الوصف الوظيفي لمهنة مسؤول فواتير – Billing Clerk

قد تبدو وظيفة مسؤول الفواتير تقليدية في نظر البعض، إلا أنها لها أهمية كبيرة لشركتك. فدونها لن تُحفظ الفواتير بنظام محدد ولن تستطيع إدارة الحسابات إجراء المراجعات اللازمة. فاختيارك لموظف جديد يحتاج إلى معرفة تامة بمسؤولياته ومهاراته الأساسية لتوضحها في الإعلان عن الوظيفة. فما هو الوصف الوظيفي لمسؤول الفواتير؟

 

  ما هو الوصف الوظيفي لمسؤول الفواتير؟

الوصف الوظيفي لمسؤول الفواتير هو إصدار الفواتير وإرسالها إلى العملاء وإعداد مذكرات مالية بالفواتير المستلمة الخاصة بالمصروفات. كما يسجل المبالغ المستحقة سواء كانت غير مستلمة من طرف العميل أو غير مسددة من طرف الشركة. يساهم المسؤول في الحفاظ على تدفق مالي سلس من الداخل إلى الخارج أو العكس، بمتابعة دقيقة للمستندات التي توثق كل معاملة.

 

ماهي وظيفة مسؤول الفواتير؟

مسؤول الفواتير هو الذي يساعد المؤسسات على مراقبة الإيرادات وتتبع الأموال المستحقة من العملاء ويقوم بالتوثيق واعداد الفواتير وتحديث السجلات المختلفة ويجب أن يكون مسؤول الفواتير على درجة عالية من الدقة والثقة في التعامل مع الحسابات والمستندات التي يتعامل معها داخل المؤسسة كما يجب أن يكون لديه القدرة على التنظيم والتعامل مع كمية كبيرة من المعلومات المالية ويجب ان يكون متمكن من التعامل مع برامج الكمبيوتر المختلفة لإنجاز المهام المختلفة في أسرع وقت لمساعدة المؤسسة على الإعداد الدقيق للفواتير المستحقة والحفاظ على إيرادات المؤسسة.

 

المهام الوظيفية لمهنة مسؤول الفواتير

• إدارة أرصدة الحسابات لاكتشاف الديون القائمة وتوثيق المعاملات المالية.
• جمع كل المعلومات اللازمة لحساب الفواتير المستحقة من العملاء.
• التحقق من إدخال البيانات في النظام المحاسبي لضمان دقة الفاتورة النهائية.
• إصدار الفواتير والفواتير وإرسالها إلى العملاء من خلال الوسائل المتاحة في المؤسسة (البريد ، البريد الإلكتروني ، إلخ)
• إصدار كشوف حساب العميل بشكل دوري أو عند الاحتياج.
• استلام المدفوعات من خلال الوسائل المختلفة (النقدية، الشيكات،الدفع عبر الإنترنت وغيرها) والتحقق من المصادقة.
• إرسال تذكير للمدفوعات والاتصال بالعملاء وابلاغهم.
• تحديث الوثائق والسجلات المحاسبية مع المدفوعات والارصدة الجديدة وكافة المعلومات المتعلقة بالعملاء.
• مساعدة العملاء من خلال معالجة الشكاوى الخاصة بالفواتير.
• إعداد تقرير عن النشاط وتقديمه إلى الإدارة العليا.

 

المهارات اللازمة لوظيفة مسؤول فواتير

• القدرة على التعامل مع البيانات والمعلومات المالية.
• مهارات التواصل وتقديم الحلول المختلفة للمشكلات.
• اجادة عملية التنظيم وإدارة الوقت.
• التمييز في إجراء المعادلات الرياضية المختلفة.

 

المهارات الشخصية المطلوبة  لمسؤول الفواتير

• مهارات التواصل مع الفريق والعملاء والجهات الداخلية والخارجية المختلفة التي تصدر لصالحها فواتير.
• الانتباه وملاحظة التفاصيل بدقة منعًا لظهور أخطاء أو تناقضات في الفواتير الصادرة. 
• مهارات تنظيمية والقدرة على إدارة الفواتير وأرشفتها بكفاءة تسهل الوصول إليها ومراجعتها.
• القدرة على تولي مهام متعددة والتفاعل حسب الأولويات.
• التحمل البدني والقدرة على الجلوس في مكان واحد لساعات طويلة.

 

المؤهلات والدورات التدريبية المطلوبة

لحصول المرشح على فرصة العمل كمسؤول فواتير، ينبغي أن يحصل على إحدى المؤهلات التالية:

• الحصول على شهادة ثانوية في مجال المحاسبة أو درجة البكالوريوس في التجارة.
• خبرة مسبقة في العمل في وظائف المحاسبة.
• الالتزام بالقوانين والمبادئ الخاصة بسرية المعلومات.
• المعرفة الجيدة ببرامج المحاسبة مثل مايكروسوفت إكسل وكذلك البرامج الاخرى مثل Quickbooks.

 

رغم ذلك، قد تجد بعد أخصائي التوظيف يطلب مؤهلات عليا. كما يفضل أن يحصل مسؤول الفواتير على دورة تدريبية للإلمام بأساسيات المحاسبة.

التدرج الوظيفي لمسؤول الفواتير

• أمين صندوق
• مسؤول الفواتير
• محلل فواتير
• مسؤول مشتريات
• مدير مشتريات

 

راتب مهنة مسؤول الفواتير في مصر والسعودية وأوروبا وحاجة العمل لها

يتراوح متوسط رواتب مهنة مسؤول الفواتير في مصر والسعودية وأوروبا طبقًا للموقع الجغرافي كالآتي:

 

الوظيفه	الراتب	حاجه العمل	المصدر
متوسط رواتب مهنة مسؤول الفواتير في السعودية	7,310  ريال سعودي	منخفضة	erieri
متوسط رواتب مهنة مسؤول الفواتير في مصر	4,500 جنيه مصري	منخفضة	Salary Explorer
راتب رواتب مهنة مسؤول الفواتير في أمريكا	2,667  يورو	منخفضة	Glassdoor

 

مميزات وظيفة مسؤول الفواتير

• مناسبة للأفراد الذين يفضلون الالتزام بروتين محدد.
• مهنة ممتازة للأفراد الذين يفضلون العمل داخل مكتب إداري.
• وظيفة فعالة لبناء علاقات قوية مع عملاء وصناع القرار في شركات مختلفة.
• يمكن التعيين فيها بسهولة لأنها تعتمد على المهارات لا المؤهل.
• لا تحتاج إلى ساعات عمل طويلة ولا يتعرض الموظف إلى ضغط.

 

عيوب وظيفة مسؤول الفواتير

• ليس لها مسار وظيفي محدد واضح.
• يعتبرها البعض وظيفة مؤقتة إلى أن يجد وظيفة أفضل، لهذا معدلات الرحيل مرتفعة.
• الرواتب قد تقل عن المتوسط في بعض الأحيان.
• يراها البعض وظيفة تحصيل فقط رغم أنها قد تتضمن مهام أخرى.
• يتطلب من الموظف تعلم مهارات صعبة أو الحصول على شهادات متخصصة لينتقل إلى المجال المحاسبي.

 

الأسئلة المتوقعة في المقابلة للوظيفة

• هل لك سابق خبرة في التعامل مع أنظمة الفوترة؟
• كيف تضمن دقة البيانات التي تسجلها في الفواتير؟
• كيف تعاملت مع مشكلة خاصة بفاتورة عميل؟

وبعد ان وضحنا كل مايخص مسؤل الفواتير يوجد بعض الوظائف التي تتشابه كتثرا معها وهي مشرف الفواتير ومحلل الفواتير واليك  تعريف كل منهم لتوضيح الفرق وعدم حدوث لبس بينهم كالاتي :-

 

ما هي مسؤوليات مشرف الفواتير؟

مشرف الفواتير من طبيعة المسمى الوظيفي هو المسؤول الاول عن ادارة اجراءات الفواتير ويحافظ على الإيرادات من خلال إنشاء وتنفيذ انظمة التحكم في عمليات اصدار الفواتير ومتابعة أداء الموظفين داخل القسم المسؤول وهو في أغلب الأحيان قسم المحاسبة حيث يعمل مشرف الفواتير تحت ادارة قسم القسم المحاسبي ومن اهم المسؤليات :- 

• إعداد الموارد البشرية واختيار الموظفين وتوجيههم لتحقيق أهداف المؤسسة.
• جدولة وتنظيم المهام داخل القسم وتدريب الموظفين بشكل دوري.
• التخطيط مع رصد وتقييم أداء العمل وتقديم المقترحات والتوصيات.

 

ما هو محلل الفواتير؟؟

محلل الفواتير هو المسؤول عن عمليات الفوترة في قسم المحاسبة، ويعُتمد عليه في إصدار الفواتير بدرجة عالية من الدقة لضمان أرباح المؤسسة كما يجب أن يكون لدى محلل الفواتير الحرص على متابعة كل التفاصيل والإشراف على المواعيد النهائية الخاصة بالأعمال التي توكل إليه، والهدف من وظيفة محلل الفواتير هو مراقبة العمليات الحسابية المستحقة والتأكد من عملية إصدار الفواتير بالشكل الصحيح للعملاء المؤسسة ومن اهم مسؤولياته مايلي :-

• متابعة عملية إصدار الفواتير بشكل دقيق.
• التعامل مع شكاوى العملاء وحل مشكلات الفوترة.
• الاحتفاظ بسجلات محدثة للحسابات المستحقة القبض.
• معالجة العقود والمعاملات الجديدة.

 

Billing Clerk Job Description

The job description of an invoice clerk is to issue invoices to be sent to the clients, to preserve the company’s financial rights and the client’s. The clerk is responsible for developing a sustainable cash or credit recording workflow. Besides issuing invoices, the clerk ensures that no invoice errors occur and maintains seamless expense tracking.