Document Controller -ما هي مهام مراقب المستندات والوثائق

 

 

ماهي وظيفة مراقب وثائق ومستندات – Document Controller ؟

وظيفة مراقب الوثائق والمستندات هو المسؤول عن كتابة العقود وارشفة الملفات والتأكد الدائم من سهولة وصول الموظفين إلى المستندات والوثائق اللازمة لذلك تحتاج هذه الوظيفة أن تكون لديك الخبرة الجيدة في مراجعة المستندات الفنية والقدرة على اكتشاف الأخطاء ومتابعة الإجراءات اللازمة للحفاظ على دقة هذه المستندات وسهولة التعامل معها وتتبعها.

 ماهو الوصف الوظيفي  لوظيفة document controller 

يعرّف الوصف الوظيفي لوظيفة مراقب الملفات document controller انه هو المسؤول عن  حفظ جميع المستندات الخاصة بالشركة عن طريق عمل نظام متكامل يساعد على إرسال واستقبال المستندات والمعلومات بشكل سهل ومنظم عن طريق تقسيمها بشكل متسلسل يسهل عملية الوصول للمستندات بمنتهى السهولة في أي وقت، وتشمل تلك المستندات ( المراسلات والايميلات – العقود – المرفقات الخاصة – الأوراق الرسمية).

 

ماهي مهام مراقب المستندات ؟

من اهم مهام  وظيفة Document Controller مايلي:-

• التأكد من أن جميع الوثائق تتبع التنسيق المتوافق مع لوائح وانظمة المؤسسة.
• إنشاء قوالب للمستندات لاستخدامها في المستقبل و إدارة تدفق الوثائق داخل المؤسسة
• الحفاظ على السرية حول المعلومات الحساسة وشروط الاتفاق الخاصة بالمؤسسة.
• الإشراف على استرجاع الملفات  بسهولة حسب احتياج الموظفين والعملاء.
• مراجعة وتحديث الوثائق والمستندات المختلفة مثل ملفات سير العمل.
• متابعة عمليات النسخ والتخزين الخاص بالوثائق والمستندات.
• إنشاء نظام لمساعدة الإدارة فيما يخص المستندات الورقية.
• إعداد تقارير مخصصة عن المشاريع حسب احتياجات العمل.
• مراجعة وصيانة الارشيف بالشكل الورقي وكذلك الالكتروني.
• إعداد وإدارة الملفات والوثائق الخاصة بالمؤسسة.
• متابعة ورفع التقارير عن سير الوثائق.
• التحقق دقة تحرير الملفات المختلفة.

 

المهارات اللازمة لوظيفة مراقب وثائق ومستندات

• القدرة على الالتزام بالنظم واللوائح التنظيمية
• المعرفة الجيدة بقانون العمل وقوانين المؤسسات.
• يجيد عملية الكتابة وتحرير الوثائق.
• اجادة إجراءات المراجعة والتنظيم.
• معرفة جيدة بانظمة ادارة الوثائق الاكترونية (EDMS)
• يجيد التعامل مع برامج مايكروسوفت اوفيس وخصوصًا (Excel , Word)

 

  المهارات الشخصية المطلوبة  لوظيفة document controller

•  القدرة على إدارة المهام بكفاءة .
• إيجاد حلول لتحسين عمليات مراجعة المستندات .
• التعاون مع الاقسام الاخرى لضمان دقة محتوى المستندات .
• التحليل الدائم لمعرفة مستوى دقة وكفاءة المستندات .

 

المؤهلات والتدريبات المطلوبة لوظيفة مراقب المستندات

من اهم متطلبات العمل في وظيفة مراقب وثائق ومستندات مايلي :-

• الحصول على بكاليريوس تجارة او ادارة اعمال .
• خبرة من 3 ل 5 سنوات بهذا المجال.
• إتقان مهارات الحاسب الآلي .
• اجادة اللغة الانجليزية من حيث الكتابة الدقيقة وشمولية المعرفة بالمصطلحات .
• الحصول على دورات تخصصية في المجال الأرشيف
• الخبرة السابقة في وظيفة مراقب او محرر وثائق
• المعرفة الجيدة بإدارة المشروعات.
• اجادة التعامل مع الملفات المختلفة بدقة والانتباه للتفاصيل.

 

 التدرج الوظيفي  لوظيفة document controller 

• مساعد مراقب المستندات (Document Control Assistant)
• مراقب المستندات (Document Controller)
• مدير مستندات  (Document ControllerManager)
• مدير قسم إدارة المستندات (Document Controller Department Manager)

 

كم راتب مراقب وثائق؟ document controller  وحاجة العمل لها

الوظيفه	الراتب	حاجه العمل	المصدر
متوسط راتب مراقب وثائق ومستندات في السعودية	7,150  ريال سعودي	مرتفعة	salaryexplorer
متوسط الراتب الشهري لوظيفة راتب مراقب وثائق ومستندات في مصر	5,030 جنيه مصري	مرتفعة	salaryexplorer
متوسط الراتب الشهري لمراقب وثائق ومستندات في اوروبا	4,500  يورو	مرتفعة	Glassdoor

 

 مميزات وظيفة document controller 

• الدقة في جميع الأمور الحياتية .
• اتقان مهارة الانضباط  .
• تعلم كيفية الاستفادة من الموارد المتاحة .

 

عيوب وظيفة document controller  

• الوظيفة تتطلب الكثير من الجهد والوقت لتحقيق أهدافها .
• العوامل الخارجية قد تؤثر على مدى كفاءتك  .
• صعوبة عملية التخزين .

 

الأسئلة المتوقعة في المقابلة لوظيفة document controller 

• ما هي المهارات الأساسية اللازمة للنجاح في وظيفة مراقب المستندات؟
• صف لنا  أكبر التحديات التي يواجهها مراقب المستندات من وجهة نظرك ؟
• ماهي برامج ادارة المستندات الرقمية التي تستخدمها ؟

 

document controller Job Describtion

The job description of a document controller is to manage, organize, and archive documents in a systematic way that makes them easier to access and review. He puts a certain system in numbering documents and developing them. Besides storing the official documents physically, he is responsible for scanning and storing them digitally.