قد يختلف مفهوم المهام الوظيفية للسكرتارية لدى البعض وخصوصاً في عالمنا العربي، ويبدأ كل شخص في شرحها بناءً على المهام الموكلة إليه، ولكن على كل حال لا يمكن إنكار أهمية هذه الوظيفة داخل بعض الشركات. ففي حين ندرة تواجدها بداخل الشركات الصغيرة، وكذلك اختيارية تعيين السكرتير بداخل الشركات متوسطة الحجم، إلا أنها تعد إلزامية تقريباً لدى الشركات الكبيرة، فبدون سكرتير نبيه ضمن الطاقم الإداري للشركة ستحدث مشاكل عديدة تكون بمثابة الأعراض المزعجة التي تفاقم من المشاكل الاعتيادية بداخل أي شركة وتجعل الأمور أسوأ.
الوصف الوظيفي لمهنة السكرتير / السكرتيرة
يبنى مفهوم وظيفة السكرتارية على تقديم كافة سبل المساعدة والدعم للقسم الإداري والتنفيذي الخاص بالشركة، وذلك من خلال الاهتمام بتنظيم كافة الأعمال الإدارية، بالإضافة إلى توجيه ومتابعة باقي الأقسام والمكاتب الداخلية للشركة. وهو ملزم كذلك بتنسيق وجدولة أي مواعيد أو ارتباطات خاصة بالإدارة سواء داخل الشركة أو خارجها، كالمقابلات والاجتماعات، ويحق له كذلك حضور كافة اجتماعات الشركة سواء مرافقاً للإدارة أو نائباً عنها، وحفظ أي قرارات أو توصيات ناتجة لعرضها على المدير العام لاحقاً.
المهام الوظيفية للسكرتارية
- تنظيم المواعيد الخاصة بالاجتماعات والمقابلات
- تنظيم وأرشفة الملفات والمستندات والسجلات الإدارية
- استقبال وإجراء المكالمات التليفونية ورسائل البريد الإلكتروني
- استقبال الضيوف وتنظيم جدول الاجتماعات
- تحضير قاعات الاجتماعات
- تحضير محضر الاجتماعات
- الإشراف العام على كافة الأقسام بالشركة
- متابعة حالة تنفيذ أي قرارات صادة من الإدارة.
- تنفيذ أي مهام أخرى قد يتم إسنادها من قبل الإدارة.
- تأكيد حجوزات السفر للذهاب والعودة
- كتابة الخطابات الإدارية لمختلف الجهات
- تحضير تقارير المصروفات والواردات
- كتابة وتحرير وطباعة النصوص الإدارية
- كتابة وتسليم التقارير الدورية
- تنظيم العمل داخل الشركة وبين الإدارات وبعضها
إذا كنت تبحث / تبحثي عن وظيفة سكرتير/سكرتيرة فيمكنك التقديم على الوظيفة المناسبة إليك من خلال قسم وظائف سكرتارية في موقع تنقيب ويمكنك تسجيل بياناتك من هنا
أما إذا كنت صاحب عمل وتبحث عن سكرتير مثالي وكفئ لشركتك فيمكنك تقديم بيانات شركتك والتسجيل في موقع تنقيب كصاحب عمل
