاس والتي قد تصدر من موظفين تنقصهم الأمانة.
محتويات سند القبض
يحتوي سند القبض على عدة عناصر لا غنى عنها لضمان دقة الدفاتر وحفظها بشكل صحيح، وبهذه العناصر تصبح عملية إمساك الدفاتر أسرع وأكفأ، العناصر كالتالي:
- اسم وعنوان شركتك.
- تاريخ إصدار سند القبض.
- رقم السند المرجعي.
- قيمة المبلغ المستلم بالحروف والأرقام.
- اسم الحساب الدائن.
- بيان بسبب التحويل أو وصف الخدمة.
- توقيع مُعد السند.
- توقيع المحصل أو مستلم المبلغ (قد يكون نفس الشخص المسؤول عن إعداد السند).
- توقيع صاحب العمل أو المسؤول عن إدارة القسم.
- بيانات الشيك المستلم والبنك الذي يتبعه (في حالة الدفع بشيك).
- ختم الشركة على النسخة الورقية.
ما هي مشاكل سند القبض؟
مشاكل سند القبض الرئيسية تتنوع ما بين الفاعلية ودرجة سهولة التعامل بها وغالبًا ما ترتبط بالشكل الورقي وهي كالتالي:
- لا يسمح باستخدام سند القبض في حالة استخدام بطاقة الائتمان البنكية.
- قد ترتبط السندات الورقية بالعديد من التوقيعات والحاجة إلى إرسال مندوب من الطرف الدائن لاستلامها.
- تحتاج السندات الورقية إلى أكثر من نسخة لتصل إلى أكثر من طرف أو جهة.
أمثلة على نماذج سند القبض
توجد عدة أشكال من نماذج سند القبض، وجميعها نماذج رقمية يمكن طباعتها ورقيًا بسهولة.
نموذج سند قبض إلكتروني
توجد العديد من النماذج الإلكترونية لسندات القبض المتوفرة على مختلف أنظمة المحاسبة. منها هذا النموذج المتاح على نظام دفترة المحاسبي.
نموذج سند قبض excel
|
رقم السند |
التاريخ |
العميل |
القيمة |
المبلغ بالحروف |
مقابل خدمة (وصف الدفعة) |
طريقة الدفع |
رقم الشيك |
مسحوب على بنك |
توقيع المحاسب |
توقيع المستلم |
| XXX-0 | ######## | XYZ |
****** |
…………. ريال فقط لاغير |
نقدا |
|
المحاسب |
المحصل |
||
| XXX-1 | ######## | LMN |
****** |
…………. ريال فقط لاغير |
نقدا |
|
المحاسب |
المحصل |
||
| XXX-2 | ######## | ABC |
****** |
…………. ريال فقط لاغير |
شيك |
*** |
المحاسب |
المحصل |
||
| XXX-3 | ######## | OPK |
****** |
…………. ريال فقط لاغير |
شيك |
*** |
محمد |
ابراهيم |
نموذج سند قبض word
استلمت أنا (اسم الموظف المحصل) بوظيفة (المسمى الوظيفي) رقم وظيفي (كود الموظف إن وجد) مبلغ : (المبلغ المستلم بالريال بالأرقام) فقط ……………………. ريال نقداً / بالشيك رقم ………………… بتاريخ ………….. من( اسم العميل كما مسجل في دفاتر الحسابات)
وذلك نظير : (الخدمة أو المنتج المباعة)
عن الفترة من : ../…/…… الى ../…/……
وهذا سند قبض منى بالمبلغ.
|
المستلم اسم المستلم : …………………. توقيع المستلم : …………………. التـاريخ : …………………. |
المحاسب/المدير الاسم : ……………………………. التوقيع: ……………………………… التاريخ: ……………………………… |
الأسئلة الشائعة عن سند القبض
متى يصدر سند القبض؟
عند استلام دفعة مقدمة من العميل، ينبغي تسليمه ما يثبت دفعه للمبلغ سواء كان نقدًا أو بشيك مقبول الدفع. هذا السند لا يغني عن الفاتورة. إلى أن يتم دفع المبلغ بالكامل وإصدار الفاتورة لا يقع المبلغ بالسند ضمن الإيرادات.
من يحرر سند القبض؟
المُحصل مندوب الطرف المدين هو المسؤول عن تحرير سند القبض.
ما هو الفرق بين الفاتورة وسند القبض؟
يصدر سند القبض عندما يدفع العميل إلى شركتك مبالغ مالية تعد جزءًا أو دفعة مقدمة من تكلفة مجموعة من الخدمات ستوفرها شركتك كما متفق. أما الفاتورة فهي ورقة مالية نهائية تتوفر بها جميع بيانات الخدمة وإجمالي المبلغ المدفوع. لهذا سندات القبض مرتبطة باستلام الشركة لمبالغ مالية تمثل جزء من كل، بينما الفواتير تعبر عن المبالغ الكلية لعملية بيع المنتج أو الخدمة واستلامها من العميل.
