نموذج خطة التوظيف هو مفتاح الاستقطاب الوظيفي والتعيين الناجح، ولكن كيف يُمكن تنظيم استراتيجيات التوظيف بفاعلية وكفاءة أكثر لاختيار أفضل المواهب؟ تكمن الإجابة في دور نموذج خطة التوظيف وأهميته في رسم خارطة طريق البحث والوصول إلى الكفاءات المناسبة لاحتياجات العمل، لذا في هذا المقال نقدم دليل كامل التفاصيل عن كيفية إعداد نموذج خطة التوظيف، وأهميته، وأبرز العناصر الأساسية والعوامل التي يجب الاعتبار لها عند إعداد نموذج خطة التوظيف، كل هذا وتفاصيل أكثر تجدها في السطور القادمة بالشكل الذي يُحقق أهدافك كصاحب عمل أو مسؤول موارد بشرية.
ما هو نموذج خطة التوظيف؟
يُشير نموذج خطة التوظيف إلى “Recruitment Plan” ويُعرف على أنه الإطار الاستراتيجي الذي يُحدد بموجبه مراحل عملية التوظيف بأكملها، بدءً من احتياجات التوظيف لمنصب أو مناصب ما، وتحديد ميزانية التوظيف، مرورًا بعملية الاستقطاب الوظيفي، وانتقاء الأدوات والأساليب المناسبة لاختيار المرشحين وإجراء المقابلات الشخصية معهم وتعيينهم، ودمج الموظفين الجُدد، ونسب الأدوار والمسؤوليات الوظيفية للأشخاص المعنيين بها، في النهاية يساعد نموذج خطة التوظيف أصحاب الأعمال ومديري الموارد البشرية على تركيز جهودهم ومواردهم لتنفيذ استراتيجيات توظيف فعالة.
أهمية نموذج خطة التوظيف
تكمن أهمية نموذج خطة التوظيف في الأسباب الآتية:-
1- توضيح الرؤية لمسؤولي الموارد البشرية
يوضح نموذج خطة التوظيف الرؤية لمديري التوظيف وموظفي الموارد البشرية بشأن الخطوات اللازم اتباعها عند فتح منصب جديد، مما يساعد على اتساق المستويات الوظيفية في جميع أنحاء المؤسسة، وإدارة عملية التوظيف بالكفاءة التي تتناسب مع أهداف العمل الأوسع، وتلبية احتياجات التوظيف الحالية والمستقبلية.
2- تعزيز سمعة العلامة التجارية
يعكس نموذج خطة التوظيف المتكامل صورة إيجابية عن سمعة المؤسسة وصورتها الذهنية، مما يدعم علامتها التجارية ويعزز قيمتها كبيئة عمل مُفضلة لجذب واستقطاب أفضل المرشحين.
3- تقليل تكاليف التوظيف والحد من المخاطر المرتبطة به
يساعد نموذج خطة التوظيف على تخفيف المخاطر المرتبطة بعملية التوظيف السيئة التي لا تُجدي ثمارها، وذلك من خلال دور النموذج في توحيد عملية التقييم والاختيار للمرشحين المناسبين، وتقليل التكاليف الغير ضرورية المُنفقة على استراتيجيات التوظيف الغير فعالة وذلك من خلال تحديد جداول زمنية وإجراءات واضحة لعملية التوظيف لضمان رحلة توظيف أكثر سلاسة وكفاءة.
4- الامتثال للوائح المتعلقة بقانون العمل
يضمن نموذج خطة التوظيف أن جميع عمليات الاختيار والتعيين تتماشى مع اللوائح المحلية وقانون العمل، مما يقلل من المخاطر والمشكلات القانونية المرتبطة بعدم احترام حقوق الموظفين من حيث الإجازات المدفوعة أو الأجور العادلة، أو عدم الالتزام بإجراءات التوظيف الرسمية وعدم الاحتفاظ بسجلات دقيقة للمرشحين، وغيرها من المشكلات الأخرى التي تتسبب في صعوبة في الاحتفاظ بالموظفين، والتأثير على الأداء العام للمؤسسة، والإضرار بسمعة المؤسسة مما يجعلها أقل جاذبية للمرشحين المؤهلين ويؤثر على علاقاتها مع الجهات الخارجية.
5- المساهمة في التقييم العادل للموظفين
يحدد نموذج خطة التوظيف معايير واضحة ودقيقة لتقييم المرشحين بناء على أسس موضوعية ومحايدة، من خلال دوره في تحديد المهارات والخبرات المطلوبة لكل وظيفة مما يسهل عملية تقييم الخبرات والمؤهلات، وبالتالي يقلل نموذج خطة التوظيف الشكوك المتعلقة بالتحيز في عملية الاختيار، ويُستخدم في تقييم الأداء بعد التوظيف من خلال مقارنة الأداء الفعلي مع المعايير المحددة مسبقًا.
ما هي المكونات الأساسية لنموذج خطة التوظيف؟
تتكون نماذج خطط التوظيف من مجموعة من العناصر والمكونات الأساسية، وهناك مساحة من المرونة لإضافة أو تعديل عناصر جديدة في نموذج خطة التوظيف حسب احتياجات العمل، ومن أبرز العناصر الأساسية المكونة لنموذج خطة التوظيف:-
- الوصف التوضيحي المُبسط للوظيفة مُتضمنًا المؤهلات والشروط المطلوبة للتقديم، ومتوسط الراتب، والمزايا التي يُمكن تقدميها لشاغلي هذه الوظيفة، وتوضيح أي معلومات متعلقة بالنقل والسكن إن وجدت.
- تحديد عدد الأشخاص توظيفهم في المنصب أو المناصب الجديدة.
- تحديد نوع الدوام وما إذا كان دوام جزئي أو كامل أو دوام حر أو العمل بعقد.
- تحديد الجدول الزمني لعملية التوظيف مثل أخر موعد للتقديم، والموعد النهائي لاتخاذ القرار.
- تحديد مستوى الخبرة المناسب للوظيفة.
- تحديد طرق التواصل المتاحة للمرشحين من خلال المكالمات الهاتفية، أو البريد الإلكتروني، أو التقديم عبر الرابط الخاص بالوظيفة.
أقرأ أيضًا عن ممارسات واستراتيجيات توظيف جيل الألفية وجيل Z
كيفية إعداد نموذج خطة التوظيف
إعداد نموذج خطة توظيف مُتكامل يتطلب تنفيذ مجموعة من الخطوات وهي:-
1- تحديد احتياجات التوظيف
يتطلب إنشاء نموذج خطة التوظيف تحديد بعض الأهداف من التوظيف مثل زيادة أعداد الموظفين، وتنويع القوى العاملة، وتغيير الهيكل التنظيمي بسبب النمو المحتمل والمخطط للشركة، وإنشاء تقويم لتوقع الوظائف المستقبلية.
2- تحديد ميزانية نموذج خطة التوظيف
تحديد الميزانية من أهم الخطوات المرتبطة بإنشاء نموذج خطة التوظيف، وتؤثر الميزانية بشكل مباشر على كيفية تنفيذ خطة التوظيف، لذلك يجب الحرص على الآتي:-
- يجب عليك تقدير جميع التكاليف المحتملة المرتبطة بعملية التوظيف إعلانات التوظيف، و تكاليف التوظيف الخارجي في حال استخدام وكالات ومنصات التوظيف، وتكاليف المقابلات الشخصية، وتكلفة اختبارات التقييم، وتكلفة رواتب موظفي التوظيف.
- بناءً ميزانية نموذج خطة التوظيف وفقًا لأهداف المؤسسة.
- مراقبة الميزانية أثناء تنفيذ عملية التوظيف للتأكد من عدم تجاوز التكاليف المتوقعة في نموذج خطة التوظيف.
- التفكير في العوائد المحتملة من الاستثمار في الميزانية المنفقة على نموذج خطة التوظيف مثل زيادة الإنتاجية، تحسين الأداء، وتقليل معدلات الدوران.
- مرونة الميزانية للتكيف مع التغيرات غير المتوقعة مثل التغييرات في السوق أو التغييرات الاقتصادية وغيرها.
3- توصيف الأدوار الوظيفية الجديدة
إنشاء أوصاف وظيفية دقيقة تُعكس مسؤوليات المناصب الجديدة، ومراجعة الأوصاف الوظيفية القديمة للتأكد من دقتها وملائمتها.
4- تحليل فجوة المهارات
يجب تحليل فجوة المهارات في فريق العمل الحالي ضمن نموذج خطة التوظيف، وذلك من أجل تحديد المهارات والمؤهلات التي تحتاجها الشركة في فريق العمل الجديد.
5- اختر منصات نشر الوظائف
تعد منصات التوظيف عبر الإنترنت واحدة من الوسائل الشائعة لنشر الوظائف وفحص المتقدمين والتواصل مع المرشحين، وتعتبر منصة تنقيب واحدة من أفضل منصات التوظيف في الوطن العربي، إذ أنها توفر ملتقى مُتكامل يجمع أصحاب الأعمال في العديد من المجالات بالمرشحين المؤهلين المتواجدين على قاعدة بيانات تنقيب الواسعة، وتسهل أيضًا على أصحاب الأعمال أو الباحثين عن الوظائف إنشاء حساب على المنصة بكل سهولة وبأقل وقت وجهد لتلبية كافة الاحتياجات الوظيفية، وكذلك استخدام التوظيف عبر وسائل التواصل الاجتماعي وحضور معارض التوظيف، الانضمام والمشاركة في المؤتمرات بمجال العمل.
6- تحديث نموذج خطة التوظيف
يجب تحديث نموذج خطة التوظيف لتتناسب مع استراتيجيات التوظيف لتتلاءم مع احتياجات التوظيف المتزايدة.
10 عوامل يجب الاعتبار إليها عند إعداد نموذج خطة التوظيف
هناك مجموعة من العوامل والمتغيرات الأساسية التي يجب الاعتبار لها عند إعداد نموذج خطة التوظيف، وتتمثل هذه العوامل في:-
- أهداف النمو والتوسعات للشركة على المدى القصير والطويل، والأسواق الجديدة المتوقع فتحها، والتي تتطلب المزيد من الموظفين والمهارات المميزة.
- معدلات دوران العمالة وتأثيرات الثقافة المؤسسية والعلامة التجارية للشركة على دوران الموظفين والاحتفاظ بهم.
- ميزانية التوظيف المتاحة للشركة والتي ستؤثر على الاستراتيجيات المستخدمة في استقطاب الموظفين الجدد.
- معدل البطالة، فعند زيادة معدل البطالة بكون من الأسهل الحصول على مرشحين مؤهلين بتكلفة توظيف أقل، والعكس صحيح في حال انخفاض معدل البطالة فيتطلب إعداد نموذج خطة التوظيف جهودًا أكبر لجذب المواهب، وهو ما يجب وضعه في الاعتبار عند إعداد نموذج خطة التوظيف.
- حجم المنافسة في سوق العمل على المهارات المطلوبة، مما يدفع الشركات إلى تحسين حزم رواتب الموظفين والتعويضات في نموذج خطة التوظيف لجذب المرشحين.
- تأثير التطورات التكنولوجية وخيارات العمل عن بعد على المهارات المطلوبة لمواكبة الاحتياجات الجديدة في عالم الأعمال الرقمي.
- تقييم وحصر الأصول البشرية والمالية للمؤسسة.
- قوانين العمل المتعلقة بالحد الأدنى للأجور والإجازات وغيرها، وتأثيرات هذه اللوائح على نموذج خطة التوظيف، و استراتيجيات التوظيف التي يجب تعديلها لتكون متلائمة مع التشريعات وقوانين العمل الحكومية.
- اعتماد الذكاء الاصطناعي وتقنيات وأنظمة التوظيف الجديدة مثل الحلول المؤتمتة لبرامج تخطيط الموارد المؤسسية ERP systems ومن أفضلها برنامج إدارة الموارد البشرية من دفترة.
- الاستراتيجيات التسويقية المستخدمة في الوصول إلى الجمهور المستهدف وجذب أفضل المرشحين، مثل الحملات الإعلانية على وسائل التواصل الاجتماعي، أو الحملات الدعائية في الصحف والطرق والوسائل الإعلامية المسموعة والمرئية.
ما الفرق بين نموذج خطة التوظيف ونموذج العمل؟
الفارق هو أن نموذج خطة التوظيف بمثابة إطار عمل يُستخدم لتحديد استراتيجيات التوظيف التي تساعد على جذب واختيار وتوظيف المرشحين المناسبين وإدارة الموارد البشرية،أما نموذج العمل هو الأساس المنظم لكيفية تقديم المنتجات أو الخدمات، وتوليد الإيرادات وتحقيق الربح، وإدارة التكاليف، فهو يركز على جميع جوانب العمل المالية، والتسويقية، والبشرية، والعملاء، وهذا بخلاف نموذج خطة التوظيف الذي يصب تركيزه على الموارد البشرية فقط.
أقرأ أيضًا عن أبرز استراتيجيات الاحتفاظ بالموظفين الموهوبين
الخاتمة
ختامًا يُعد إعداد وتنفيذ نموذج خطة توظيف متكاملة واحترافية ليس مجرد إجراء إداري بل استثمار في مستقبل المؤسسة لجذب أكفأ المواهب وتوظيفها بفاعلية، لذا يجب إدراك أن كل موظف جديد هو اضافة من الأفكار المبتكرة والإمكانيات الجديدة، لهذا لا تتردد كصاحب عمل في تطبيق تطبيق خطوات إعداد نموذج خطة التوظيف كما أوضحناها في السطور السابقة حتى تُجدى نتائجها الملموسة في بناء فريق عمل ناجح وقوي يحافظ على مكانة المؤسسة في طليعة المنافسة بسوق العمل.
