الوصف الوظيفي هو أحد أهم المحاور الأساسية في سلسلة المهام المُتبعة داخل إدارة الموارد البشرية، ويلعب الوصف الوظيفي دورًا مهمًا بالنسبة لكًلا من صاحب العمل والباحثين عن الوظائف، فمن خلال التعريف الدقيق والمُتكامل للوصف الوظيفي تحصل جهة التعيين أو التوظيف على أهدافها الوظيفية المحددة عن طريق التقدم من قبل المرشحين المؤهلين للوظيفة المُعلن عنها، وبالتالي يحدث التوزان بين احتياجات المؤسسة وقدرات الموظفين.
ويعتبر الوصف الوظيفي “Job Description” أحد الأدوات الأساسية التي تضمن نجاح إدارة الموارد البشرية بفعالية وكفاءة وذلك في حال تحديده بتفاصيل واضحة توفر إجابات شاملة عن كافة التوقعات التي تدور في ذهن الموظفين أو المرشحين من الباحثين عن الوظائف، مما يساعد في النهاية على تحسين عملية التوظيف وتنظيم العمل عن طريق مسؤوليات وواجبات الموظفين في المؤسسة وبالتالي تحسن فاعلية العمل وتحقيق أهداف المؤسسة بنجاح.
كيفية كتابة الوصف الوظيفي
يتبادر الي اذهان الكثير منا سؤال ماذا اكتب في الوصف الوظيفي لذلك سنوضح لك كيفيه كتابته بخطوات سهله وبسيطه كالتالي :-
- كتابة عنوان الوظيفة بشكل واضح ومختصر، مع مراعاة استخدام المسميات الوظيفية المتعارف عليها حتى يسهل العثور عليها من قبل الباحثين عن الوظائف.
- تقديم نبذة مختصرة عن الشركة أو المؤسسة وأهدافها ومكانتها التنافسية في سوق العمل.
- تلخيص الوظيفة بشكل عام في نقاط واضحة ومختصرة مع توضيح أهم مميزاتها وفوائدها للملتحق بها مثل فرص التدريب وتنمية المهارات، وتوفير بيئة عمل مناسبة ومُتكاملة تساعد على النمو والتقدم.
- توضيح المسؤوليات والواجبات الوظيفية المطلوبة وكذلك الاشتراطات الوظيفية اللازم تواجدها في المرشح للوظيفة.
- توفير معلومات عن الراتب الخاص بالوظيفة، وهذه النقطة قد لا تكون متاحة أو أساسية في كتابة الوصف الوظيفي، وتتوقف على رغبة الشركة في توضيحها أم لا، ولكن يُفضل ذكرها لأنها تدعم مصداقية الشركة أمام المرشحين المؤهلين للوظيفة.
- ذكر كافة المزايا والحوافز المادية المتعلقة بالوظيفة من علاوات ومكافآت، وتأمينات صحية واجتماعية واجازات وغيرها.
أهمية الوصف الوظيفي للوظائف
سنوضح فيما يلي اهميه الوصف الوظيفي بالنسبه لل HR:-
1-تحديد المتطلبات والمسؤوليات الوظيفية
يوضح الوصف الوظيفي المتطلبات (الشروط الوظيفية) التي يجب توافرها لدى المرشحين المؤهلين للوظيفة وتشمل هذه المتطلبات عدة بنود أبرزها مستوى الخبرة، المؤهلات الأكاديمية والعلمية وكذلك الدورات التدريبية، والمهارات الشخصية والعملية، ومتطلبات اللغة، إضافة إلى مجموعة المتطلبات الخاصة التي قد تكون مطلوبة لوظائف معينة، وكذلك تحديد المسؤوليات والمهام المتوقع تنفيذها من قبل الموظفين.
2- وسيلة تواصل فعالة
يمثل الوصف الوظيفي وسيلة تواصل فعالة بين مسؤولي الموارد البشرية والموظفين أو الباحثين عن عمل وذلك بطريقة غير مباشرة، فالوصف الوظيفي يخبر الموظف أو الباحث بعرض معين من قبل مسؤولي التوظيف، ويتضمن هذا العرض مجموعة من الشروط والمسؤوليات ومن ثم التجاوب على هذا العرض بالإيجاب حال توافقه معه أو بالسلب حال عدم توافقه.
3- ضبط وتنظيم سير العمل في المؤسسة
يساعد الوصف الوظيفي الدقيق والسليم على ترتيب الأولويات والمهام وفق حاجة العمل المطلوبة، وتحديد الأدوار والتدرجات الوظيفية بوضوح، مما يحقق في النهاية تنظيم سير العمل في المؤسسة بشكل مناسب يضمن أن كل مهمة تتم على أعلى مستوى من الدقة والكفاءة من قبل الأشخاص المؤهلين والمعنيين بها.
ما هي العناصر التي يحتوي عليها الوصف الوظيفي؟
- عنوان الوظيفة أو المسمى الوظيفي وفق مستوى التدرج الوظيفي المتعارف عليه لكل وظيفة في المؤسسة.
- مقدمة تضم ملخص شامل عن الوظيفة والهدف الأساسي منها لصالح الشركة.
- المهام والواجبات المحددة على الموظف ويتم طرحها عادة تحت عنوان المسؤوليات.
- المتطلبات العلمية والعملية اللازم توافرها في المرشح.
- توضيح الأدوار الوظيفية للمسؤولين المعنيين الذين سوف يتم التعاون معهم لإنجاز مهام الوظيفة.
الأخطاء الشائعة عند كتابة الوصف الوظيفي
- كتابة المهام الوظيفية والمسؤوليات المطلوبة بشكل غير واضح.
- الاعلان عن المتطلبات الوظيفية بشكل غير مكتمل مثل المؤهل التعليمي والمهارات العملية والشخصية وغيرها.
- السرد الطويل وذكر تفاصيل غير ضرورية مما قد يجعل الباحث عن الوظيفة في حالة من التشتت.
- عدم الاهتمام بالتحديث المستمر للوصف الوظيفي بما يلائم الاحتياجات والتطورات الوظيفية داخل المؤسسة.
ما هو الفرق بين الوصف الوظيفي والتوصيف الوظيفي؟
الوصف الوظيفي يرتبط بشكل وثيق بالعمل ومتطلباته من واجبات ومسؤوليات والأدوات المستخدمة لأداء تلك المهام الوظيفية، أما التوصيف الوظيفي فيرتبط بالشخص الذي سيشغل الوظيفة، وبالتالي فهو يتضمن المواصفات الوظيفية الواجب توافرها لدى المرشح من مؤهلات، ومهارات، وخبرات وغيرها.
يجب أن يكون هناك توافق وتطابق بين الوصف الوظيفي والتوصيف الوظيفي وذلك لضمان أن عملية التوظيف تثير في منحنى سليم يحقق في النهاية أهداف المؤسسة.
من هو المسؤول عن كتابة الوصف الوظيفي؟
يختلف المسؤول عن كتابة الوصف الوظيفي من مؤسسة لأخرى حسب التدرج الوظيفي والأدوار المعنية بأداء هذه المهمة داخل المؤسسة، وعادة المسؤول عن كتابة الوصف الوظيفي يكون واحدًا من هؤلاء:-
- أحد موظفي قسم إدارة الموارد البشرية.
- مسؤول أو مدير القسم الخاص بالوظيفة المطلوبة، بإعتبار أنه سيكون على دراية أكثر لأداء هذه المهمة.
- أحد المديرين والمسؤولين في الإدارة العليا داخل الشركة
- الاستعانة بأحد مستشاري الموارد البشرية خارج المؤسسة لتحليل الوظائف داخل المؤسسة بدقة، ومن ثم تحديد الوصف الوظيفي لكافة الوظائف.
مميزات الوصف الوظيفي
- جذب المرشحين المناسبين وإرشادهم على الوظائف التي تناسب قدراتهم ومهاراتهم وخبراتهم.
- تنسيق الهيكل التنظيمي للأدوار الوظيفية داخل المؤسسة من خلال التحديد والتوزيع الدقيق للصلاحيات والمسؤوليات.
- استخدام الوصف الوظيفي وما يشمله من مسؤوليات ومتطلبات كمعيار أساسي لتحديد العوامل الأساسية التي يتم عليا تقييم الموظف.
أهداف الوصف الوظيفي
- بناء علاقات وظيفية سليمة ودقيقة يتم من خلالها التواصل الفعال بين الإدارات المختصة بما يحقق المصلحة العامة للمؤسسة.
- تحسين عمل إدارة الموارد البشرية في المؤسسة من خلال تحديد الوظائف المطلوبة بشكل دقيق ومدى توافقها مع ميزانية الشركة وكذلك البرامج والوسائل المطلوب توافرها من قبل الشركة.
- أحد أهداف الوصف الوظيفي هو مساعدة إدارة الموارد البشرية في تحديد أسس التعيين للوظائف المختلفة.
- يحدد الوصف الوظيفي الإجراءات اللازمة اتخاذها لتأمين الموظفين ويشمل ذلك التأمين الاجتماعي والصحي، فأكواد تأمينات المهن يتم تحديدها بناء على المسمى الوظيفي الذي هو جزء أساسي من عناصر الوصف الوظيفي.
- تحديد هيكل الرواتب والأجور المستحقة للموظفين بناء على مسؤولياتهم الوظيفية.
هنا في هذا المقال نقوم بشرح كيفية كتابة الوصف الوظيفي للوظائف الشاغرة في المؤسسة التي تعمل بها وفي نهاية المقال تستطيع تحميل النموذج والتعديل حسب الوظيفة الشاغرة والمهام الوظيفية والمهارات والمؤهلات
طريقة كتابة الوصف الوظيفي – مثال على الوصف الوظيفي
يشتمل نموذج الوصف الوظيفي علي العديد من النقاط والتي من اهمها مايلي :-
1- عنوان الوظيفة
المسمى الوظيفي الرسمي نذكر في هذا الجزء المسمى الوظيفي على سبيل المثال [اخصائى شؤون عاملين].
2- الاداره التابع لها الوظيفه
هنا في هذا الجزء نقوم بكتابة وظيفة الرئيس المباشر الي يعمل معه على نفس المثال السابق [مدير شؤون العاملين].
3- نظرة عامة على الوظيفة
نقوم بكتابة وصفًا موجزًا مكون من اربعة جمل للدور الوظيفي وما هو المطلوب النجاح في هذا المنصب وكيف يلائم الشركة أو المؤسسة بشكل عام.
5- المسؤوليات والواجبات المطلوبه
سنوضح لك كيفية كتابة المهام الوظيفية بافضل طريقه يجب مراعاه مايلي :-
- قدم قائمة نقطية بالمسؤوليات والواجبات المترتبة على هذه الوظيفة.
- اذكر الواجبات الأساسية اللازمة لتنفيذ هذه الوظيفة.
- قم بإدراج المسؤوليات بالترتيب حسب الاهمية.
- احرص على استخدام جمل كاملة وتجنب استخدام (الخ)
- إبداء الجمل بالأفعال مثل (إجراء المقابلات مع المرشحين على الوظائف)
- حاول بقدر الإمكان استخدام الفعل المضارع في صياغة المسؤوليات الوظيفية.
- احرص على استخدام لغة محايدة بين الجنسين إذا كانت الوظيفة تشمل على الذكور والإناث.
5- المؤهلات الخاصه بالوظيفه
اكتب قائمة نقطية المؤهلات المطلوبة للوظيفة الشاغرة وتكون القائمة كما هو موضح هنا:
- المؤهل والمستوى التعليمي :- نقوم بكتابة [درجة البكالوريوس في الهندسة المدنية] .
- الخبرة :- “نقوم بكتابة عدد سنوات الخبرة المطلوبة للوظيفة”.
- مهارات محددة خاصة بالوظيفة :- “بعض الوظائف تحتاج إلى مهارات التعامل مع الأرقام “.
- الخصائص والسمات الشخصية المطلوبة :- ” بعض الوظائف تحتاج إلى التذوق الفني أو التعامل مع الاكواد”.
- الشهادات التدريبية للعمل في الوظيفة :- “وظائف العمل في الشبكات تحتاج الى شهادات CCNA اوMCITP”.
- التراخيص الخاصة بمزاولة المهنة :- “الوظائف الطبية تحتاج الحصول على ترخيص”
- القدرات البدنية؛ :-” وهي ضرورية خصوصًا في الوظائف التي تحتاج إلى مجهود بدني عالي”.
حمل نموذج الوصف الوظيفة job description example
واذا كنت تبحث عن وظيفه يمكنك ايضا :- التقديم علي جميع الوظائف المتاحه بالموقع
