نموذج طلب اجازة سنوية واحدًا من الأساسيات المرتبطة بإدارة الموارد البشرية، فمثلا ماذا يفعال الموظف عند حاجته إلى إجازة من العمل؟ جاء نموذج طلب اجازة سنوية من العمل ليحفظ حق الشركة والموظف، سواء كانت الإجازة اعتيادية أم اضطرارية أم مرضية، فإذا كنت كمسؤول موارد بشرية تبحث عن نموذج مميز يساعدك للحصول على بيانات الموظفين وإجازاتهم، من خلال هذا المقال، نوفر لك ما تبحث عنه من نموذج طلب اجازة سنوية قطاع خاص، وخطاب طلب اجازة قطاع حكومي، أما إذا كنت موظف تبحث عن نماذج تعبر فيها عن رغبتك في الحصول على إجازة، ستجدك نماذج طلب اجازة جاهزة للتحميل والاستخدام مثل نموذج طلب اجازة سنوية عربي انجليزي، ويمكنك توظيف هذه النماذج بما يناسب احتياجاتك.
تنقّل بين محتويات مقالنا التالي
ما هو نموذج طلب اجازة سنوية؟
هو مستند رسمي يملأه الموظف ورقيًا أو رقميًا ليقدمه إلى مسؤول الموارد البشرية أو المدير ليحصل على إجازة عن العمل مدتها يوم أو أكثر لها. قد يكون المستند في شكل خطاب أو نموذج يملأ الموظف بياناته فقط.
أهمية نموذج طلب اجازة سنوية
كأيٍ من نماذج العمل، يعد نموذج طلب الإجازة من أهم النماذج التي يتم تداولها على المستوى المؤسسي. وذلك حفاظًا على حق الشركة وحق الموظف، فترجع أهميتها إلى:
- توفير تواصل موثق بين الموظف والإدارة: من خلاله يستطيع الموظف تحديد الأيام والأوقات التي يتوقع عدم حضوره إلى العمل بها (للإجازة الاعتيادية). هذا يجعل تنظيم العمل أسرع وإمكانية تفويض أفراد آخرين بأداء المهام وتجهيزهم بالمواد المساعدة خلال فترة غياب الموظف.
- إمكانية متابعة ومراجعة الإدارة لطلبات الإجازة: استخدام هذا النموذج يدعم الإدارة عند مراجعة رصيد الموظف من الإجازات. فكل طلب مقبول يعني أيام مستهلكة من رصيد الموظف، وكل طلب مرفوض هي إجازة لم تتم. كما يوثق الطلب مدى امتثال الموظف لسياسات الإجازة.
- سماحية للموظف بتسجيل طلب الإجازة بفترة: إمكانية تسجيل الموظف لفترة إجازته من خلال الطلب تحافظ على وتيرة العمل. فيحفظ الطلب على قاعدة بيانات أو ملف يمكن الرجوع إليه وتحديث خطط المهمات بناءً عليه.
- توفير مساواة في حقوق الموظفين : يمنع حدوث نموذج طلب الإجازة أية سوء فهم بين الموظف والإدارة. كما أن توفير هذا النموذج يساعد على حصول جميع الموظفين على هذا الحق بالتساوي.
عناصر نموذج طلب اجازة سنوية
كل نموذج له عناصره الخاصة التي قد تتواجد فيه ولا تظهر في نموذج آخر. بالنسبة لنموذج طلب الإجازة ينبغي أن يتضمن العناصر الآتية لتكون بياناته شاملة:
بيانات يوفرها الموظف
هي بيانات يملأها الموظف في النموذج. لأنها تعبر عن احتياجاتها وبياناته الشخصية وبيانات عن الإجازة، وهي كما يلي:
1- بيانات الموظف
- اسم الموظف
- الرقم الكودي للموظف (إن وجد)
- القسم.
- المسمى الوظيفي.
- بيانات التواصل المتاحة خلال أيام الإجازة (اختياري).
2- بيانات الإجازة
- تاريخ بدء الإجازة.
- تاريخ انتهاء الإجازة.
- إجمالي عدد الأيام المتغيب فيها الموظف عن العمل.
بيانات يوفرها مسؤول الموارد البشرية
هي مجموعة البيانات التي يضيفها مسؤول الموارد البشرية إلى النموذج، وهي كالتالي:
1- رصيد الإجازات المتبقي
- رصيد الإجازات الكلي.
- عدد أيام الإجازات السابقة.
- أيام الإجازة المتبقية قبل الإجازة موضوع الطلب.
- أيام الإجازة المتبقية بعد الإجازة موضوع الطلب.
2- بيانات القرار (القبول/الرفض)
- بيان القرار القبول أو رفض.
- توقيع المدير/ المشرف المسؤول.
- توقيع منسق الموارد البشرية المسؤول عن إدارة الإجازات.
- توقيع مدير قسم الموارد البشرية.
أنواع نموذج طلب اجازة سنوية من العمل
يوجد نوعان أساسيان من الإجازات، ينعكس هذا على النموذج المعد. فأنواع الإجازات كالتالي:
1- إجازات سنوية
الإجازات السنوية هي عدد الأيام التي يقرها قانون العمل، ويحق فيها للموظف الحصول على إجازة مدفوعة الأجر. وهي تنقسم إلى نوعين من الإجازات:
2- نموذج إجازة اعتيادية
هي تمثل إجازات يخطر الموظف بها الإدارة قبل تنفيذها بمدة، وعددها يكون أكبر من عدد أيام الإجازات الاضطرارية. بالنسبة للإجازات الاعتيادية، يتم ملء نموذج طلب الإجازة الاعتياديه بشكل استباقي. حيث يسجل الموظف الطلب، قبل الحصول على الإجازة.
3- اضطرارية
هي إجازة لا يخطر فيها الموظف الشركة. فهو يغيب عن العمل ثم يسجل بعد عودته إلى العمل وثيقة عدم الحضور عن اليوم أو الأيام التي غاب فيها عن العمل. غالبًا ما يقر قانون العمل بعدد أيام أقل بالمقارنة بالإجازة الاعتيادية. النموذج في هذه الحالة يكون بعد وقوع الحدث لا قبله.
4- إجازات مرضية
الإجازات المرضية هي إجازات ليست محددة بالأيام ولكنها مقررة من قانون العمل. يختلف شكل النموذج في هذه الحالة، حيث يتضمن صور ضوئية للأشعات والتحاليل والوصفات الطبية وغيرها.
خطوات تسجيل نموذج طلب اجازة سنوية
في المؤسسات الضخمة يمر طلب الإجازة بعدة مراحل إلى أن يصل الرد إلى الموظف. وهي كالتالي:
- تسجيل طلب الإجازة.
- مراجعة المدير/ المشرف للطلب.
- تأكيد منسق الموارد البشرية لتوفر رصيد إجازات كافي.
- اتخاذ قرار القبول أو الرفض.
- إخطار الموظف بالقرار.
(في حالة القبول)
6- إضافة الإجازة إلى قاعدة بيانات الشركة.
7- توفير خطة بديلة من الموظف لاتمام المهام المطلوبة أثناء غيابه.
8- إخطار رسمي بالتأكيد مرفق معه جميع البيانات والإجراءات المتفق عليها.
9- تنبيه إلى الموظف قبل بدء الإجازة للتحقيق انتقال سلس للمهام للأفراد أو القسم المسؤول.
4 نماذج طلب إجازة سنوية جاهزة للتحميل والطباعة
في هذا القسم، نتناول أهم النماذج التي يمكن لمنسق أو مسؤول الموارد البشرية التعامل معها وتوفيرها للموظفين عند طلبهم الإجازة. وهي كما يلي:
1- نموذج طلب إجازة اعتيادي Word
يضم هذا النموذج الاستباقي يضم جميع البيانات التي تحتاجها الإدارة للتعامل مع الإجازة بالرفض أو القبول. هي كما يلي:
2- نموذج طلب إجازة اضطرارية Word
هذا النموذج يتم تسجيله من قِبل الموظف بعد حدوث الإجازة. ويضم الآتي:
3- نموذج طلب إجازة مرضية Word
يضم النموذج جميع الأسباب التي يمكن من أجلها الحصول على إجازة مرضية. فهي إما بسبب مرض أصاب مقدم الطلب وإما للحصول على فرصة لرعاية أحد المرضى من أفراد أسرته أو للاهتمام ورعاية طفل وليد، فتصبح إجازة أمومة.
4- نموذج طلب إجازة للسعوديين Word
نماذج لطلبات الإجازة يكتبها الموظفون بالعربية
هذه النماذج يمكن لطالب الإجازة استخدامها أثناء طلب الإجازة في حالة أن تقديم الطلب عبر الإنترنت أو يوجد مرفق لغلاف رسالة ورقي.
نموذج #1
أكتب إليكم لأطلب بكل احترام إجازة قصيرة تبدأ من [التاريخ] وتنتهي في [التاريخ]، بسبب [……………..].
نموذج #2
أكتب إليك لأخبرك بأن لدي بعض الأعمال الشخصية التي ينبغي إنجازها، ولهذا السبب لن أتمكن من الحضور إلى المكتب في [التاريخ]. أؤكد لك أن جميع مهامي المعلقة سيتم الانتهاء منها قبل مغادرتي وسلمت مسؤولياتي لهذا اليوم لزملائي وطلبت منهم الاتصال بي في حالة حدوث أي طارئ.
نموذج #3
أعاني من مرض [اسم المرض]، ولن أتمكن بسبب ذلك من الحضور إلى المكتب لمدة [ ] أيام على الأقل تبدأ من الغد. وفقًا للطبيب. من الأفضل أن أحصل على قسط من الراحة والتعافي بشكل صحيح قبل استئناف العمل.
لقد طلبت من زميل لي [اسم الموظف ] إتمام المهام المتبقية وسأحاول التحقق من بريدي الإلكتروني بشكل دوري إذا كنت بحاجة إلى أي شيء عاجل.
أرجو أن تمنحني إجازة للمدة المذكورة. إذا كنت بحاجة إلى معلومات إضافية، برجاء التواصل.
نموذج طلب اجازة سنوية انجليزي
I’m informing you that I plan to take (Leave type). My due date is [date] and I plan to continue working until [date or suggest working from home until your due date or delivery]. I plan to take [number] days. I don’t expect to have any problem returning to my current position and delivering the same quality of work I do now.
الخاتمة
في هذا المقال تناولنا أهم النماذج التي تحتاجها بيئة العمل سواء كانت إجازة اعتيادية أم مرضية أم اضطرارية. كما وفرنا جميع النماذج التي يحتاجها مسؤولو الموارد البشرية خلال عملهم. كما قدمنا نماذج يمكن للموظفين استخدامه أثناء طلب الإجازة.
