الوصف الوظيفي لمدير مكتب المدير العام – Office Manager Job Description

 

ماهو الوصف الوظيفي لمدير مكتب المدير العام

يعد مدير المكتب هو المسؤول بالكامل عن كل ما يخص الاقسام داخل إدارة المكتب، فهو من يقوم بعمل التنسيقات الداخلية للمواعيد والاجتماعات بدقة وكفاءة، وهو أيضا المسؤول عن إعداد كافة التقارير ومراجعتها مع رئيس مجلس إدارة الشركة بشكل يومي والتنسيق معه بشأن المهام المطلوب انهائها بالشركة مع العمل على مساعدة الموظفين على إتمامها .

 

اقرأ ايضا :- الوصف الوظيفي لمدير فرع

 

ماهي وظيفة مدير مكتب؟

وظيفة مدير مكتب هي الإشراف على الأنشطة الإدارية التي تسهل إدارة المكتب بشكل سلس وتنظيم الأفراد والمعلومات والموارد الأخرى بما يتضمن الحفاظ على المعدات والأدوات المكتبية بالجودة والكمية المناسبة والحفاظ على السجلات المختلفة.

 

ماهي مهام مدير المكتب ؟

• متابعة برامج قواعد البيانات والبريد الإلكتروني.
• إدارة أنظمة الإيداع عبر الإنترنت والسجلات المختلفة.
• تطوير وتنفيذ أنظمة إدارية جديدة مثل إدارة السجلات.
• تسجيل نفقات المكتب وإدارة الميزانية.
• تنظيم تخطيط المكاتب والحفاظ على اللوازم والمعدات.
• الحفاظ على حالة المكتب وترتيب الإصلاحات اللازمة.
• تنظيم الاجتماعات مع الموظفين وكتابة جدول الأعمال.
• الإشراف على توظيف موظفين جدد بما في ذلك في بعض الأحيان التدريب والتوجيه.
• ضمان مستويات كافية من الموظفين لتغطية حالات الغياب وتلبية احتياجات العمل.
• تنفيذ تقييمات الموظفين وإدارة الأداء والانضباط الموظفين.
• تفويض العمل للموظفين وإدارة أعباء العمل.
• تنفيذ وتعزيز سياسة المساواة والتنوع.
• كتابة التقارير للإدارة العليا وتقديم العروض التقديمية.
• الرد على استفسارات العملاء والشكاوى بشكل مباشر.
• مراجعة وتحديث سياسات الصحة والسلامة والتأكد من الالتزام بها.
• التحقق من الالتزام بقوانين حماية البيانات فيما يتعلق بتخزين البيانات.
• ترتيب اختبارات منتظمة للمعدات الكهربائية وأجهزة السلامة.

 

تعرف ايضا علي :- المهام الوظيفية لمدير المطعم

 

 

المهارات اللازمة لوظيفة مدير مكتب

• امتلاك مهارات التواصل الشفهي والكتابي.
• اجادة مهارات تنظيم الوقت وإدارة المهام.
• القدرة على استخدام برامج مايكروسوفت اوفيس.
• اجادة مهارات الكتابة وإعداد التقارير الدورية.
• المرونة وتحمل ضغوط العمل.
• التعاون مع فريق العمل وإجادة مهارات التحفيز.
• القدرة على تقديم حلول مناسبة للمشكلات والانتباه للتفاصيل الصغيرة.
• امتلاك مهارات إدارة المشاريع في مجالات مختلفة.

 

المهارات الشخصية المطلوبة لمدير مكتب المدير العام 

• الحفاظ على سرية المعلومات التي تصدر عن مجلس الإدارة.
• إدارة الوقت بكفاءة وتنظيم سير العمل بإتقان .
• الحفاظ على بناء علاقات قوية مع كل مديري الأقسام لمتابعة سير العمل بشكل جيد .
• القدرة على التركيز في كافة التفاصيل وسرعة الملاحظة بكل ما يطرأ على العمل .
• القدرة على اتخاذ قرارات سريعة .
• مهارة العمل مع الفريق وتنظيم المهام الخاصة بهم ومتابعة أدائهم الوظيفي.
• الالتزام بالمظهروالردود الدبلوماسية .

 

 المؤهلات والدورات التدريبية المطلوبة لمدير مكتب المدير العام 

• الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو أي من التخصصات الإدارية .
• خبرة لا تقل عن 3 سنوات في مجال الإدارة .
• الحصول على دورات تدريبية معتمدة في مجال الكمبيوتر.
• اجادة اللغة العربية والانجليزية من حيث الكتابة والتحدث .
• الخبرة العملية في وظيفة مدير مكتب.

 

 التدرج الوظيفي لمدير مكتب المدير العام 

• مدير قسم .
• المدير التنفيذي .
• مدير عام .

 

راتب وظيفة مدير مكتب المدير العام  وحاجة العمل له

تختلف تصنيفات الرواتب لوظيفة مدير مكتب المدير العام باختلاف مجال الشركة وخبرة الموظف وما إذا كانت المؤسسة دولية أو محلية.

 

الوظيفه	الراتب	حاجه العمل	المصدر
متوسط راتب مدير مكتب في السعودية	14,100  ريال سعودي	مرتفعه	salaryexplorer
متوسط الراتب الشهري لوظيفة مدير مكتب المدير العام في مصر	7,940 جنيه مصري	متوسط	salaryexplorer
متوسط الراتب الشهري مدير مكتب في اوروبا	3,580  يورو	متوسط	Glassdoor

 

 مميزات وظيفة مدير مكتب المدير العام

• وجود أثر واضح على قراراتك في المكان مما يزيد الدعم النفسي الداخلي.
• الريادة الإدارية تزيد من الثقة بالنفس .
• مواجهة تحديات يومية تساعدك في تنمية مهاراتك الداخلية .

 

عيوب  وظيفة مدير مكتب المدير العام

•  وجود ضغط في العمل خاصة في أيام الإجازات .
• تطلب سرعة اتخاذ قرار يعرضك للإرهاق الذهني .
• مواجهة مشكلات مع الاقسام الاخرى نظرا لوضع التحديثات الخاصة ب قواعد العمل .

 

الفرق بين مدير المكتب والسكرتير

الفارق بين مدير المكتب والسكرتير هو أن مدير المكتب يكون له سلطة إدارية تنفيذية في تنظيم وإدارة أعمال مكتب وإدارة الموارد وتحديد وتطوير السياسات التشغيلية، أما السكرتير يكون مسؤول عن أداء الأعمال اليومية المرتبطة بالمكتب مثل تنسيق المواعيد والتواصل والرد على المكالمات والرسائل، وتنسيق المستندات والتقارير.

 

الأسئلة المتوقعة في المقابلة  لوظيفة مدير مكتب المدير العام

• ما هي خبرتك في العمل الإداري ؟
• ماهي افضل طريقة لحل النزاعات الخاصة بالأقسام الداخلية ؟
• صف لنا يومك كمدير إداري مع ذكر أهم المهام التي ستقوم بها؟
• كيف تقوم بالتطوير من نفسك ؟
• كيف تتعامل مع من هم يختلفون معكم في فريق العمل ؟

 

يمكنك ايضا الاطلاع علي :- اسئلة مقابلة شخصية لوظيفة ادارية

 

Office Manager Job Description

The office manager communicates with several departments to maintain administrative processes and implement them professionally. He also monitors the staff to make sure that every task is performed properly determines the upcoming assignments and distributes them based on the specialization and objective.