أهمية وأساليب الترحيب بالموظف الجديد وكيفية الرد على هذه الرسائل

البداية الصحيحة لعلاقات العمل الناجحة تكمن في مرحلة الترحيب بالموظفين الجُدد، فعند إنضمام موظف جديد إلى فريق العمل يكون باقي الموظفين في حالة من الترقب والتساؤلات بشأن هذا الموظف وكيف سيؤثر على البيئة العامة للمكان سواء على المستوى العملي والعلمي أو مستوى التواصل والتفاعل الاجتماعي؟ كل هذه التساؤلات قد تلهي المسؤولين والموظفين عن الترحيب بالموظف الجديد بشكل سليم يليق به.

 

 

تساهم مرحلة الترحيب بموظف جديد في تحفيز المشاعر الإيجابية لدى الموظف عن المكان وتعزيز انتمائه ودعمه لفريق العمل، لذا نقدم لكم في هذا المقال دليل كامل التفاصيل عن كيفية وأساليب الترحيب بالموظفين الجُدد وأثره عليهم، ومن ناحية أخرى نساعدك اذا كنت موظف جديد في التخلص من ارتباك وتوتر التعامل الأول من خلال الردود المناسبة التي نوفرها للرد عن رسائل الترحيب بشكل لائق ومهذب يعكس عنك صورة ذهنية إيجابية لدى الزملاء والمسؤولين.

 

أهمية الترحيب بالموظف الجديد

الترحيب بموظف جديد في فريق العمل هو وسيلة حيوية وهامة لبناء قاعدة تواصل سليمة بين الموظف وباقي الزملاء والإداريين، ويتمكن الموظف من خلال الدعم الشامل الذي يجده في هذا الترحيب من المشاركة الفعالة في فريق العمل، مما يُساهم في زيادة إنتاجيته وتلبية احتياجات المؤسسة بشكل تعاوني يحقق الأهداف بسلاسة وكفاءة وفاعلية، فالإهتمام والاحترام والتقدير الذي يشعر به الموظفين الجدد من خلال ترحيب الزملاء والمسؤولين يساعدهم على التخلص من التوتر وتجاوز قلق “الوهلة الأولى” كما يطلق البعض.

تساهم رسائل الترحيب بالموظفين الجدد على إكمال هذا الإجراء بشكل يضمن التكامل والاندماج السلس بين أعضاء الفريق، ويحفز الموظف على الاستعداد للعمل ببداية مشرقة ومحفزة تُشجعه على بذل الجهود ومواجهة التحديات لإنجاز المهام بأعلى مستويات الدقة، كما تخلق أساليب ووسائل الترحيب بالموظفين الجدد نوعًا من الألفة التي ينتج عنها القبول المُتبادل بين الأطراف، وتعزز الروح المعنوية في بيئة العمل وكذلك تدعم الإنتماء والولاء للمؤسسة كما لو أنها بيت صغير يضم الجميع تحت مظلة واحدة لتحقيق نجاح مشترك.

 

تعرف ايضا علي :- ما هو الولاء الوظيفي؟

 

طرق وأساليب الترحيب بموظف الجديد

“الانطباع الأول يدوم” مقولة شهيرة تتداول على أسماعنا مرات عديدة، لكن السؤال الأهم هنا كيف يُمكن أن نطبق هذه المقولة في الترحيب بموظف جديد، نقدم لك في السطور التالية بعض النصائح حول كيفية وأساليب الترحيب بالموظف الجديد: –

 

الاستقبال

التحضير لاستقبال الموظف الجديد قبل وصوله شكل من أشكال الترحيب، ويُمكن أن يتمثل هذا الاستقبال في أشكال متعددة مثل تجهيز المكتب أو المقر المخصص بالموظف بالمستلزمات الأساسية مثل جاهز الحاسوب، والأدوات المكتبة وكوب للشرب مطبوع عليهم شعار الشركة مما يعزز من هويتها لدى الموظف الجديد، ويُمكن أن يبدأ الاستقبال بتقديم بعض الحلوى ومشروب ساخن أو بارد.

 

لقاء التعارف

يقوم مسؤول التوظيف في قسم الموارد البشرية بتنظيم لقاء ودي يكون بمثابة اجتماع تعارفي “لكسر كرة الجليد” بين الموظف وأعضاء الفريق وفي هذا اللقاء يتم تبادل المزيد من المعلومات الشخصية وشرح الأدوار والمهام الوظيفية والتوقعات، وكذلك يقوم مسؤول التوظيف بعمل جولة سريعة مع الموظف في باقي أقسام المؤسسة حتى يُعرفه بشكل أكبر على بيئة العمل.

 

الدعم المستمر

تقديم الدعم المستمر من قبل فريق العمل أو مسؤولي التوظيف للموظف الجديد هو أحد أهم أساليب الترحيب به خاصة في الفترة الأولى التي يحتاج فيها إلى المزيد من المشاركة التعاونية للتعرف على الأنظمة الداخلية وطبيعة العمل، ويُمكن أن يكون ذلك من خلال تنظيم فرص لتدريب الموظف ومساعدته على تعزيز مهاراته المهنية وتقديم الإرشاد اللازم الذي يساعده على مواجهة المشكلات والتحديات.

 

التواصل

تشجيع الموظف على المشاركة في الأنشطة الاجتماعية والفعاليات الترفيهية المنظمة في إطار العمل أهم أشكال الترحيب التي تساعده على عدم الشعور بالعزلة، وإنما يساهم ذلك في تعزيز التواصل بين الموظف وبناء علاقات قوية مع فريق العمل.

 

التقدير

يُمكن خلال فترة العمل الأولى للموظف إظهار التقدير له كشكل من أشكال الترحيب به، ويكون ذلك من خلال تقديم الملاحظات الإيجابية على أعماله ومشاركاته، وتكريمه على جهوده وإنجازاته في فترة عمله الأولى.

 

ايميل ترحيب بموظف جديد

يُمكن إرسال رسالة عبر البريد الإلكتروني تبدأ ببعض عبارات الترحيب المنسقة وتحتوي على برنامج تعريفي يشمل تاريخ بدء العمل، والمهام الوظيفية المطلوبة، وأهداف المؤسسة المتوقع تحقيقها خلال 90 يوم بحد أقصى، وكذلك التعريف بالسلوكيات المسموحة وغير المسموحة، وشكل الزي المتداول في المؤسسة، وأخيرًا إعلام الموظف الجديد بالأوراق والوثائق المطلوبة التي ينبغي على الموظف إحضارها في أول يوم عمل.

 

كيفية صياغة رسائل الترحيب بالموظف الجديد

هناك مجموعة من النصائح التي ينبغي الالتزام بها عند كتابة رسالة ترحيب بموظف جديد، ومن أبرز هذه النصائح:-

1. احرص على أن تبدأ رسالتك بعبارات أو كلمات دالة على التحية والترحيب مثل (مرحبًا بك في مؤسستنا / أهلاً وسهلاً بك في شركتنا).
2. تابع ببعض العبارات الودية الترحيبية بعد التعبير عن التحية مثل (نحن سعداء جدًا بانضمامك إلينا / نتشرف بوجودك معنا في مؤسستنا العريقة / نحن متحمسون للعمل معك وبناء مستقبل مشرق).
3. قُم بتقديم نبذة مختصرة عن الشركة ومجال عملها، ورؤيتها، وأهدافها، والقيم التي تتبناها.
4. قدم معلومات أساسية عن الموظف مثل اسمه ومنصبه أو موقعه الوظيفي في المؤسسة.
5. عرف الموظف الجديد بفريق عمله في رسالة الترحيب مثل ذكر بعض التفاصيل الخاصة بالأشخاص داخل الفريق ومناصبهم الوظيفية.
6. أكد في رسالتك الترحيبية أن جميع الأشخاص المعنية لن تتوانى في تقديم الدعم والمساعدة وقت الحاجة.
7. تجنب ذكر العقوبات والجزاءات بشكل متكرر وبصيغة تبدو كأنها تهديد.
8. ابتعد عن العبارات الرسمية كلما أمكن، فهي رسالة ترحيبية هدفها الأساسي كسر القيود لذا احرص أن تتسم عباراتك بالبساطة، والودية، والتشجيع، والثناء.
9. لا تذكر أي وعود كاذبة لن تتم في المستقبل مثل زيادة الراتب الوظيفي.
10. اختم رسالتك بعبارة ترحيبية أخرى مثل “نتطلع للعمل سويًا في أقرب وقت وتحقيق نجاحات كبيرة”.

اقرأ ايضا :- معايير اختيار الموظف الجديد.

 

نموذج رسالة ترحيب بموظف جديد

[تاريخ]

عزيزي [اسم الموظف الجديد]

اهلا وسهلا بكم في [اسم الشركة] نحن متحمسون للغاية بشأن عملك معنا.

نتطلع إلى مراقبة تقدمك بناءً على المؤهلات والمهارات التي تجعلك مرشحًا مناسبًا لهذا المنصب.

وفقًا للاتفاقية ، فإن [التاريخ] هو تاريخ بدء العمل ، وفي ذلك الوقت يمكنك التواصل مع المدير المباشر [اسم المدير المباشر] لمناقشة المسؤوليات اليومية.

يسعدني التواصل معك ، فلا تتردد في طرح أي أسئلة أو استشارات تتعلق بالعمل.

نأمل أن ترحب بزميلك الجديد بحرارة وتزويدك بالمعلومات الكافية التي ترغب في معرفتها حتى تتمكن من الاتصال بـ [الاسم أو أكثر] للحصول على مزيد من المعلومات.

في جميع الأحوال ، يمكنك الاطلاع على الأدلة التي تم الحصول عليها من خلال هذه الروابط لمعرفة المزيد عن العمل وأهم النماذج التي ستعتمد على هذا العمل.

[ ذكر الروابط الإلكترونية الهامة]

أتطلع دائمًا إلى رؤية أفضل ما لديكم ، فلا تتردد في الاتصال بي.

تحياتي وأطيب التمنيات

[اسمك]

[موقعك]

 

كيف يرد الموظفين الجدد على رسائل الترحيب

الرد على رسائل الترحيب الموجهة للموظف الجديد يبرز عنه العديد من الجوانب مثل مهاراته اللغوية، وقدرته على التواصل والمشاركة، وقد يقف الكثير من الموظفين الجدد حائرين أمام رسائل الترحيب المُرسلة إليهم من قبل مسؤولي التوظيف، فيما يلي أبرز النصائح التي يجب أن تراعيها عند الرد على رسائل الترحيب بك كموظف جديد مما يترك عنك انطباع ايجابي:-

1. احرص على الإيجاز والاختصار في ردودك ، وعبر عن إمتنانك بشكل واضح.
2. سلط الضوء في ردك على استعدادك الكامل للتعاون مع الفريق بكفاءة وفعالية لتحقيق الأهداف المرجوة، وأظهر رغبتك الدائمة في التعلم المستمر وتطوير مهاراتك.
3. لا تتردد في طرح أي أسئلة تدور في ذهنك، فهذا يظهر اهتمامك بجوانب العمل بشكل أكبر.

 

أمثلة عن كيفية الرد على رسائل الترحيب بالموظف الجديد

• “أعبر عن امتناني لكم جميعًا على الترحيب الدافئ”.
• “شكرًا على هذا الاستقبال الرائع المُشجع .. أنا متحمس للتعاون معكم في أقرب وقت وتحقيق النجاح المشترك”.
• “أشكركم على هذه العبارات الودية، أشعر بالتفاؤل والتفاهم، وأتطلع لبدء رحلتي المهنية في مؤسستكم”.

 

الخاتمة

ختامًا، يُمكن القول إن رسالة ترحيب بموظف جديد هي إحدى القيم الإيجابية التي تتبناها إدارة الموارد البشرية ومسؤولي التوظيف، ورغم بساطة كلمات وعبارات هذه الرسالة الترحيبية إلا أنها تحمل العديد من المعاني السامية التي تتحدث عن لسان حالك تجاه الموظفين الجُدد في إخبارهم بأنهم جزء لا يتجزأ من الفريق وأنهم يحملون دورًا هامًا في رحلة النجاح المشترك.