ممارسات إدارة الأداء الوظيفي بكفاءة وفاعلية

إدارة الأداء الوظيفي عنصر مهم لنجاح عمل المؤسسة وتحقيق أهدافها ورؤيتها، وتتمثل إدارة الأداء الوظيفي في الكثير من الجوانب منها تحفيز المديرين للموظفين في بيئة العمل، وإعداد برامج تدريب الموظفين لتحسين مهاراتهم وتعزيز إنتاجيتهم، ولكن كيف يُمكن توظيف أفضل الأساليب لإدارة الأداء الوظيفي؟ وما أثر استراتيجيات ادارة الموارد البشرية على الأداء الوظيفي؟ وكيف توثر بيئة العمل على إدارة الأداء الوظيفي؟ كل هذه التساؤلات وأكثر تجد عنها اجابات واضحة في سطور المقال بالشكل الذي يساعدك على تحسين الأداء الوظيفي للموظفين وخدمة المصالح العامة للمؤسسة.

أساليب وممارسات إدارة الأداء الوظيفي 

تطبيق ممارسات إدارة الأداء الوظيفي يساعد في الحفاظ على الموارد البشرية والكوادر المتميزة، ويعتبر تقييم الأداء الوظيفي الطريقة المثالية لبناء فريق عمل متحفز ومنتج يساهم بفاعلية في تحقيق الأهداف التنظيمية للمؤسسة، واستخدام المؤشرات المختلفة لإدارة الأداء الوظيفي يُمكن للمؤسسات الحصول على صورة شاملة عن مدى نجاح ممارسات إدارة الأداء وتحديد نقاط الضعف، وفرص التحسين.

تحديد الأهداف الفردية والعامة 

تحديد الأهداف الوظيفية الفردية لكل موظف في بيئة العمل، وربط هذه الأهداف الرؤية والاحتياجات الوظيفية العامة للمؤسسة ككل، والحفاظ على إشراك الموظفين في عملية وضع الأهداف العامة للمنظمة، فهذا يضمن التزامهم ويدعم مسؤولياتهم تجاه المهام المكلفين بها. 

تحديد مؤشرات قياس أداء رئيسية (KPIs)

يجب على الجهات الإدارية والقيادية في الشركات والمنظمات تحديد مؤشرات قياس أداء رئيسية (KPIs)  لقياس مدى تحقيق الأهداف العامة للمؤسسة، ومن أفضل الطرق لتحديد مؤشرات الأداء الرئيسية:- 

• ربط مؤشرات قياس وتقييم الأداء الوظيفي بأهداف كمية قابلة للقياس الموضوعي والتتبع والمراجعة على مستوى الفرد والفريق.
• الاعتماد على بعض المؤشرات الرئيسية لقياس الأداء الوظيفي مثل (منحنى التطور والتعلم للموظف، انجازاته، سلوكياته في بيئة العمل، مدى رضا العملاء عن التواصل والتفاعل من قبل الموظفين).
• التأكد من توافق وتوافر الموارد المادية اللازمة التي تجعل هذه المؤشرات للتحقيق ومن ثم القياس. 
• تحديد معايير واضحة و المهارات والكفاءات الأساسية التي تعبر عن الأداء الوظيفي المتميز.
• مراجعة مؤشرات قياس الأداء الوظيفي بشكل دوري وتحديثها لتتماشى مع التغييرات في الأهداف والأولويات.

تحفيز الموظفين 

ربط نظام المكافآت المادية والتقديرات المعنوية بمستوى الأداء الوظيفي والإنجازات، وتصميم برامج لتحفيز الموظفين على تحقيق أفضل الأداءات الوظيفية، والاعتراف والثناء على الإنجازات وحتى البسيطة منها لدعم ثقافة الأداء المتميز. 

أقرأ أيضًا عن أفضل 7 نصائح للمديرين لتحفيز موظفيهم 2024

تدريب وتطوير الموظفين 

إدارة الأداء الوظيفي للموظفين يعتمد بشكل أساسي على تحديد احتياجات التدريب والتطوير لتحسين مهاراتهم وكفاءاتهم، ومن ثم تصميم برامج تدريب للموظفين لسد الفجوات ونقاط الضعف في الأداء، وتشجيع الموظفين على المشاركة في هذه البرامج وتحمل مسؤولية تطوير أنفسهم، والحرص على دمج التكنولوجيا في تدريب الموظفين واستخدام الوسائط الرقمية وأنظمة التعلم الإلكتروني، وتشجيع التعلم الجماعي من خلال تنظيم جلسات نقاش وورش عمل جماعية، وتقييم فاعلية برامج التدريب وقياس أثرها في تحقيق تحسينات ملموسة في أداء الموظفين و إنتاجيتهم.

الملاحظات التفاعلية لإدارة الأداء الوظيفي 

توفير تغذية راجعة مستمرة وتقديم التوجيه والإرشاد المناسب من أكثر الأساليب الفعالة في إدارة الأداء الوظيفي، واستخدام تقنيات حديثة في توفير انطباعات دورية عن الأداء الوظيفي في بيئة العمل، ومن أبرز النظم والبرامج المستخدمة في إدارة الأداء الوظيفي:-

• استخدام نظم إدارة الأداء الرقمية HRIS.
• تفعيل تقييم 360 درجة كأداة تقييم أداء الموارد البشرية، ويستخدم هذا النظام بكثرة من قبل أرباب الأعمال لقياس أداء موظفيهم من قبل أنفسهم وزملائهم وأعضاء فرقهم ومديريهم بناء على معايير تقييم الموظف المتعارف عليها، وذلك للتعرُّف على نقاط القوة والضعف لكل عضو في المؤسسة.
• المناقشات الدورية بين المدير والموظف لمراجعة أدائه الوظيفي والتحديات والصعوبات التي يواجهها في بيئة العمل، والتأكد من فهم وإلمام الموظف بالتوقعات الوظيفية للمؤسسة منه.

قياس فاعلية ممارسات إدارة الأداء الوظيفي

مقارنة الأداء قبل وبعد تطبيق ممارسات إدارة الأداء الوظيفي، وذلك من خلال قياس مدى تحقيق الأهداف المهنية الفردية والأهداف الوظيفية العامة للمؤسسة، ومتابعة بعض المؤشرات الهامة مثل الإنتاجية، جودة العمل، والإيرادات، والربحية، والنمو، الرضا الوظيفي، و معدل الدوران الوظيفي والاحتفاظ بالموظفين، ومقارنة ممارسات الأداء الوظيفي بالممارسات الأخرى المُتبعة من قبل المؤسسات المنافسة في نفس مجال العمل. 

بيئة العمل وأثرها على إدارة الأداء الوظيفي

بيئة العمل لها تأثير كبير على إدارة الأداء الوظيفي للموظفين، وتتمثل هذه التأثيرات في :- 

• توفير مساحات عمل مناسبة ومُجهزة (توفير إضاءة طبيعية وتهوية مناسبة، واختيار أثاث مريح ملائم لساعات العمل الطويلة) كل ذلك يُعزز الصحة النفسية والذهنية للموظفين وهو ما ينعكس بالإيجاب على أدائهم الوظيفي.
• تزويد الموظفين بأدوات وتقنيات حديثة وتدريبهم على استخدامها يساعدهم في إنجاز مهامهم بكفاءة وسرعة مما يعزز الإنتاجية. 
• تبني نهج إداري وثقافة مؤسسية إيجابية تُركز على النتائج بدلاً ساعات العمل يحفز الأداء الوظيفي لدى الموظفين، وكذلك إشراك الموظفين في اتخاذ القرارات الهامة والتركيز على الإنجاز والابتكار والعمل الجماعي، ودعم التواصل والتفاعل الإيجابي ومبدأ المساعدة بين الموظفين وبعضهم البعض.

علاقة الرضا الوظيفي بإدارة الأداء الوظيفي

ربط الرضا الوظيفي بإدارة الأداء الوظيفي أمر مهم لعدة جوانب وهي:- 

• زيادة مستويات الرضا الوظيفي لدى الموظفين يجعلهم يقدمون أفضل أداء في إنجاز مهامهم وزيادة الإنتاجية.
• إدارة الأداء الوظيفي تساعد في تحديد أهداف واضحة وتوفير إنطباعات دورية تساهم في تحسين أداء الموظفين، وتعزيز شعورهم بالرضا والاستقرار الوظيفي.
• ربط نظام التقييم والمكافآت بإدارة الأداء الوظيفي والأهداف الاستراتيجية للمؤسسة يجعل الموظفين أكثر رضا عن المؤسسة ويزيد من انتمائهم لها.
• وضع قواعد وشروط محددة للترقي الوظيفي ضمن أساليب إدارة الأداء الوظيفي يساعدهم على النمو والتقدم في مسيرتهم المهنية، وهو ما يعزز مستويات الرضا الوظيفي لديهم. 

تحديات تطبيق ممارسات إدارة الأداء الوظيفي 

• مقاومة الاستجابة من قِبل الموظفين تجاه أي تغييرات في نظم تقييم وإدارة الأداء الوظيفي. 
• الخوف السلبي من الموظفين بشأن تطبيق نظام مؤشرات قياس أداء رئيسية (KPIs)، وذلك بسبب الاستخدام الخاطئ والشائع من قبل بعض المؤسسات في تطبيق الخصومات على الموظفين، وعدم استخدام مؤشرات رئيسية واضحة وعادلة لقياس الأداء الوظيفي. 
• ضعف التواصل بين المدراء والموظفين وبالتالي التأثير على إدارة الأداء الوظيفي بشكل واضح للحصول على نتائج دقيقة. 
• قلة الموارد المادية المتاحة والميزانية المُخصصة لتنفيذ واستخدام برامج إدارة الأداء بشكل فعال.
• عدم ربط الأداء الوظيفي بالأهداف الاستراتيجية للمؤسسة.

إدارة الأداء الوظيفي للموظفين ليس مجرد إجراء شكلي، وبالرغم من الجهد والوقت الكبير الذي تطلبه عملية إدارة الأداء الوظيفي من قبل القيادات الإدارية ومسؤولي الموارد البشرية، إلا أنه تؤتي هذه العملية ثمارها ولكن مع التطبيق المنهجي السليم لممارسات إدارة وتقييم الأداء الوظيفي، فالموارد البشرية بالمؤسسة هي زاوية الأساس لضمان استمرارية النمو والازدهار والريادة والحفاظ على المركز التنافسي في سوق العمل.