يشعر الكثير من الموظفين أن مسماهم الوظيفي غير متناسب مع المهام التي يقومون بها والجهود الكبيرة التي يبذلونها، ومن ناحية أخرى يرى أصحاب الأعمال في وقت ما أن المسمى الوظيفي لبعض الموظفين غير مناسب مع الأداء الذي يقدمونه في المهام والمسؤوليات المطلوبة منهم، لكن السؤال الأهم هو ما الوسيلة الرسمية التي يُمكن من خلالها إدارة المسمى الوظيفي للموظفين؟ تكمن الإجابة في “خطاب تغيير المسمى الوظيفي” فهو الوسيلة التي يُمكن من خلالها تغيير التدرج الوظيفي والمسيرة المهنية للفرد، فيما يلي تفاصيل خطاب تغيير المسمى الوظيفي، وخطوات كتاباته، وكيفية تقديمه، كل هذا وتفاصيل أكثر تجدها في السطور القادمة بما يحقق لك الرضا الوظيفي.
تنقّل بين محتويات مقالنا التالي
ما هو خطاب تغيير المسمى الوظيفي
يعرف خطاب تغيير المسمى الوظيفي على أن طلب موجه من الموظف إلى إدارة المؤسسة لتغيير مسماه الوظيفي الحالي، وفي إطار المسمى الوظيفي هناك بعض الأسئلة التي يتم طرحها بشكل متداول من قبل الموظفين وهي هل يحق لي تغيير المسمى الوظيفي؟ أو متى يحق للموظف تغيير المسمى الوظيفي؟ فيما يلي مجموعة الحالات المرتبطة بخطاب تغيير المسمى الوظيفي وهي:-
- التغيير في المسؤوليات والواجبات التي يقوم بها الموظف، بمعنى أنه يكون مُكلف بمهام أكبر وأكثر من المطلوبة منه وفقًا لمسماه الوظيفي الحالي.
- يُمكن أن يكون الدافع من خطاب تغيير المسمى الوظيفي هو التخطيط للترقية أو الحصول على منصب جديد أو زيادة في الراتب.
- الاعتراف بالخبرات والمهارات الجديدة التي اكتسبها الموظف خلال فترة عمله.
- إعادة تنظيم الهيكل التنظيمي للشركة أو القسم يُمكن أن يكون دافع قوي للموظف لتقديم خطاب تغيير مسمى الوظيفي، خاصة عند تغير نطاق المسؤوليات والواجبات بناء على التنظيم الجديد.
خطاب تغيير المسمى الوظيفي من منظور أصحاب الأعمال
لا يقتصر تقديم خطاب تغيير المسمى الوظيفي من جانب الموظف فقط، فقد يلجأ أصحاب الأعمال أو المسؤولين إلى استخدام خطاب تغيير مسمى وظيفي لموظف بهدف إخباره بشكل رسمي أن مسماه الوظيفي تغير نتيجة أحد الأسباب التالية:-
- تقليص القوى العاملة في المؤسسة وقلة عدد الأفراد وبالتالي تغيير السلطات والمسؤوليات والأدوار لكلاً منهم.
- الانخفاض الملحوظ في أداء الموظف وعدم قدرته على القيام بمسؤوليات ومهام وظيفته الحالية.
- استخدام خطاب تغيير مسمى الوظيفي من قبل أصحاب الأعمال أو المسؤولين كنوع من أنواع العقاب التأديبي للموظف عن سلوك غير مرغوب صدر منه في إطار بيئة العمل.
خطوات كتابة نموذج خطاب تغيير المسمى الوظيفى
يبحث الكثيرون من الموظفين على كيفية صياغة خطاب تغيير مسمى وظيفي وأهم عناصره، فيما يلي المكونات والشروط اللازمة التي تساعدك على تقديم خطاب تغيير مسمى وظيفي رسمي ومنسق يدعم فرصتك للحصول على أهدافك:-
- البدء بتحية للجهة المُرسل لها الخطاب.
- طلب تغيير المسمى الوظيفي، مع ذكر وتوضيح الأسباب المباشرة التي دفعتك لتقديم هذا الخطاب، والتأكد من شرح التفاصيل بشكل وافي لتجنب سوء الفهم من قبل الإدارة أو الجهة المسؤولة.
- يُمكن تحديد المسمى الوظيفي الجديد التي ترغب به، ويُفضل ترك الجهة المسؤولة حرية القرار في اختيار المسمى الوظيفي الجديد.
- اختم الخطاب بعبارة لائقة ومهذبة، وحاول تضمين رسالة بأنك على يقين بأن المسؤول عن هذا القرار سوف يتخذ الإجراء المناسب في كل الأحوال.
كيفية صياغة خطاب الموافقة على تغيير المسمى الوظيفي
- البدء بتوجيه تحية الموظف والتعبير عن تقدير جهوده وأعماله.
- إشعار الموظف بأنه سيتم تغيير مسماه الوظيفي.
- توضيح المُسمى الوظيفي الجديد الذي سيتم منحه للموظف، والمسؤوليات والمهام المرتبطة به، وكذلك توضيح المتغيرات المرتبطة بالراتب أو أي مزايا أخرى.
- تحديد التاريخ الذي سيبدأ الموظف العمل فيه وفقًا للمسمى الوظيفي الجديد.
- توقيع الجهة أو الشخص المسؤول عن اتخاذ القرار.
أهمية خطاب تغيير مسمى وظيفي
- الإعلام الرسمي وحفظ الحقوق القانونية للأطراف، وإشعار الموظف بتغيير مسماه الوظيفي، لعدم وجود أي لبس أو سوء فهم.
- تعزيز الثقة الموظف والشركة، وتحديد إطار التواصل بين الموظفين بناءً على مسمياتهم الوظيفية المُحددة.
- تحفيز الموظف على تطوير مهاراته للتكيف مع المتغيرات الجديدة.
أمثلة على خطاب تغيير مسمى وظيفي
إليك أمثلة جاهزة عن نماذج خطاب تغيير المسمى الوظيفي:-
الأسئلة الشائعة
هل المسمى الوظيفي مهم في التأمينات الاجتماعية؟
بالطبع للمسمى الوظيفي أهمية كبيرة في التأمينات الإجتماعية، فهو أحد العناصر التي يُحدد على أساسها نسبة التغطية التأمينية، لذلك يجب تقديم خطاب تغيير المسمى الوظيفي في هيئة التأمينات لاختيار المسمى المناسب وفقًا لقوائم المسميات الوظيفية في سجل الهيئة العامة للتأمينات.
الخاتمة
ختامًا يجب إدراك أن المسمى الوظيفي ليس مجرد لقب تحمله في المؤسسة، بل هو فرصة لإحداث تغيير حقيقي في رحلتك المهنية ويفتح لك أبواب من الفرص الوظيفية المرموقة، لذلك احرص على استخدام خطاب تغيير المسمى الوظيفي لإقناع إدارتك بتقييم دورك وإنجازاتك، ولا تتهاون في المطالبة بما تستحقه ولكن في إطار رسمي ومنسق ومُعترف به.