شروط نموذج التفويض وخطوات كتابته وتطبيقه في الشركات

كيف يُمكن للشركات أن تُكلف الموظفين بمهام إضافية أو ثابتة؟ الإجابة بسيطة وتتمثل في نموذج التفويض، فهو أحد المنهجيات الإدارية المستخدمة لنقل السلطة وتفويض الصلاحيات من الإدارة العليا إلى المستويات الأدنى في الهرم التنظيمي داخل المؤسسة، إنه الوسيلة التي يُمكن من خلالها توفير فرصة للموظفين للمساهمة في تحقيق الأهداف المشتركة بنجاح، في هذا المقال تجد دليلاً شاملا عن نموذج التفويض، وأهميته، واستخداماته، كل هذا ومعلومات أكثر تجدها لتساعدك كصاحب عمل أو مسؤول في إدارة الموارد البشرية على التواصل مع الموظفين وتحديد مهامهم بشكل متكافئ وفعال.

 

 

ما هو نموذج التفويض؟

يُعرف نموذج التفويض على أنه نهج إداري يُمكن من خلاله منح الموظفين صلاحيات أكبر لاتخاذ القرارات وتنفيذها بناءً على معرفتهم وخبراتهم ومؤهلاتهم، ويتم تطبيقه عادة في المؤسسات التي لديها هيكل تنظيمي قوي يُمكنه تحديد والاختصاصات والمسؤوليات لكل مستوى من مستويات الهيكل التنظيمي بشكل فعال.

 

أنواع نموذج التفويض

1. نموذج التفويض الوظيفي.
2. نموذج التفويض المالي.
3. نموذج التفويض الإداري.
4. نموذج التفويض القانوني.

 

فوائد نموذج التفويض

• يساعد نموذج التفويض على اتخاذ القرارات بشكل مستقل وتنفيذها بسرعة، وهو ما يُحقق نتائج أفضل ويُحسن من كفاءة خط سير العمل.
• يمنح نموذج التفويض الموظفين مساحة من الحرية والمرونة لتطبيق حلول إبداعية أو التصرف من زاوية أوسع واتخاذ مبادرات جديدة.
• يُشعر نموذج التفويض الموظفين بالانتماء والمسؤولية الفردية، وهو ما يُعزز شعور الثقة والتقدير، وبالتالي تحفيزهم لتطوير مهاراتهم والتعلم من تجارب اتخاذ القرارات بشكل فردي.

 

 

 

الأمور التي يجب مراعاتها عند تطبيق نموذج التفويض في الشركات

• تحديد الهدف من نموذج التفويض بشكل واضح ومفهوم للشخص المفوض إليه.
• توضيح السلطة والمسؤولية لضمان تنفيذ المهام المطلوبة في نموذج التفويض بشكل صحيح.
• وضع حدود ومعايير واضحة لاتخاذ القرارات أو أداء المهام في نموذج التفويض، ويتعين على الموظفين فهم هذه المعايير والالتزام بالجوانب الأخلاقية والقانونية المتعلقة بها.
• تدريب ودعم الموظفين لتمكينهم من أداء المهام الموكلة إليهم في نموذج التفويض مثل تمثيل المؤسسة بصورة مُشرفة في الندوات والمؤتمرات والفعاليات المهمة.
• الالتزام بالتواصل الفعال بين القادة والموظفين حتى بعد تفعيل التفويض، بهدف توجيه الملاحظات والتوجيهات اللازمة.
• التقييم المستمر لأداء الموظف المفوض إليه ومتابعته في تنفيذ القرارات للتأكد من أنها تتماشى مع التوجهات العامة للشركة.
• توضيح التأثيرات المحتملة لقرارات المفوض إليهم، والإشارة إلى أنهم يجب أن يكونوا على استعداد لتحمل العواقب المترتبة على أفعالهم.
• تحديد التوقعات المتعلقة بالمهام والمسؤوليات المفوضة لكل موظف، وبالتالي زيادة ثقتهم عند تنفيذ المهام.
• بناء ثقة متبادلة بين الإدارة والموظفين، فقد يواجه بعض المديرون والجهات الإدارية العليا تحديًا في منح الثقة للموظفين المفوضين والسماح لهم باتخاذ القرارات المستقلة، لهذا يجب أن يكون هناك مساحة من المصداقية التي لا تتعارض مع معايير وسياسات المؤسسة.

 

كيف يتم كتابة التفويض؟

يُمثل نموذج التفويض الوثيقة التي يتم بموجبها إعطاء سلطة أو تفويض لشخص آخر للقيام بمهمة محددة أو اتخاذ قرارات بالنيابةً عن الشخص الأصلي، فيما يلي خطوات كتابة نموذج التفويض والعناصر التي يجب توافرها فيه: –

• البدء بكتابة عنوان نموذج التفويض، ويجب أن يكون عنوانًا واضحًا ومعبر مثل “نموذج تفويض السلطة” أو “نموذج تفويض القرارات” أو “نموذج تفويض الإدارة المالية”.
• تحديد أطراف نموذج التفويض وهما الشخص الأصلي ويُعرف بـ (المفوض) والشخص المفوض له ويُعرف أحيانًا بـ (الوكيل)، مع توضيح المسمى والدور الوظيفي لكلاً منهم.
• وصف المهمة المطلوبة من الوكيل أو المفوض له.
• تحديد القيود والشروط التي يجب الالتزام بها، في حال كان المفوض له مُحجم بصلاحيات معينة.
• تحديد المدة الزمنية للتفويض وتوضيح فترة سريانه، من خلال تحديد تاريخ بدء التفويض وتاريخ نهايته، وإذا كان التفويض مفتوح يُمكن الاستعانة ببعض العبارات مثل “حتى إشعار آخر” أو “ويظل التفويض مستمرًا بما يحقق المصلحة العامة في إطار الحدود المسموح بها” أو “حتى إكمال المهمة”.
• توقيع المفوض والوكيل مع توضيح تاريخ التفويض وهذا في حالة التفويض الرسمي، واحيانًا يكون التفويض شفوي ولا يحتاج لكل هذه الخطوات.

 

شكل نموذج التفويض

إسم الشركة:-

العنوان:-

التاريخ:-

أنا المفوض المسؤول عن (………………….) أفوض (أسم المفوض له) و(وظيفته) بموجب هذا الوثيقة أن يكون مسؤولاً عن تمثيل الشركة في المؤتمرات والندوات والأحداث المهمة التي تتطلب تواجد المؤسسة،

السلطات المفوضة

يتم تفويض الوكيل بتحمل المسؤولية وأداء المهام التالية: –

• تمثيل الشركة والتحدث نيابةً عنها في المحاضرات والندوات، والمؤتمرات، والجلسات، والمناقشات.
• اتخاذ القرارات المتعلقة بالشركة وفقًا لتوجيهات الشركة والسياسات المعتمدة.
• التعامل مع الشركاء والعملاء والموردين والجهات الخارجية في إطار الحدود المسموح بها.

مدة التفويض

يكون هذا التفويض ساريًا ابتداءً من (…./…./…..) وحتى (…./…../…..).

التزامات الوكيل

يجب على الوكيل (المفوض له) القيام بالمهام الموكلة إليه باحترافية، والعمل وفقًا للمصالح والتوجهات والسياسات والمعايير التي تحددها الشركة.

التوقيع

أؤكد أني أفهم شروط ومسؤوليات هذا التفويض وأوافق على الإلتزام بها.

توقيع المفوض……….

توقيع المفوض له ……….

الخاتمة

بعد توضيح أهمية نموذج التفويض وخطوات كتابته وكيفية التواصل به مع الموظفين، يُمكن القول إن نموذج التفويض وسيلة مهمة لتعزيز الإنتاجية في إطار العمل بالشركات والمؤسسات ومساعدة الموظفين على التفوق في أداء المهام وشعورهم بالانتماء والمسؤولية الفردية، لهذا يجب أن تتعامل الشركات مع نموذج التفويض على أنه جزءًا لا يتجزأ من استراتيجيتها وثقافتها التنظيمية، والاستفادة منه وتطبيقه بشكل صحيح بما يحقق التوازن المثالي بين التحكم الإداري والتمكين الفردي.