نموذج وصف وظيفي مساعد إداري – Administrative Assistant

 

 

ما هو وصف وظيفي مساعد إداري؟

االوصف الوظيفي لمساعد اداري انه هو فرد مسؤول عن إدارة الأعمال الخاصة بالمدير بالإضافة إلى دعمه بالبيانات والملفات اللازمة خلال يوم العمل. كما يساعد المدير أو رئيس القسم في عمليات البحث والتحليل وغيرها من الأنشطة التي تساعده في اتخاذ قرارات سليمة. لذا المساعد الإداري يختصر كثير من الوقت والجهد للمدير ويصبح مفوض منه في كثير من المهام الورقية و الروتينية.

 

ما هي وظيفة مساعد اداري Admin Assistant

وظيفة مساعد إداري تعتبر من الوظائف الإدارية حيث انه يعمل كنقطة اتصال بين المدير والعملاء وهو المسؤول عن استلام المراسلات وتوجيه المكالمات الهاتفية ومعالجة الطلبات والاستعلامات بشكل مناسب وتقديم الخدمات الدعم المبدئي وكذلك تنظيم وجدولة المهام الإدارية.

 

مهام المساعد الاداري

من اهم مهام مساعد اداري مايلي :-

• استقبال وإعادة توجيه المراسلات والمكالمات الهاتفية.
• التعامل مع الطلبات والاستفسارات بشكل مناسب.
• إدارة مذكرات وجدولة الاجتماعات والمواعيد.
• اتخاذ ترتيبات السفر واتمام اجراءات الحجز.
• متابعة اللوازم المكتبية وتقديم الطلبات بشكل دوري.
• إعداد التقارير والعروض التقديمية والملخصات.
• الترتيب والحفاظ على نظام الملفات المكتبية.

 

يمكنك ايضا الاطلاع علي :- مهام مساعد المدير

 

المهارات اللازمة لوظيفة مساعد إداري

• معرفة نظم إدارة المكاتب والإجراءات الإدارية.
• اجادة التواصل مع الشخصيات المختلفة.
• القدرة على إعداد التقارير الدورية.
• اجادة مهارات الإدارة وتنظيم الوقت وترتيب المهام.
• متابعة ورصد احتياجات الأدوات واللوازم المكتبية.
• المرونة والقدرة على تحديد أولويات العمل.

 

 المهارات الشخصية المطلوبة لمساعد إداري

• امتلاك روح المبادرة التي تدعم المدير على إنجاز مهامه وتحقيق أهداف الفريق
• الاهتمام بالتفاصيل ومراجعة الملفات قبل عرضها إلى المدير لاكتشاف الأخطاء
• توفير التعاون الإيجابي بين المدير والفريق وخلق قناة تواصل شفافة تساعد العمل على النمو
• التعامل مع ضغوطات العمل بحكمة وصبر والتفاعل مع كل مشروع أو مهمة قبل تمريرها إلى المدير
• القدرة على حل المشكلات والتعامل مع كل مهمة يتم تفويضها إلى المساعد من قبل المدير وتنظيم الوقت
• أن يكون موضع ثقة للمدير ومصدر للأمانة لأنه قد يتعامل مع بيانات قد تكون حساسة بالنسبة للعمل

 

شروط وظيفة مساعد إداري والمؤهلات والدورات التدريبية المطلوبة

يحتاج المساعد الإداري لتوظيفه إلى الحصول على إحدى الشهادات الآتية:

• شهادة البكالوريوس في تخصص يتناسب مع احتياجات العمل
• دبلوم سكرتارية تنفيذية
• الخبرة العملية في وظيفة مساعد إداري.

 

 

التدرج الوظيفي لمساعد إداري

وبعد ان وضحنا كل مايخص الوصف الوظيفي للمساعد الإداري نوضح لك انه يوجد ثلاثة مسارات أساسية يمكن من خلالها أن يتدرج المساعد الإداري، وهي كالتالي:

1– المسار الأول

• مساعد إداري مبتدئ
• إداري متوسط المستوى
• مساعد إداري متقدم
• مساعد تنفيذي
• مدير المساعدين الإداريين

 

2– المسار الثاني

• مساعد إداري
• مساعد تنفيذي
• سكرتير الشركة
• مدير مكتب

 

3– المسار الثالث

• مساعد إداري
• مساعد علاقات عامة
• مدير علاقات عامة

 

يمكنك الان معرفه :- مهام المشرف الإداري

 

راتب وظيفة مساعد إداري وحاجة العمل لها 

دعنا نوضح لك كم راتب مساعد اداري بكالوريوس حيث يتراوح راتب وظيفة مساعد إداري في المناطق التالية كالاتي :

 

الوظيفه	الراتب	حاجه العمل	المصدر
متوسط راتب مساعد اداري في السعودية	4,427  ريال سعودي	متوسط	Indeed
متوسط راتب مساعد اداري في مصر	4,640 جنيه مصري	مرتفعة	salaryexplorer
متوسط الراتب الشهري للمساعد الإداري في اوروبا	1,930  يورو	مرتفعة	salaryexplorer

 

مميزات وظيفة مساعد إداري

• بناء علاقات مع كثير من الأفراد من مختلف المجالات والأقسام
• تطوير مهارات متنوعة صالحة للتطبيق بأي مجال عمل
• إمكانية العمل عن بعد ومن أي مكان
• فرص سفر في رحلات عمل إلى خارج البلاد
• أغلب وظائف المساعد الإداري تتميز بالأمان الوظيفي

 

عيوب وظيفة مساعد إداري

• التعرض إلى كثير من الضغوطات قد تؤثر على كفاءة العمل وجودته إن لم يتم التعامل معها بحكمة.
• تتطلب الرد على مكالمات ورسائل العمل أحيانًا في العطلات مما يؤثر على الحياة الشخصية.
• الكثير من المهام الروتينية مثل إدخال البيانات، إدارة المصروفات والفواتير، وغيرها.
• ارتفاع التنافس لسهولة الانضمام إلى هذه الوظيفة بامتلاك خبرة عمل بسيطة.
•  المهام الوظيفة غير ثابتة وقد تتغير من مكان عمل إلى آخر.

 

الأسئلة المتوقعة في المقابلة للوظيفة

• ما خبرتك في إدارة المشروعات وكيف طبقتها في مساعدة المدراء التنفيذيين أو مديري الأقسام؟
• كيف تتعامل مع مواقف المسببة للضغط مثل تعديلات اللحظات الأخيرة الخاصة بالرحلات وتضارب الأولويات؟
• ما أفضل أساليب التواصل التي تتبناها مع المدراء التنفيذيين والفرق المختلفة؟

 

ويمكنك ايضا تحميل نموذج مساعد اداري وصف وظيفي :- وصف وظيفي مساعد إداري pdf

 

Administrative Assistant Job Description?

A personal assistant is responsible for receiving incoming phone calls and correspondence for the manager to organize and prioritize them based on a framework preset by the manager. The assistant responsibilities include managing business trips and appointments that are involved in business operations.