Procurement Specialist -الوصف الوظيفي لمسؤول المشتريات

تعتبر وظيفة مسؤولو المشتريات واحدة من أهم الوظائف في مجال الأعمال والأنشطة التجارية، ويتميز أصحاب هذه الوظيفة بمهارات التفاوض والبحث الجيدة للحصول على أكثر الاتفاقيات المربحة مع الموردين المناسبين بما يحقق في النهاية مصلحة المؤسسة ويساعد على نموها وتطويرها، ولا يقتصر دور موظفي المشتريات على الجانب المهني فقط، حيث يعتمد الوصف الوظيفي لمسؤول المشتريات بشكل كبير على التفكير الإبداعي لتحليل اتجاهات سوق المشتريات بناء على مراقبة معدلات العرض والطلب من التجار والجمهور على المنتجات والبضائع المختلفة، ويساهم ذلك على تطوير العمليات الإنتاجية للشركة وتوجيهها صوب الإتجاه السليم لتحقيق التوازن بين الجودة والتكلفة والربح بأعلى كفاءة ممكنة.

 

 

ما هو الوصف الوظيفي لمسؤول المشتريات؟

يُعرف الوصف الوظيفي لموظفي المشتريات على أنها تلك الوظيفة التي يتحمل مسؤوليها تنظيم وإدارة عمليات الشراء اللازمة من المواد والسلع والخدمات لاستمرار ونمو النشاط التجاري للشركة أو المؤسسة بكفاءة وفاعلية، ويمثل موظفي المشتريات حلقة الوصل الأولى باسم الشركة مع الموردين للحصول على أفضل العروض والأسعار المناسبة، ومن ثم يقوموا باتخاذ القرارات الاستراتيجية المناسبة لتوقيع عقود الشراء وفق المعايير والسياسات المحددة بما يضمن توفير احتياجات المؤسسة في الوقت المناسب.

وكذلك يتولى موظفي المشتريات عمليات متابعة ومراقبة جودة الموارد التي يتم استيرادها والتأكد من تطابقها للمواصفات المطلوبة وضمان تسليمها في المواعيد المحددة، وأخيرًا يعتبر مسؤولي المشتريات مفتاح لنجاح المؤسسة وتحقيق أهدافها المالية ونموها في السوق التنافسي.

 

يمكنك الاطلاع ايضا علي :- مهام المشرف الإداري

 

 ماهي وظيفة مسؤول مشتريات

مسؤول المشتريات أو ما يعرف بمدير المشتريات هو الشخص المسؤول عن كافة  العمليات الخاصة بالشراء  التي تتم داخل الشركة او المؤسسة سواء كانت سلع أو بضائع أو خدمات.

مسؤول المشتريات هو خبير أعمال يقوم بإجراء دراسة حول أفضل طريقة لشراء المنتجات والخدمات حتى يتمكنوا من إصدار أحكام مدروسة نيابة عن شركتهم. نظرًا لأن قرارات الشراء الخاصة بهم بشأن عناصر مثل المواد الخام والعقارات وحتى اللوازم المكتبية تؤثر على أرقام الإنفاق الإجمالية للمؤسسة بأكملها ، فهي مرتبطة ارتباطًا مباشرًا بنجاح الشركة. قد يركزون على تطوير استراتيجيات خفض التكاليف التي قد يطبقونها على جميع فئات الشراء نتيجة لذلك.

 

مهام مسؤول المشتريات

واحدة من الاقسام الضرورية في الشركات و المؤسسات ويقع على عاتق هذا القسم مسؤولية كبيرة وتعتبر ادارة المشتريات من هي الامسؤولة عن كل ما يخص عمليات الشراء المطلوبة داخل المؤسسة في هذا المقال نعرض مهام موظف المشتريات والعاملين في ادارة المشتريات.

• يقوم مسؤول المشتريات باجراء الدرسات التي تساعد المنظمة على اتخاذ القرار السليم في ما يتعلق بعمليات الشراء.
•  الاحتفاظ بسجلات/ملفات في الحاسب الآلي عن مشتريات الشركة و عن الموردين والأسعار والأصناف التي يتم التعامل فيها بطريقة تسهل الرجوع إليها عند الحاجة.
• وضع السياسات وجميع الشروط اللازمة لاتمام عمليات الشراء.
• عمل دراسة جيدة للسوق وتحديد وضع الشركات والمؤسسات المنافسة.
•  ترتيب وتسجيل كافة البيانات الخاصة بعمليات الشراء وفق السجلات المحددة لذلك.
• جلب عينات من الأصناف المراد شراؤها من السوق لمعاينتها مع جهة الطلب قبل البت في الشراء.
•  متابعة وصول الأصناف و التأكد من مطابقتها للمواصفات المدونة في أمر الشراء بالنتسيق مع المخازن و جهة الطلب.
• المتابعة مع قسم المخازن بشأن إصدار سندات الإدخال الخاصة بالمواد المستلمة و العمل على تسديد فواتير الموردين في الوقت المناسب.
•  متابعة التوريد بشأن الطلبات المتأخرة.
• إعداد التقارير الدورية عن مشتريات الشركة.
• التخلص من الأصناف المخزنة غير الضرورية.

 

اقرا ايضا عن :- مهام مشرف المبيعات

 

 

مهارات مسؤول المشتريات

لابد أن يتحلى مسؤول المشتريات بعدة مهارات أهمها:

• مهارات التفاوض والوصول إلى أفضل الاتفاقيات و الصفقات والعروض لصالح المؤسسة.
• التفكير النقدي والتحليل لاتجاهات السوق.
• مهارات التخطيط والتنظيم لإعداد التقارير والدراسات اللازمة لقسم المشتريات.
• إجادة المهارات المحاسبية اللازمة للتعامل مع الفواتير المتعلقة بالموارد والمنتجات التي يتم استيرادها.
• الانتباه لأدق التفاصيل خاصة عند مراقبة جودة ومواصفات المستلزمات المستوردة، وكذلك الانتباه عند توقيع عقود الشراء، والإلمام بكافة الشروط والإجراءات المطلوبة لعقود البيع والشراء.
• إجادة التعامل مع برامج الحاسوب المختلفة وأبرزها تطبيقات الـ office.
• القدرة على التواصل الشفوي والكتابي بكفاءة مع الموردين وزملاء العمل.
• فهم احتياجات المؤسسة وتوضيحها بشكل تفصيلي للمستوردين.
• سرعة اتخاذ القرارات المناسبة.

 

المهارات الشخصية اللازمة لموظفي المشتريات 

• الثبات الشخصي والثقة بالنفس أثناء التفاوض مع العملاء والمستوردين.
• مهارة تنظيم الوقت بشكل فعال وتنفيذ مهام متعددة لتنفيذ عمليات الشراء في الوقت المحددة.
• فهم الاتجاهات الاقتصادية السائدة جيدًا واختيار أفضل الموردين الذين يتناسبون مع احتياجات ومتطلبات هذه الاتجاهات، وبناء علاقات طيبة معهم، بما يعكس صورة المؤسسة لديهم بالمصداقية والثقة والشفافية.
• القدرة على التفكير الإبداعي وخلق حلول ذكية لتحسين عمليات المشتريات.
• التحلي بالمرونة والتكيف مع التغيرات المحتملة المتعلقة بعمليات الشراء وإدارتها بشكل فعال مثل إلغاء صفقة أو غيرها.

 

المؤهلات والدورات التدريبية اللازمة لموظفي المشتريات 

• الحصول على درجة البكالوريوس في مجال إدارة الأعمال أو التسويق أو التجارة.
• الاشتراك في الدورات التدريبية التي تعزز مهارات التفاوض.
• الحصول على شهادات معتمدة في إدارة سلاسل التوريد، والمشتريات، وإبرام العقود وغيرها وأدوات التحليل وإدارة المخزون.
• الاشتراك في دورات تدريبية لإجادة التعامل أنظمة إدارة المشتريات مثل ERP اختصار لـ (Enterprise Resource Planning) تخطيط موارد المؤسسة.
• إجادة التعامل مع البرامج الخاصة بإدارة العلاقات مع الموردين مثل CRM اختصار لـ (Supplier Relationship Management)

 

 

التدرج الوظيفي لوظيفة مسؤولو المشتريات 

•  مساعد مشتريات.
•  مسؤول مشتريات.
•  مدير المشتريات .

 

يمكنك ايضا الاطلاع علي :- السلم الوظيفي للمبيعات

 

راتب مسؤول مشتريات وحاجة العمل لها 

يختلف راتب وظيفة مسؤول المشتريات وحاجة العمل لها حسب حجم الشركة ومجال عملها وموقعها الجغرافي

 

الوظيفه	الراتب	حاجه العمل	المصدر
متوسط  راتب مسؤول مشتريات  في السعودية	5,700  ريال سعودي	مرتفعة	payscale
متوسط الراتب الشهري لمسؤول مشتريات في مصر	12,500 جنيه مصري	مرتفعة	salaryexpert
متوسط الراتب الشهري Procurement Specialist في اوروبا	3,400  يورو	مرتفعة	payscale

 

مميزات وظيفة موظف المشتريات 

• تتيح وظيفة مسؤولو المشتريات فرص واسعة للتطور المهني واكتساب الخبرات والمهارات المتنوعة مثل التفاوض وتحليل البيانات والتعرف على أحدث اتجاهات السوق.
• زيادة الطلب على موظفي المشتريات في المؤسسات بمختلف أحجامها ومجالات عملها المتنوعة، وزيادة راتبها أيضًا.
• توفر الوظيفة لمسؤوليها توسيع شبكة علاقاتهم من خلال التعامل مع موردين وشركاء وعملاء تجاريين مما يفيد أصحاب الوظيفة على المستوى المهني ويساعد في خلق فرص جديدة.

 

عيوب وظيفة موظف المشتريات

• التعرض لضغط العمل خاصة عند إدارة العديد من المهام المتعلقة بالمشتريات والشحنات والتسليمات.
• يتحمل موظفي المشتريات مسؤولية اتخاذ القرارات التي قد تؤثر على نفقات الشركة بالسلب.
• تتطلب الوظيفة إجادة التعامل مع البرامج والأدوات التقنية المتعلقة بإدارة المشتريات وتحليل البيانات والمخزون، وقد يواجه الكثيرون صعوبة في التعامل والتكيف مع تلك البرامج.

الأسئلة المتوقعة في المقابلة لوظيفة مسؤول مشتريات

• ما هي الاحتياطات التي تتخذها لضمان إجراء عمليات التسليم في الموعد المحدد؟
• كيف تحدد السلع التي تحتاج إلى شرائها وكم من كل منها؟
• ما هي العوامل التي يجب مراعاتها عند شراء منتج؟
• ما الذي يجب مراعاته قبل توقيع العقد مع المورد؟
• هل لديك خبرة في التعامل مع البرامج التكنولوجية الخاصة بعقود وفواتير المشتريات؟

 

 

Procurement Specialist Job Description

The job description of a procurement officer is to develop an excellent end-to-end process that determines the needs of the business in the sort of services and products to the time and method of delivery. He also manages every new procurement contract. It includes negotiating, vendor selection, putting contract terms, determining methods of payment, and the delivery cycle.