كيف تضمن الشركات أن موظفيها يعملون بكفاءة لتحقيق الأهداف الاستراتيجية والرؤية المؤسسية؟ يعتبر تقييم الأداء الوظيفي هو الأداة الحيوية التي تُحدد نجاح الأفراد والمنظمات، فهو ليس إجراء روتيني بل فرصة لتحديد نقاط قوة وضعف الموظفين، وتحفيزهم من خلال نظام تقييم فعال يساعدهم على تطور مسيرتهم المهنية، وبناء على الأهمية البالغة لتقييم الأداء الوظيفي يجب الإلمام بعدة جوانب مثل تعريف تقييم الأداء الوظيفي، وأبرز أنواعه، و أهداف تقييم الأداء الوظيفي وعناصره، وخطوات وطرق تقييم الأداء الوظيفي، كل هذا نستعرضه في المقال بالإضافة إلى أشكال نماذج تقييم الأداء الوظيفي بالعربية والإنجليزية، وأهم العبارات التي يجب تضمينها داخل هذه النماذج.
ما هو تقييم الأداء الوظيفي؟
تُشير عملية تقييم الأداء الوظيفي إلى الخطوات التي يترتب عليها كشف نقاط قوة وضعف كل موظف، وقياس مدى نجاحه والتزامه في إنجاز المسؤوليات الوظيفية المُكلف لها مقارنة بالمهام الفعلية التي أنهاها والأهداف الوظيفية المُحققة، وعادة تتم عملية تقييم الأداء الوظيفي من قبل المدير المسؤول، أو رئيس الفرع، وتستند عملية تقييم الأداء الوظيفي على مجموعة معايير تحدد إطار التقييم بشكل موضوعي وعادل بعيدًا عن أي انحيازات، ولا يرتبط تقييم الأداء الوظيفي بوقت معين فيمكن أن يتم بشكل شهري، أو أسبوعي، أو ريع سنوي، أو نصف سنوي، أو سنوي، أو بشكل مفاجيء بناء على احتياجات وأهداف الشركة من عملية التقييم.
أنواع تقييم الأداء الوظيفي
هناك عدة أشكال وأنواع مختلفة لتقييم الأداء الوظيفي، وتتمثل في:-
- التقييم الذاتي:- يعتمد الموظف على تقييم أدائه بنفسه.
- تقييم الزملاء:- يقوم الموظفين بتقييم بعضهم البعض.
- التقييم الإداري:- يتم تقييم الموظفين من قبل المديرين أو الرؤساء والمشرفين المباشرين.
- تقييم 360:- ويُعرف بالتقييم الشامل الذي يتم من قبل العملاء، والزملاء، والرؤساء.
- تقييم الإدارة بالأداء:- يُعرف هذا النوع من تقييم الأداء الوظيفي بـ (MBO) ويتم من خلال تقييم أداء الموظف مقارنة بالأهداف المُحددة له في بداية تولي دورة تقييم الأداء، وبناء عليه يتم تحديد ما إذا كان الموظف حقق أو تجاوز أو قصّر عن التوقعات المحددة له.
- التقييم السلوكي:- يركز هذا النوع من تقييم الأداء الوظيفي على تقييم سلوكيات الموظف في بيئة العمل وكيفية تفاعله مع الزملاء وتواصله مع العملاء، ومدى التزامه بالثقافة التنظيمية للمؤسسة.
أهداف تقييم الأداء الوظيفي
ينتج عن تقييم الأداء الوظيفي تحقيق عدة أهداف تتمثل في:-
- تحسين كفاءة وإنتاجية الموظفين من خلال العمل على نقاط الضعف لديهم وتعزيز نقاط قوتهم في العمل.
- يكون الهدف من تقييم الأداء الوظيفي وضع أهداف قابلة للقياس لكل موظف لتسهيل تحقيق الأهداف الاستراتيجية العامة للشركة.
- تقديم ملاحظات وانطباعات بناءة للموظفين حول أدائهم، لتعزيز وعيهم الذاتي حول مسؤولياتهم الوظيفية ومساعدتهم في تطوير مهاراتهم وتنمية خبراتهم.
- تحفيز الموظفين من خلال الاعتراف بإنجازاتهم في نتائج تقييم الأداء الوظيفي، وتقديرهم بشكل مادي ومعنوي لتعزيز دوافع الرضا الوظيفي لديهم والانتماء للمؤسسة.
عناصر تقييم الأداء الوظيفي
عند إجراء عملية تقييم الأداء الوظيفي يجب الاعتبار إلى مجموعة من العناصر الأساسية لإتمام عملية تقييم الأداء الوظيفي بنجاح حتى تُجدى فوائدها المرجوة، وتتمثل هذه العناصر في:-
1/ معايير تقييم الأداء الوظيفي
المعايير التي يتم على أساسها تقييم أداء الموظف مثل تطوير المهارات، ومدى إجادة التعامل مع الأدوات التقنية، وسلوكيات الموظف في بيئة العمل واحترامه للثقافة التنظيمية وتقبل مبدأ التنوع المؤسسي، وجودة العمل الذي ينجزه الموظف، والأهداف التي تم تحقيقها مقابل الأهداف المتوقعة مع مراعاة العوامل الخارجية التي يُمكن أن تؤثر على أداء الموظف في تحقيق الأهداف المتوقعة حتى يكون التقييم عادل، ومستوى إنتاجية الموظف خلال فترة إنجاز الأعمال المحددة، و قدرة الموظف على العمل الجماعي ومهارات حل المشكلات، وقدرات التواصل اللفظي والكتابي وتقبل النقد، ويعتبر مستوى خبرة الموظف ووعيه بمسؤولياته الوظيفية أحد المعايير المهمة لتقييم الأداء الوظيفي.
إضافة إلى هذه المعايير هناك مجموعة من المحددات الأخرى التي تشكل معايير تقييم الأداء الوظيفي مثل مدى التزام الموظف بالحضور والانصراف، وقدرته على إدارة وجدولة الوقت وترتيب الأولويات، وقدرته على التكيف مع ظروف العمل المتغيرة وتحويل التحديات إلى فرص للتعلم.
2/ التغذية الراجعة
التغذية الراجعة هي أحد عناصر تقييم الأداء الوظيفي، وهي عبارة عن الملاحظات البناءة التي يتم تقديمها للموظفين لتحسين الأداء، وتحديد نقاط ضعفهم التي يجب تحسينها.
3/ أسلوب تقييم الأداء الوظيفي
اختيار الطريقة التي سيتم بها تقييم الأداء الوظيفي من أحد أنواع التقييم الوظيفي السابق ذكرها، وكذلك تحديد الأدوات المُستخدمة لتقييم الأداء الوظيفي مثل نماذج تقييم الأداء، أو المقابلات الشخصية مع الموظفين، أو تقارير الأداء، أو ملاحظات الرؤساء، أو أدوات تتبع وتحليل الأداء اليومي للموظفين، وكذلك حجم المؤسسة وعدد الموظفين العاملين بها، والموارد المتاحة لإجراء التقييم.
4/ بيانات التقييم
تنقسم بيانات تقييم الأداء الوظيفي إلى بيانات رقمية مثل كم الإنتاج، أو بيانات كيفية تتعلق بسلوكيات ومهارات الموظفين.
5/ بيانات الأداء الوظيفي السابقة
استخدام البيانات التاريخية للأداء الوظيفي يساعد في تقديم إطار شامل وخلفية مسبقة عن التقييم الحالي.
6/ التغيرات الخارجية
التغييرات الخارجية التي يُمكن أن تؤثر على تقييم الأداء الوظيفي مثل ميزانية المنظمة، والتغييرات الاقتصادية، والتغيرات في هيكل المنظمة، وتوقعات العملاء.
7/ ثقافة المنظمة والتوجهات الشخصية للموظف
ثقافة المنظمة تؤثر على كيفية استقبال الموظفين للتقييمات، وكذلك دوافع الموظف وسماته الشخصية تؤثر على استجابته للتقييمات.
أهمية إجراء تقييم الأداء الوظيفي
تبرز فوائد تقييم الأداء الوظيفي في الأسباب والاستخدامات التالية:-
- تحديد الأدوار والمسؤوليات الوظيفية لكل موظف مما يقلل الالتباس في المستويات والأوصاف الوظيفية داخل الهيكل التنظيمي للمؤسسة.
- تحسين التواصل والتفاعل بشفافية بين الموظفين والمديرين لفهم التوقعات والرؤية المؤسسية وتبادل الأفكار بشكل أسهل وأدق.
- تقييم الأداء الوظيفي هو جزء من تقييم الأداء الإداري للموظفين، حيث يقيس تقييم الأداء الوظيفي فعالية الإدارة في توجيه وقيادة وتحفيز فرق العمل.
- استخدام نتائج تقييم الأداء الوظيفي لاتخاذ قرارات صائبة حول الترقية، وبناء خطط التعاقب الوظيفي، وإعداد سلم الرواتب.
- التقييم السلوكي الذي يتضمنه تقييم الأداء الوظيفي يساهم في تعزيز ونشر القيّم والسلوكيات الإيجابية.
خطوات عملية تقييم الأداء الوظيفي
1/ تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)
تُعرف مؤشرات الأداء الرئيسية بإختصار KPIs وهي بالانجليزية Key performance indicators، وتُقيس هذه المؤشرات التقدم نحو تحقيق الأهداف الاستراتيجية العامة للشركة، فهي تركز في الأساس على الوظائف والأدوار، وأساليب العمل المتبعة، ومن أبرز مؤشرات الأداء الرئيسية المستخدمة لتقييم الأداء الوظيفي رضا العملاء ومستوى الاحتفاظ بهم وجذب عملاء جُدد، وسرعة العمل، والمعدل الزمني لإنجاز المشاريع، ومعدل الالتزام بالحضور والانصراف، وحصص المبيعات، ومقارنة الإيرادات المتوقعة والإيرادات الفعلية، وتختلف مؤشرات الأداء KPIs بناء على التخصص الوظيفي، فهي مرنة تتمكن الشركة من تحديدها بما يتوافق مع احتياجاتها.
2/ الإعداد لمرحلة التقييم الوظيفي
تحديد الفترة الزمنية لعملية التقييم، وإبلاغ الموظفين بالإجراءات المستخدمة في عملية التقييم، وتحديد المسؤولين عن عملية التقييم، وتدريبهم على الأدوات والأساليب المستخدمة وفق نوع التقييم الوظيفي.
3/ جمع بيانات التقييم الوظيفي
البدء في جمع المعلومات والملاحظات والأدلة اللازمة من المديرين، والزملاء، والعملاء.
4/ تنفيذ عملية تقييم الأداء الوظيفي
تجميع نقاط القوة والضعف الناتجة عن عملية التقييم الوظيفي، واختيار الطريقة التي سيتم بها مناقشة نتائج الأداء مع الموظفين من إحدى الطرق والأدوات السابق ذكرها، وكذلك مناقشة فرص التطوير والتحسين والخطط المستقبلية للموظف وتوقعات الشركة منه.
5/ تقديم إنطباعات التقييم ومتابعة تطوير الأداء
تقديم التغذية الراجعة والتوجيه للموظفين، ومتابعة التطور في الأداء، وربط الأداء الوظيفي بالحوافز والمكافأت.
6/ توثيق نتائج التقييم الوظيفي
التوثيق والاحتفاظ بنتائج التقييم الوظيفي من أهم خطوات عملية تقييم الأداء الوظيفي، ويتم الاحتفاظ بنتائج التقييم في ملف الموظف لتسهيل مقارنة الأداء على فترات متتالية على المدى الطويل، ومن ثم اتخاذ القرار الصحيح للترقية والتدرج الوظيفي.
مثال على نموذج تقييم اداء وظيفي ايجابي
الموظف: علاء عبد الله
الوظيفة: رئيس قسم
تاريخ التقييم: ديسمبر 2024
فترة التقييم: يناير 2024 – ديسمبر 2024
| الهدف / معيار التقييم | النتيجة |
| إدارة مشروع تطوير نظام إدارة العملاء (CRM) وزيادة رضا العملاء بنسبة 40%. | تم تحقيق الهدف في الوقت المحدد، وارتفع رضا العملاء بنسبة 40 %. |
| ضمان جودة العمل وتقليل الأخطاء المتعلقة بإدارة العملاء. | تم تقليل الأخطاء المتعلقة بإدارة العملاء بنسبة 15% مقارنة بالفترات السابقة. |
| استخدام برامج وأدوات تقنية لإدارة العملاء. | تم استخدام برامج daftra و HubSpot CRM و Microsoft Dynamics 365 و Salesforce.
|
| تعزيز روح التعاون بين فريق العمل لتحقيق الهدف المشترك وهو زيادة رضا العملاء وجذب عملاء جدد. | قام علاء عبد الله بتحفيز الفريق وتشجيع العمل الجماعي بينهم. |
| المشاركة في دورات تدريبية لتحسين المهارات القيادية. | أكمل علاء عبد الله دورات القيادة الفعالة، وإدارة النزاعات، خدمة العملاء المتميزة، ودورة إدارة الأداء، ودورة ادارة الوقت والمهام. |
مثال على نموذج تقييم اداء وظيفي سلبي
الموظف: سارة حسني
الوظيفة: منسقة مبيعات
تاريخ التقييم: ديسمبر 2022
فترة التقييم: يناير 2022 – ديسمبر 2022
| الهدف / معيار التقييم | النتيجة |
| زيادة مبيعات القسم بنسبة 15% | زيادة بنسبة 5% فقط، مما يدل على عدم إنجاز الأهداف المرسومة بنجاح. |
| تقديم تقارير أسبوعية دقيقة عن أداء المبيعات. | لم تُقدم التقارير بشكل دوري في موعدها المطلوب، إلى جانب وجود أخطاء متكررة في الأخطاء المقدمة. |
| إجادة استخدام أدوات إدارة المبيعات. | أوضح التقييم عدم إلمام الموظفة سارة حسني باستخدام برنامج إدارة المبيعات، مما أثر على سير العمل. |
| التعاون مع فريق العمل وزملاء الأقسام الأخرى. | وردت شكاوى من الزملاء حول عدم تعاون الموظفة. |
| المشاركة في دورات تدريبية متخصصة في إدارة المبيعات لتحسين المهارات. | لم يتم المشاركة في أي دورات خلال فترة التقييم المُحددة |
| التعامل بمرونة مع التغييرات الطارئة في سياسة الشركة وثقافتها. | إظهار مقاومة ضد التغيير، وتعنف في التعامل مع التحديثات الجديدة. |
| تحسين تجربة العملاء. | التأثير على سمعة الشركة بشكل سلبي أثر الملاحظات السلبية التي تم تلقيها من العملاء حول تعامل الموظفة. |
نتيجة التقييم:-
تحتاج الموظفة سارة إلى تحسينات كبيرة على مستوى الأداء الوظيفي، والتوجه نحو التطوير المهني والذاتي من خلال وضع خطة عمل شاملة التدريب على تطوير المهارات الفنية والشخصية.
نموذج تقييم الأداء الوظيفي word
نموذج تقييم الأداء الوظيفي بالانجليزية
الاسئلة الشائعة
ما هي العبارات التي يُمكن استخدامها في نماذج التقييم الوظيفي؟
هناك بعض العبارات التي يُمكن استخدامها في نماذج التقييم الوظيفي مثل:-
- يعمل بجد، لكنه يواجه صعوبة في إنجاز المهمة في الوقت المُحدد.
- يحتاج أن يكون أكثر احترامًا مع زملاء العمل أثناء التفاعل والتواصل.
- يجب أن ينصت إلى التوجيهات بشكل أكثر تركيزًا.
ما هي المعايير الأربعة الأساسية لتقييم الموظف؟
تتوقف معايير تقييم الأداء الوظيفي على طبيعة عمل الشركة وحجمها وعوامل أخرى، ولكن هناك بعض المعايير الأساسية مثل:-
- مدى قدرة الموظف على تحقيق الأهداف الفردية والجماعية.
- الدقة والاحترافية وجودة أداء المهام المنجزة.
- المهارات الاجتماعية والشخصية والسلوكية مثل التواصل، والتفاوض، والتعاطف، والقدرة على حل المشكلات.
- مدى حرص الموظف على تطوير مهاراته وخبراته المهنية.
كيف تكتب ملاحظة للأداء الضعيف؟
توضيح الأداء الضعيف للموظف في الجوانب المُحددة مثل عدم تحقيق الأهداف المرجوة، أو ملاحظة الأخطاء المُتكررة مما يؤثر بالتبعية على جودة العمل النهائي، أو عدم إظهار الرغبة الكافية في تحسين المهارات والتطور المهني، وأخيرًا يجب وضع أهداف واضحة على المدى القصير لتحفيز الموظف على تحسين أدائه.
ما دور التغذية الراجعة في عملية تقييم الأداء الوظيفي؟ وما أساليب تقديمها بفاعلية؟
يتمثل دور التغذية الراجعة في عملية تقييم الأداء الوظيفي في مساعدة الموظفين على فهم نقاط قوتهم وضعفهم مما يسهل عليهم تنفيذ خطط التعلم والنمو، وتعزيز التواصل بين المديرين والموظفين، ومساعدة الموظفين على السير في الاتجاه الصحيح نحو تحقيق الأهداف المُحددة، ومن أبرز أساليب تقديم التغذية الراجعة بفاعلية:-
- كن محددًا في توضيح نقاط التقييم والملاحظات المُقدمة للموظف.
- تشجيع الموظف على المشاركة في مناقشات مفتوحة لتقييم الأداء الوظيفي.
- بدء وختام الملاحظات بشكل إيجابي ( مثل من الجيد إنجاز ….، و… ولكن يجب التركيز على تحقيق …. و….، وفي النهاية نود شكرك على الجهد المبذول وفي انتظار الأفضل).
ما المشكلات الشائعة التي قد تواجه عملية تقييم الأداء الوظيفي؟ وكيف يُمكن التغلب عليها؟
أبرز المشكلات الشائعة التي يُمكن مواجهتها خلال عملية التقييم الوظيفي:-
- التحيز بآراء شخصية خلال عملية التقييم.
- عدم وضوح أهداف ومعايير التقييم، مما يؤدي إلى سوء فهم الموظف لما هو متوقع منه.
- عدم تقديم إنطباعات دورية عن عملية التقييم.
- عدم مشاركة الموظفين في عملية التقييم مما يؤثر على التزامهم.
- إهمال متابعة الأداء الوظيفي بعد التقييم للتأكد من تحقيق التحسينات المطلوبة.
يُمكن التغلب على المشكلات السابقة من خلال:-
- استخدام معايير موضوعية لتقييم الأداء الوظيفي، وتدريب المقيّمين على تجنب التحيز.
- تحديد أهداف واضحة وقابلة للقياس.
- مشاركة أهداف التقييم ومدته مع الموظف في بداية الفترة التقييمية.
- تقديم إنطباعات دورية مثل الاجتماعات أو غيرها لمناقشة آخر تطورات سير العمل.
- تشجيع الموظفين على المشاركة في تحديد مسؤولياتهم الوظيفية وفتح قنوات للتواصل حول أدائهم.
- تنفيذ خطة متابعة الأداء ومستوى التقدم بعد عملية التقييم.
ما دور التكنولوجيا في تقييم الأداء الوظيفي؟
من مزايا استخدام التكنولوجيا في تقييم الأداء الوظيفي:-
- إنشاء نماذج تقييم الأداء الإلكترونية.
- جمع البيانات وتحليلها بطريقة منظمة ومحدثة، مما يساعد في تسريع عملية التقييم.
- تسهل تتبع أداء الموظفين بشكل دوري من خلال منصات إدارة الأداء.
- إمكانية تخصيص معايير التقييم بناءً على احتياجات كل وظيفة أو قسم لزيادة دقة التقييم.
- إمكانية تقييم أداء الموظفين عن بعد في أنظمة العمل المرنة.
عيوب استخدام التكنولوجيا في تقييم الأداء الوظيفي:-
- مواجهة المشكلات التقنية مثل الأعطال وغيرها التي تؤثر على عملية التقييم وفقدان البيانات أحيانًا.
- عدم دقة التقييمات الرقمية إذا لم يتم إتباع الخطوات بشكل سليم.
- التأثير السلبي على التواصل الشخصي المباشر بين الموظفين والمديرين بشأن نتائج التقييم.
- التكلفة العالية للأنظمة التقنية المستخدمة في عملية التقييم.
ختامًا يُعد تقييم الأداء الوظيفي هو الأساس الذي يترتب عليه الانطباع والتغذية الراجعة للموظفين عن انجازاتهم و تطورهم الوظيفي، ويحدث تقييم الأداء للموظفين إذا تم بشكل صحيح وفق مراحله وخطواته والالتزام بمعاييره وعناصره، فإنه يؤدي إلى زيادة الإنتاجية والأرباح، ودعم التفاعل الإيجابي بين كل أفراد المؤسسة تحت مظلة واحدة لتحقيق أهداف الشركة.
