الوصف الوظيفي للسكرتير التنفيذي – Executive Secretary

 

 

ما هو الوصف الوظيفي للسكرتير التنفيذي؟

يُعرف الوصف الوظيفي للسكرتير التنفيذي بأنه الشخص المسؤول عن تدعيم الإدارة التنفيذية للشركة أو المؤسسة من خلال إدارة الجداول الزمنية، والمساهمة في مراجعة المستندات قبل إرسالها إلى موظفي الشركة أو أصحاب المصلحة، إضافة إلى ذلك يقوم السكرتير التنفيذي بالرد على المكالمات الهاتفية الهامة وإرسال رسائل البريد الإلكتروني الضرورية بالنيابة عن الإداريين التنفيذيين.

إضافة إلى ذلك يُكلف السكرتير التنفيذي أحيانًا كثيرة بحضور الاجتماعات الهامة، كذلك فهو مسؤول عن الحفاظ على المعلومات السرية التي يتم تداولها في حدود الإداريين فقط في الشركة، ويمتلك مسؤولي وظيفة السكرتير التنفيذي مهارات واسعة في التنظيم وإتقان البرامج المكتبية بما يحقق في النهاية إدارة الأعمال بفعالية وكفاءة.

 

ماهي وظيفة السكرتير التنفيذي؟

هو المسؤول عن الحفاظ على جدول أعمال المدير التنفيذي والمساعدة في تخطيط المواعيد واجتماعات مجلس الإدارة والمؤتمرات إلخ وحضور الاجتماعات وكذلك تلقي المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها والقيام بأداء مجموعة متنوعة من المهام الإدارية وتحتاج الوظيفة القدرة على إدارة الوقت والقيام بمهام مختلفة.

 

يمكنك ايضا معرفه :- ماهي انواع السكرتارية

 

مهام السكرتير التنفيذي

• إعداد جدول الأعمال للمدير التنفيذي والمساعدة في تخطيط المواعيد واجتماعات مجلس الإدارة والمؤتمرات إلخ.
• التنسيق وحضور الاجتماعات بالنيابة عن المدير التنفيذي.
• استقبال المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها حسب الطلب.
• التعامل المراسلات الصادرة والواردة وترتيبها حسب الأولويات.
• إعداد وتجهيز ترتيبات السفر للمديرين التنفيذيين.
• التعامل مع الوثائق السرية والتأكد من بقائها بشكل آمن.
• إعداد الفواتير و البيانات المالية وتقديم المساعدة في مسك الدفاتر.
• مراقبة اللوازم المكتبية والتفاوض مع الموردين لضمان أكثر الطلبات فعالية من حيث التكلفة.
• الحفاظ على السجلات الإلكترونية والورقية وضمان تنظيم المعلومات بحيث يمكن الوصول إليها بسهولة.
• إجراء البحوث وإعداد العروض التقديمية و التقارير عند الطلب.

 

اقرأ ايضا :- مهام السكرتارية الطبية .

 

 

مهارات السكرتير التنفيذي

• اجادة استخدام برامج مايكروسوفت اوفيس MS Office.
• القدرة على استخدام برامج تخطيط موارد المشاريع ERP.
• المعرفة الجيدة بإدارة المكاتب والإجراءات المحاسبية الأساسية.
• اجادة التعامل مع المفردات الفنية للصناعات المختلفة.
• الإلمام بأساليب البحث الأساسية وتقنيات إعداد التقارير.
• امتلاك مهارات تنظيمية قوية والقدرة على إدارة وقت بشكل ممتاز.
• القدرة على التفاوض والاقناع.
• اجادة مهارات التواصل مع الشخصيات المختلفة.
• النزاهة والسرية في التعامل مع البيانات المختلفة.

 

المهارات الشخصية اللازمة لوظيفة السكرتير التنفيذي 

• مهارة ابتكار حلول فعالة ومساعدة الإداريين التنفيذيين في مواجهة المشاكل والتحديات بأفكار تزيد من تحسينات وتطويرات  دورة العمل داخل الشركة أو المؤسسة.
• التعامل بمهنية والتخلي عن أي تحيز يحقق مصالح وأطماع شخصية.
• مهارة العمل تحت ضغط والقدرة على القيام بمهام متعددة في وقت واحد، وأدائها على أكمل وجه.
• القدرة على التعلم السريع واكتساب الخبرة وفهم أنظمة العمل المختلفة.
• الانتباه إلى أدق التفاصيل الخاصة بالمستندات والوثائق المهمة.

 

المؤهلات والدورات التدريبية اللازمة لوظيفة السكرتير التنفيذي

من اهم متطلبات العمل في وظيفة السكرتير التنفيذي مايلي :-

•  الحصول على درجة البكالوريوس في مجال إدارة الأعمال.
• يُفضل دراسة دبلومة معتمدة في مجال السكرتارية وإدارة المكاتب.
• الحصول على دورات تدريبية بشهادة معتمدة لإجادة التعامل مع برامج مايكروسوفت.
• الاشتراك في بعض المنح الأكاديمية والتدريبية المتخصصة في التعامل مع أنظمة إدارة وتخطيط موارد المؤسسة، وأشهرها برنامج دفترة على سبيل المثال.
• الحصول على دورات تدريبية لتنمية اللغات العربية والإنجليزية تحدثًا وكتابًة، إلى جانب بعض اللغات الفرعية الأخرى، خاصة إذا كانت هذه اللغات لازمة وضرورية ولها علاقة بطبيعة عمل السكرتير التنفيذي داخل الشركة أو المؤسسة.
• الخبرة العملية في وظيفة سكرتير تنفيذي.

 

 

التدرج الوظيفي لوظيفة السكرتير التنفيذي

• سكرتير.
• سكرتير تنفيذي.
• مدير السكرتارية التنفيذية.

 

راتب وظيفة السكرتير التنفيذي وحاجة العمل لها 

 يختلف راتب وظيفة السكرتير التنفيذي وحاجة العمل لها حسب المتطلبات الخاصة بها والنطاق الجغرافي ونوع الشركة التي سيتم العمل بها

الوظيفه	الراتب	حاجه العمل	المصدر
متوسط راتب السكرتير التنفيذي في السعودية	7,020  ريال سعودي	متوسط	salaryexplorer
متوسط راتب سكرتير تنفيذي في مصر	3,930 جنيه	متوسط	salaryexplorer

 

مميزات وظيفة السكرتير التنفيذي 

• تتيح الوظيفة التفاعل مع العديد من الإدارات والمسؤولين التنفيذيين، مما يساعد على اتساع شبكة التواصل والمعارف المهنية للسكرتير التنفيذي والحصول على فرص أفضل.
• تحقق وظيفة السكرتير التنفيذي لـ مسؤوليها الاستقرار الوظيفي والمالي، نتيجة زيادة الطلب عليها وارتفاع راتبها خاصة في الشركات والمؤسسات الكبرى.
• تعمل وظيفة السكرتير التنفيذي على تنمية مهارات التنظيم والتواصل لدى المسؤول عنها، وتُثقل الخبرة لديه على مستوى الشؤون الإدارية في المجالات المختلفة.
• توفر الوظيفة لصاحبها فرص السفر إلى أماكن ودول جديدة لضرورة استكمال مهام عمله المتعلقة بتنظيم مؤتمر أو اجتماع أو غيرها.
• يمكن الترقية والوصول إلى مناصب إدارية أعلى بسهولة خاصة مع زيادة خبرة السكرتير التنفيذي.

 

عيوب وظيفة السكرتير التنفيذي

• تسبب وظيفة السكرتير التنفيذي بعض الضغوط المتعلقة بإدارة المهام المتعددة وتنظيم المواعيد وإدارة تنسيق وترتيب الاجتماعات والأحداث الهامة للمؤسسة.
• تلقي الوظيفة على مسؤوليها أعباء العمل لساعات إضافية أو حتى في أوقات العطلات خاصة إذا كان الأمر يتعلق باجتماع أو مؤتمر أو مناقشة حدث إداري هام.
• تتطلب وظيفة السكرتير التنفيذي القيام ببعض المهام الإدارية، المكتبية، أو التنظيمية الروتينية التي قد تصيب مسؤول الوظيفة بالملل والرتابة.

 

الأسئلة المتوقعة للمقابلة لوظيفة السكرتير التنفيذي

• هل لديك خبرة في التعامل مع برامج تنظيم وإدارة موارد المؤسسة؟
• كيف تقوم بتنظيم الاجتماعات والمؤتمرات والمناسبات الهامة؟
• ما هي أكثر الطرق الفعالة لتنظيم الملفات والوثائق، وكيف تتعامل مع المعلومات السرية وتحافظ عليها؟

 

Executive Secretary Job Description

The Executive Secretary’s job description is defined as the person responsible for strengthening the executive management of the company or institution by managing schedules, and contributing to the review of documents before they are sent to company employees or stakeholders.

In addition, the Executive Secretary responds to important telephone calls and sends the necessary emails on behalf of executive managers.