الوصف الوظيفي ومهام المشرف الإداري-Administrative Supervisor

كل نظام إداري يحتاج إلى موظفين يشرفون عليه ويتأكدون من صلاحيته ومساهمته في تحسين سير العمل. يعد المشرف الإداري أحد أهم الموارد البشرية في هذا القسم. فهو منسق، ومخطط، ومراجع، ومنفذ لأغلب الشؤون الإدارية. فما هو الوصف الوظيفي لمهنة المشرف الإداري؟ وما المهارات التي تضمن أداء عمله بكفاءة؟

 

 

ما هو الوصف الوظيفي للمشرف الإداري؟

الوصف الوظيفي للمشرف الإداري يتضمن تنظيم سير العمل من خلال بناء قنوات تواصل داخلية يمكن الاعتماد عليها. كما يتفاعل مع احتياجات الفريق الإداري ويساعد على إنجاز المهام اليومية المطلوبة منهم ويتابعها ويضمن اكتمالها بدون أية عوائق. كذلك يخطط المشرف أفضل الأساليب الصالحة للتنفيذ لتساعد الموظفين على تحقيق أداء مثالي يؤدي إلى نتائج عملية مؤثرة.

 

يمكنك الاطلاع ايضا علي :- الوصف الوظيفي للمدير الاداري

 

ماهي وظيفة مشرف اداري؟

تقوم بعض مؤسسات تقديم الخدمات الإدارية بتوظيف قائد فريق إداري وهو المسؤول عن بناء وخلق بيئة فريق ملهمة مع ثقافة تواصل مفتوحة وتحديد أهداف الفريق بشكل واضح وكذلك تفويض المهام وتحديد المواعيد النهائية لفريق العمل وكذلك مسؤولاً عن الإشراف على أعضاء الفريق وتحفيزهم بشكل يومي.

 

مهام المشرف الإداري

من مهام وظيفة مشرف اداري مايلي :-

• إنشاء بيئة فريق ملهمة مع ثقافة تواصل مفتوحة.
• وضع أهداف واضحة للفريق.
• تفويض المهام وتحديد المواعيد النهائية.
• الإشراف على العملية بشكل يومي.
• مراقبة أداء الفريق وتقديم تقرير فريق العمل.
• تحفيز أعضاء الفريق بشكل مستمر.
• اكتشاف الاحتياجات التدريبية وتوفير التدريبات اللازمة.
• التواصل والتعرف على تعليقات أعضاء الفريق وحل أي مشاكل تعرقل سير العمل.
• التعرف على الأداء العالي والإنجازات وتقديم المكافآت.
• تشجيع فريق العمل على الإبداع.
• اقتراح وتنظيم أنشطة تساعد على بناء الفريق.

 

تعرف ايضا علي :- مهام المنسق الاداري

 

المهارات اللازمة لوظيفة مشرف إداري

• معرفة متعمقة بمقاييس الأداء.
• اجادة استخدام برامج الكمبيوتر وخاصة MS Excel.
• القدرة على التواصل والقيادة بشكل ممتاز.
• امتلاك المهارات التنظيمية وإدارة الوقت.
• القدرة على اتخاذ القرار وتقديم حلول مناسبة للمشكلات المختلفة.

 

 

المهارات الشخصية المطلوبة للمشرف الإداري

• القدرة التنظيمية من حيث جداول الوقت وترتيب المهام بناءً على أولويات الشركة وأهدافها.
• الملاحظة والدقة الشديدة لعوامل الضعف المسببة للأداء غير المُرضي أو النفقات المكتبية الباهظة.
• القيادة وتدريب الموظفين الجدد على المهام الوظيفية المطلوبة مع توجيههم إلى قيم ومبادئ الشركة.
• حل المشكلات ومواجهة التحديات التي تواجه أي فريق أثناء أداء مهامه لضمان السير المستمر للعمل.
• المرونة في تحمل المزيد من المهام أو إزالة بعض المسؤوليات والتي قد تحدث نتيجة تغيرات إدارية.

 

المؤهلات والدورات التدريبية المطلوبة

يتطلب من المرشح لوظيفة المشرف الإداري الحصول على إحدى الشهادات التالية:

• بكالوريوس تجارة
• الحصول على درجة البكالوريوس إدارة الأعمال.
• الخبرة السابقة في وظيفة مشرف إداري
• يفضل الحصول على شهادة في الإدارة أو التدريب في قيادة

أو أي شهادات أخرى ذات صلة بالشؤون الإدارية.

 

 التدرج الوظيفي للمشرف الإداري

• مسؤول إداري
• مشرف الإداري
• مدير مكتب
• مدير قسم الشؤون الإدارية

 

راتب وظيفة مشرف إداري وحاجة العمل لها

تراوح متوسط الرواتب بالنسبة لوظيفة مشرف إداري في مصر والسعودية وأوروبا طبقًا للموقع الجغرافي كالآتي:

الوظيفه	الراتب	حاجه العمل	المصدر
متوسط راتب مشرف إداري في السعوديه	13,000  ريال سعودي	منخفضة	Salary Explorer
متوسط  راتب مشرف إداري في مصر	7,480 جنيه مصري	منخفضة	Salary Explorer
administrative supervisor salary في اوروبا	6,409  يورو	مرتفعة	Glassdoor

 

 مميزات وظيفة المشرف الإداري

• توجد العديد من مهام المشرف الإداري غير معتمدة على أفراد آخرين مما يجعل تنفيذها أسهل وأسرع.
• تضمن تطور المهارات والترقي في السلم الوظيفي إلى منصاب إدارية أعلى.
•  توفر فرص كثيرة في مجالات عمل مختلفة تحتاج إلى مشرف إداري مؤهل.
• التدرب على مهام المشرف الإداري سهل ويمكن أن يصبح المرشح ماهر بها خلال مدة سريعة.
• يستطيع المشرف الإداري بناء علاقات مساعدة تساعده في الحياة العملية.

 

عيوب وظيفة المشرف الإداري

• تعدد المهام المستمر قد يؤدي إلى نتائج سلبية كانخفاض الجودة أو تشتت التركيز وغيرها.
• التنسيق الدائم بين الأفراد وإدارة سير العمل يحتاج دائمًا إلى صبر وهدوء شديد مما قد يولد بعض الضغط.
• الرواتب تميل إلى الانخفاض رغم المهام الكثيرة والحرجة التي يتولى المشرف الإداري مسؤوليتها.
• المداومة على الاحتفاظ بالعنصر التحفيزي في المهام والتعاملات لصالح العمل مما يضع المشرف في موقف غير مريح.
• تختلف المهام من كل مكان عمل إلى آخر، فقد تضاف إلى عملك مهام لم تكن على معتاد على أدائها.

يعد المشرف الإداري دورًا حاسمًا في إدارة العمليات الإدارية داخل المنظمة لذلك سنوضح لك بالتفصيل مهام وظيفة مشرف اداري من خلال هذا المقال

 

الأسئلة المتوقعة في المقابلة للوظيفة

• ما الذي يحافظ على تحفزك للعمل أثناء أداء المهام المتكررة؟
• كيف تتابع مستلزمات المكتب بصفة دورية؟
• هل لديك خبرة في تدريب الموظفين؟ اذكر الأستراتيجيات التي تتبعها في ذلك.

 

للإطلاع علي اسئله المقابلات يمكنك الاطلاع علي :- اسئلة مقابلة شخصية لوظيفة ادارية

 

Administrative Supervisor Job Description

An administration manager implements strategies to keep a seamless workflow. He leads the administration team and supervises daily tasks to ensure they are following the plan. He establishes an integrated system that keeps track of different departments’ tasks and ensures they are connected.