هل تساءلت يومًا عن الوسيلة التي يُمكن التواصل بها بين المنظمات والجهات الرسمية؟ أو كيف يُمكن للفرد الحصول على غرض له من مؤسسة حكومية أو رسمية؟ أو ما هي الأداة التي يُمكن أن تتواصل بها الشركات مع موظفيها وعملائهم؟ تكمن الإجابة عن كل هذه التساؤلات في “نموذج خطاب رسمي” فهو يلعب دورًا حيويًا في بناء حلقة اتصال مُحكمة ومبنية على ثوابت وعناصر واضحة لإدارة العلاقات الداخلية والخارجية في الشركات وأيضًا إدارة شؤون عامة الجمهور، ونظرًا لأهمية الخطاب الرسمي وفوائده ومهامه المتعددة، نقدم لك في التفاصيل الكاملة حول تعريف نموذج الخطاب الرسمي، والشروط اللازمة لكتابة شروط كتابة نموذج خطاب رسمي حكومي، كل هذا وتفاصيل أكثر تجدها في السطور التالية بما يٌلبي متطلباتك واحتياجاتك سواء كنت صاحب عمل أو موظف.
ما هو نموذج الخطاب الرسمي؟
يُعرف الخطاب الرسمي على أنه أحد أنواع الخطابات التي يتم صياغتها بنسق معين بهدف توجيهه كرسالة رسمية إلى الشركات أو المؤسسات الحكومية أو المنظمات الغير ربحية، ويتميز نموذج الخطاب الرسمي بعدة سمات هي:
- الطابع الرسمي ويعني استخدام اللغة التي تتناسب مع السياق والهدف المطلوب، فمن الممكن أن يتضمن نموذج الخطاب الرسمي بعض المصطلحات الفنية أو القانونية أو العلمية حسب الحاجة منه.
- يجب أن يكون له هدف أو غرض مثل توضيح سياسة أو قرار مهم، أو طلب خدمة بشكل رسمي.
- التنظيم المنطقي إلى عناصر أساسية ومحاور رئيسية، ومحتوى.
أهمية نموذج خطاب رسمي
يمثل نموذج الخطاب الرسمي أهمية كبيرة من خلال استخداماته المتعددة والفوائد التي يحققها، وفيما يلي المزايا التي توضح أهمية نموذج الخطاب الرسمي الجاهز للتحميل والتعديل:-
- يُمكن نموذج الخطاب الرسمي راسله من التعبير عن نفسه وطلبه بشكل احترافي يُعكس صورة جدية عنه.
- يسهل نموذج الخطاب الرسمي فهم واستيعاب الرسالة التي يحملها بشكل منطقي.
- أحد أهم فوائد نماذج الخطابات الرسمية هو الالتزام بالمعايير والقوانين المعمول بها في سياق التعامل مع الأمور والشؤون الحكومية أو الرسمية.
- يعمل نموذج الخطاب الرسمي على تقليل احتمالية الأخطاء القانونية والإدارية والمالية التي تحدث من وراء الرسائل العادية أو غير الرسمية.
- توحيد أسلوب الكتابة واللغة والمعايير المُتفق عليها عند إنشاء نموذج خطاب رسمي تساعد توفير الوقت والجهد خاصة في حالة الموضوعات المتشابهة.
- تساعد المرونة التي يتسم بها نموذج الخطاب الرسمي على إمكانية تخصيصه وفقًا للمتطلبات المتنوعة الطبية أو التعليمية أو المالية وغيرهم، وبالتالي فهو من وسائل التواصل الملائمة للسياقات والموضوعات المختلفة.
أبرز أنواع الخطابات الرسمية
إليك أهم وأشهر نماذج الخطابات الرسمية المُستخدمة:-
- الخطاب الإداري.
- الخطاب التجاري وخطابات المبيعات.
- نموذج خطاب رسمي للتعبير عن الشكر والامتنان.
- خطابات الاستضافة.
- خطاب الطلب.
- خطاب الاستقالة.
- خطاب الفصل من العمل أو المدرسة.
- خطاب الإعتذار.
- خطاب الإعلان.
- خطاب التفويض.
- خطاب الدعوة الرسمية لندوة أو مؤتمر أو حفلة.
- نموذج خطاب رسمي كرسالة توصية إيجابية من الموصي عن الموصي به، وذلك بهدف للتقديم على وظيفة جديدة أو الحصول على منحة علمية أو قروض وتمويلات.
- نموذج خطاب رسمي لغرض التعيين والتوظيف.
- خطاب التعبئة والتجنيد للإلتحاق بالوظائف والخدمة العسكرية.
- نموذج خطاب رسمي لتقديم شكوى.
- خطاب الإخطار بالأمور أو القرارات أو التعليمات المهمة .
- نموذج خطاب رسمي بأمر استلام البضائع أو المنتجات أو الخامات أو الأدوات وغيرها.
- نموذج خطاب رسمي للاستفسارات والاقتراحات المقدمة من العملاء أو رجال الأعمال والمستثمرين في المؤسسات.
الخطوات التي يجب اتباعها عند كتابة نموذج خطاب رسمي
كيف اكتب خطاب حكومي؟ أحد الأسئلة الشائعة بكثرة على محركات البحث والإجابة عن هذا السؤال تتلخص في مجموعة الشروط و المعايير الأساسية لكتابة خطاب رسمي ناجح وفعال، وتتمثل هذه الشروط في:-
- ذكر تاريخ اليوم الذي سيرسل فيه الخطاب بصيغة التاريخ الكاملة (شهر/ يوم/ سنة).
- توضيح معلومات التواصل مع المرسل رقم الهاتف والبريد الإلكتروني والعنوان.
- الحفاظ على التحدث بصيغة الجمع خاصة عند التواصل مع الجهات الحكومية، لأن الخطاب في هذه الحالة يكون موجه لطاقم المؤسسة أو الشركة بأكمله.
- تضمين الخطاب لوسائل التواصل التي يُمكن التواصل بها مع راسله مثل البريد الإلكتروني، أو رقم الهاتف، الحسابات الشخصية على وسائل التواصل الإجتماعي.
- إذا احتوى الخطاب على أرقام يجب توضيحها بالصيغة الكتابية اللغوية مثل مائتي جنيهًا، وذلك يكون بشكل كبير في خطابات المبيعات أو المصروفات.
7 نصائح تساعدك لكتابة أفضل نموذج خطاب رسمي
- مراعاة الدقة والوضوح إنتقاء الألفاظ المعبرة عن الهدف الرئيسي من نموذج الخطاب الرسمي، والحرص على الاختصار والوصول من الخطاب دون إطناب أو إسهاب.
- ترتيب الأفكار وتحديدها في نقاط رئيسية قبل البدء في كتابة أي نوع من أنواع نماذج الخطابات الرسمية.
- الحرص على تضمين الخطاب الرسمي لشعار الجهة الموجه لها.
- الحفاظ على الصيغة الرسمية والمنطقية للخطاب وهذا يعني تجنب نموذج الخطاب الرسمي لأي مشاعر شخصية، ويُفضل الابتعاد عن الاستعارات البلاغية والأدبية.
- تنسيق نموذج الخطاب الرسمي بشكل احترافي من خلال الحرص على توحيد الخط المستخدم لكتابته وأفضل خط Arial و calibri وتحديد رقم 16 إذا كان الخطاب سيتم كتابته على جهاز الحاسوب وليس بخط اليد، مع ضرورة الحفاظ على الهوامش والمساحات المناسبة بين الفقرات.
- مراجعة الخطاب بعناية والتأكد من خلوه من أي أخطاء لغوية أو نحوية ، واستخدام علامات الترقيم المناسبة، والتأكد من توافقه مع أساسيات وشروط صياغة نماذج الخطابات الرسمية.
- الحرص على الاحتفاظ بنسخة أساسية من الخطاب لأغراض التوثيق والمتابعة.
كيف تكتب صيغة خطاب؟
صياغة نموذج الخطاب الرسمي تعتمد على الغرض المحدد منه والجهة المرسل لها الخطاب، فعلى سبيل المثال تتضمن صيغة نموذج خطاب إعلان (البدء بتحية رسمية، استخدام كلمات مثل نعلن أو نوفر أو نقدم، ذكر التفاصيل المرتبطة بالإعلان مثل مزايا المنتج أو كيفية الاستفادة من خدمة، وأخيرًا ختام الخطاب بعبارة لائقة)
أما صيغة نموذج خطاب إرشاد تبدأ بتحية الجمهور أو العملاء المستهدفين، ومن ثم استخدام العبارات الدالة على النصح والإرشاد مثل:- ننبه سيادتكم، أو ننوه بأن، أو نوجه انتباهكم، ويجب الحرص على توجيه النصيحة بشكل موجز ومختصر.
كيف اكتب خطاب لمسؤول؟
- أولاً يجب البدء بتقديم تحية رسمية للمسؤول مثل “السيد/السيدة” ومن ثم ذكر الاسم والمنصب الوظيفي الخاص بالمرسل إليه.
- تقديم الغرض من الخطاب في نسق منظم ومنمق من خلال استخدام فقرات وعبارات متسلسلة يسهل فهمها وتخلو من المفاهيم والمصطلحات المُعقدة، وتوضيح أهمية تحقيق هذا الغرض بالنسبة لراسله.
- ختام الخطاب بتوقيع رسمي باسم ومنصب الراسل.
- انتبه إلى أن الخطاب الموجه للمسؤولين يجب أن يغلب عليه الطابع التهذيبي، وأن يكون متوافق مع القوانين والسياسات المعمول بها.
كيف يكون شكل الخطاب؟
يتكون هيكل نموذج الخطاب الرسمي من عدة عناصر أساسية هي:-
- رأس الخطاب.
- توجيه الخطاب.
- المقدمة.
- محتوى نموذج الخطاب الرسمي.
- توضيح الأمور القانونية التي تدعم طلبك إذا لزم الأمر.
- التوقيع الرسمي أسفل الخطاب.
أمثلة لنموذج الخطاب الرسمي
- نموذج خطاب رسمي بالانجليزية
- نموذج خطاب رسمي بالعربية
- نموذج خطاب رسمي للتوظيف أو التعيين
- نموذج خطاب رسمي لتقديم شكوى
ختامًا يجب التعامل مع نموذج الخطاب الرسمي على أنه ليس مجرد كلمات مكتوبة في هيكل محدد، بل هو وسيلة لتعزيز التواصل بين الأفراد وتحقيق التفاهم والشفافية، وتذكر جيدًا أنه قد تتوقف العديد من القرارات على نموذج الخطاب الرسمي من خلال تضمينه للمعلومات والاشعارات الرسمية المهمة.
